Цитаты из книги «Справочник по делопроизводству»

(начальник отдела архивного хранения в составе службы ДОУ). 1.4. В своей деятельности ЭК руководствуется законодательством Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами Министерства (ведомства), нормативно-методическими документами Росархива и настоящим Положением. 2. ФУНКЦИИ ЭК 2.1. ЭК осуществляет следующие функции: 2.1.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности предприятия. 2.1.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также об установлении сроков хранения для документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями. 2.1.3. Осуществляет методическое руководство работой по организации хранения документов предприятия, их подготовке к передаче на постоянное хранение. 2.1.4. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов. 2.1.5. Определяет порядок проведения работы по отбору документов на архивное хранение и уничтожение.

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЭК) ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ) 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК)… (указать конкретно в соответствии с полным официальным наименованием предприятия) (далее – предприятия) осуществляет организацию и проведение методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение управленческой документации Архивного фонда Российской Федерации, находящейся на хранении предприятия. 1.2. ЭК является совещательным органом при руководстве предприятия. Решения ЭК вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия. В необходимых случаях решения ЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое передаются на постоянное хранение документы предприятия. 1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя предприятия из числа наиболее квалифицированных работников, ответственных за организацию делопроизводства. Председателем ЭК обычно назначается один руководителей структурных подразделений в составе службы ДОУ. В состав ЭК в обязательном порядке включается ответственный за архив предприятия

1. Отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив. 2. Отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях. 3. Выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли[145].

Экспертиза ценности документов предприятия проводится специально уполномоченным органом – экспертной комиссией (ЭК). Состав комиссии и ее полномочия (см. приложение 9 к настоящему пособию) определяются в соответствии с приказом руководителя предприятия[143]. Поясним, что на ЭК возлагаются координационные и методические функции. Непосредственное выполнение экспертизы возлагается на службу ДОУ и ответственных за организацию делопроизводства структурных подразделений предприятия (см. далее). Результаты работы по экспертизе ценности документов подлежат рассмотрению на заседаниях ЭК[144]. Основные мероприятия по экспертизе ценности документов проводятся по месту их текущего хранения и включают:

Передача документов на рассмотрение руководителя предприятия производится с простановкой соответствующей отметки в журнале, передача документов непосредственно структурным подразделениям (работникам) предприятия – под роспись лица, получившего документ, в журнале[97].

Обычно на рассмотрение руководителя предприятия (вне зависимости от адресации) передаются: 1) документы, поступившие из вышестоящих органов управления (власти); 2) документы, содержащие информацию по важнейшим направлениям деятельности предприятия: финансовым, кадровым, экологическим и т. п. 3) документы, требующие решения руководителя предприятия по иным причинам. Передача документов на рассмотрение

На этом, напомним, заканчивается собственно обработка входящих документов. Обработанные документы (в том числе не подлежащие регистрации) могут передаваться на предварительное рассмотрение. Эта процедура позволяет распределить документы на две группы: требующие обязательного рассмотрения руководством предприятия и направляемые непосредственно в структурные подразделения (работникам)[96]. Отметим также, что поступившие в адрес предприятия письменные обращения граждан направляются в секретариат (передаются секретарю) руководителя, где в установленном порядке готовятся к рассмотрению. Документы, адресованные структурным подразделениям (работникам), передаются непосредственно этим структурным подразделениям (работникам). Документы, не имеющие конкретной адресации либо адресованные руководителю предприятия (за исключением письменных обращений граждан, см. выше), передаются последнему для принятия решения о порядке последующей работы с документом.

нерабочее время, производится в первый рабочий день с указанием даты этого рабочего дня. Процедура регистрации включает:

Регистрация входящих документов, поступивших (доставленных) в рабочее время до 14 часов, производится с указанием фактической даты поступления. Регистрация входящих документов, поступивших (доставленных) в рабочее время, но после 14 часов, производится с указанием даты следующего рабочего дня. Наконец, регистрация входящих документов, поступивших (доставленных) в

Остановимся далее на наиболее существенных моментах регистрации входящих документов. Уточним, что регистрация в данном случае – это процедура фиксации факта поступления документа на предприятие путем проставления на нем номера с последующей записью необходимых сведений о документе в Журнале регистрации входящих документов (см. рис. 3.15). Журнал ведется в традиционном и электронном видах. Нумерация входящих документов производится в прямом возрастающем порядке в течение календарного года.