Цитаты из книг автора «Сергей Бехтерев»

«Небезразличие каждого — самый простой способ поддержания и развития правил», — и они договорились о том, что на каждого опаздывающего на совещание все участники одновременно пристально смотрят до тех пор, пока он не извинится. При этом участники могут и дальше пристально смотреть, если увидят, что извинения неискренние.

когда вводились различные наказания за опоздания. И публичный штраф от 100 до 20 000 рублей за опоздание в какую-нибудь стеклянную копилку. И 20 отжиманий при всех. И переходящий приз в виде веревки и мыла, которые должны лежать на рабочем месте у того, кто пришел последним.

Хранитель знаний. Отвечает за фиксирование информации, чтобы не было потеряно ни одной ценной мысли. Как правило, именно этот человек указывает секретарю, что ту или иную мысль надо зафиксировать в виде решения, задачи или вопроса, которые можно обсудить позже. Для этого достаточно сказать: «Предлагаю это зафиксировать». Хранитель энергии. Отвечает за энергию совещания. Если в кабинете душно, давно не было перерыва, общая динамика низкая, то он должен приостановить совещание и провести повышающее энергию мероприятие. Для этого ему достаточно произнести одно слово: «Перезагрузка». Драйвер достижения результатов. Этот человек поддерживает достижение результатов совещания. Он отвечает за актуализацию информации о выполнении результатов совещания и регулярное информирование участников об этом. В слабых корпоративных культурах этот сотрудник также отвечает за напоминание участникам о выполнении решений совещаний. Как правило, эту роль выполняет секретарь совещания. Эти роли подходят для каждого из четырех выделенных нами ранее основных видов совещаний. Однако каждое из этих видов совещаний готовится, проводится и отслеживается по-разному.

Мы рекомендуем обязательно выбрать ответственных за выполнение следующих ролей на соответствующих этапах подготовки, проведения и отслеживания договоренностей совещаний: Председатель совещания. Отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний. Если правил нет — то за все отвечает он. Если правила есть — то часть своей ответственности он может переложить на команду, введя нижеприведенные роли для каждого типа совещаний. Но финальная ответственность за результативность остается на нем. Выигрывает всегда команда, проигрывает только тренер. Организатор совещания. Отвечает за этап подготовки совещания: приглашение всех участников на встречу, бронирование ресурсов, информационную подготовку участников совещания. Участник совещания. Отвечает за свою личную заблаговременную подготовку и ознакомление с информацией, а также за продуктивное обсуждение на самом совещании. Если принятых правил нет, то участники почему-то предпочитают знакомиться с информацией на самом совещании. Секретарь совещания. Отвечает за эффективное онлайн-протоколирование совещания. Также он может отвечать за соблюдение контекста совещания. Но мы рекомендуем разделить эти роли между участниками. Хранитель темы. Отвечает за соблюдение повестки совещания. Он должен сигналить всем в случае нарушения повестки совещания. Например, поднимать руку и произносить: «Контекст» или «Мы ушли от темы, возвращаемся». Хранитель времени. Отвечает за соблюдение временных границ совещания. Например, он может за 2 минуты до окончания выделенного времени обсуждения вопроса сигнализировать о том, что пора принимать решение и фиксировать итог.

Цикл регулярного менеджмента (ЦРМ) — это календарь регулярных мероприятий для всей организации и для каждой ее функции, позволяющий стабильно поддерживать и усиливать энергетику сотрудников организации. ЦРМ формируется сначала для всей организации, а потом для каждой ее функции отдельно. В ЦРМ мы включаем не только совещания, но и такие важные для поддержания и усиления энергии мероприятия, как: планирование, размышление, анализ — то есть время, чтобы подумать; личное развитие — обучение, чтение, прохождение тренингов, и др.; выполнение работы специалиста — когда менеджер, являясь высококлассным специалистом в своей области, работает «руками», делая то, что мог бы делегировать подчиненным; управление личной энергией; взаимодействие с ключевыми стейкхолдерами.

Зачем люди приходят на совещание? Для того чтобы… правильно, получить энергию! До совещания у его участников могут быть разные взгляды на проблему или вообще отсутствовать точки зрения на тот или иной вопрос, недостаточно информации для принятия решения или нет понимания, что делать дальше. И это может касаться как недельных планов, так и стратегических целей. А результатом хорошего совещания являются принятые и одинаково понимаемые участниками решения, единая точка зрения по актуальным вопросам, нацеленность на конкретные действия и, конечно, энергия!

Культуру первоочередного ответа на неотвеченные звонки при первом же промежутке оперативной работы, конечно, нужно воспитывать. Мы рекомендуем также создавать культуру обязательного дублирования темы телефонного звонка по SMS в случае недозвона.

За 4 недели удалось полностью победить орфографические ошибки — все научились пользоваться проверкой орфографии текстового редактора и сайтом gramota.ru. Но розовую клавиатуру сохранили, поместили под стекло в отделе продаж как артефакт, и бывалые сотрудники обязательно рассказывали про нее каждому новичку.

Мы сформировали правила на уровне топ-менеджеров и провели обучение всех сотрудников. Среди прочих было такое правило: «Если от адресата требуется обязательный ответ до конца дня, то его имя должно быть указано в поле "Кому". Если требуется, чтобы адресат просто прочитал письмо и был в курсе, а ответ не требуется, то имя указывается в поле "Копия". Если письмо информационное для всех адресатов, то в начале темы письма указывается FYI (For Your Information)». Для этого вице-президента мы настроили в Outlook правило обработки писем, чтобы все письма, где его имя указано в поле «Кому», приходили во «Входящие». Все остальные информационные письма стали отфильтровываться в отдельную папку «Информационное», которую он стал просматривать на планшете один раз в день, выпивая утренний кофе и планируя свой день.

Мы рекомендуем отключать это оповещение и отвечать на почту во время промежутков между «камнями» для оперативной работы в своем календаре.