Цитаты из книги «Справочник по делопроизводству»

доступа («Коммерческая тайна» и т. п.) – они передаются в группу обеспечения безопасности информации (либо уполномоченному должностному лицу). При вскрытии конверта (упаковки) проверяется наличие в нем документов, а также их комплектность, включая приложения. О недостающих вложениях составляется акт (см. рис. 3.14) в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю данного документа, а второй – хранится в службе ДОУ[93]. Извлеченные из конвертов документы подлежат сортировке на регистрируемые и нерегистрируемые (см. ранее) в соответствии с действующими на предприятии правилами. Кроме того, из числа документов, подлежащих регистрации, выделяются документы с отметками «Важно», «Срочно», «Оперативно» и т. п. – такие документы регистрируются в первую очередь, после чего, как правило, сразу же передаются по назначению.

соответствующего почтового отделения производится курьером предприятия (как правило, до обеда). В нерабочее время доставка входящих традиционных документов производится курьерами отправителей либо непосредственно отправителями документов. Эти документы принимает дежурный администратор предприятия (либо лицо, выполняющее его функции). Прием традиционных документов производится: от курьера (экспедитора) к делопроизводителю – по описи (реестру) под роспись указанных лиц; от отправителей – под роспись с простановкой оттиска штампа службы ДОУ «ПРИНЯТО 00 месяца 0000 года» на экземпляре документа, остающегося на руках у отправителя[90]. При приеме документов проверяется целостность упаковки и вложений. Такая проверка позволяет удостовериться в том, что принятая почтовая корреспонденция поступила в неповрежденном виде (что, в свою очередь, гарантирует ее сохранность). На поврежденные документы (документы, поступившие в поврежденном конверте (упаковке)) составляется акт (см. рис. 3.13). Кроме того, в нижнем правом углу лицевой части первого листа поврежденного документа ставится штамп «Документ поступил в поврежденном виде». При осмотре конверта (иной упаковки) производится проверка правильности адресования – с целью своевременного выявления документов, предназначенных для других адресатов[91]. Вскрытию подлежат конверты (упаковки) правильно адресованной почтовой корреспонденции. Однако конверты с пометкой «Лично» при этом не вскрываются, а передаются непосредственно тому лицу, сведения о котором указаны на конверте.

Началу обработки предшествует их доставка (поступление по каналам электрической связи) предприятию[89]. По рабочим дням доставка входящих традиционных документов из

4. Поздравления: письма, открытки и телеграммы. 5. Книги, брошюры и периодические издания: газеты, журналы, альманахи. 6. Прейскуранты и каталоги. 7. Ведомственные (отраслевые) технические (научно-технические) издания. 8. Рекламные материалы. 9. Программы проведения мероприятий, поступившие вместе с приглашениями (см. п. 3) или в дополнение к ним. 10. Нормативно-технические документы общего назначения: федеральные, региональные, отраслевые и ведомственные стандарты, нормы, нормативы, условия. 11. Документы, адресованные сотрудникам предприятия с пометкой «Лично». 12. Документы без подписи.

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации: 1. Копии (вторые и последующие экземпляры) документов, поступивших ранее на предприятие и зарегистрированных в установленном порядке. 2. Статистические бюллетени, сборники, обзоры, пресс-дайджесты. 3. Приглашения: билеты, извещения, уведомления.

Входящий документ – это документ, поступающий на предприятие из-за его пределов (от других юридических лиц, а также от общественных организаций и физических лиц, не имеющих отношения к предприятию): по каналам почтовой и электрической связи либо с курьерами (экспедиторами) или непосредственно отправителями документов. Организация работы с входящими традиционными документами предполагает: 1. Прием документов. 2. Проверку целостности конвертов (упаковки) и вложений. 3. Проверку правильности адресования. 4. Вскрытие конвертов (упаковок). 5. Систематизацию (сортировку) документов на регистрируемые и нерегистрируемые. 6. Регистрацию, за исключением документов, не подлежащих регистрации (см. рис. 3.12). 7. Предварительное рассмотрение. 8. Передачу документов на рассмотрение (исполнение).

Регистрация входящих документов, поступивших (доставленных) в рабочее время до 14 часов, производится с указанием фактической даты поступления. Регистрация входящих документов, поступивших (доставленных) в рабочее время, но после 14 часов, производится с указанием даты следующего рабочего дня. Наконец, регистрация входящих документов, поступивших (доставленных) в нерабочее время, производится в первый рабочий день с указанием даты этого рабочего дня. Процедура регистрации включает:

Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007[1

Оптимальные уровни шума на рабочих местах,

б) для рабочего места, оборудованного копировально-множительным устройством, – не менее 6 кв. м (при объеме воздуха на одного работника не менее 15 куб. м)[40].