Читать книгу «Про INFO. Разложить все по полочкам» онлайн полностью📖 — Евгения Коноплева — MyBook.
image
cover
cover

Технический редактор Н. Лисицына

Корректор Е. Аксенова

Компьютерная верстка А. Фоминов

Художник обложки С. Прокофьева

 

© Коноплев Е.C., 2009.

© ООО «Альпина Бизнес Букс», 2009

© Электронное издание. ООО «Альпина Паблишер», 2012

 

Коноплев Е.

Про INFO: Разложить все по полочкам / Евгений Коноплев. — 2-е изд. — М.: Альпина Паблишерз, 2010.

 

ISBN 978-5-9614-2437-9

 

Все права защищены. Никакая часть электронного экземпляра этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного использования без письменного разрешения владельца авторских прав.

К читателю

 

Информация — самый серьезный товар. Владеть информацией — значит уметь предвидеть развитие событий, принимать нужные решения, прогнозировать будущее — как свое, так и общества в целом.

Эта книга — для тех 5–7%, кто принимает решения, и для тех 93–95%, кто эти решения готовит. Для тех, кто не хочет останавливаться на достигнутом, а стремится подняться еще на несколько ступенек. Профессионалы в области работы с информацией освежат свои знания. Начинающие «информационщики» смогут воспользоваться чужим опытом и не тратить годы на наработку собственного.

Как вычленить самое главное? Как в «информационном шуме» услышать правильную ноту? Как создать собственный информационный фильтр, отсеивающий то, что вас не интересует, но пропускающий полезное? Где границы ваших собственных возможностей, за которыми есть риск забыть уже узнанное?

А самое главное — как чрезвычайно занятому человеку привести в порядок и папки на стеллажах, и файлы в компьютере, да и собственные мысли в придачу, чтобы не захлебнуться в океане информации? Ответы на эти вопросы — на следующих страницах.

 

Ашот Насибов,

журналист, автор и ведущий
радиостанции «Эхо Москвы»

Предисловие

 

Это моя вторая книга. Первая («Info-драйвер: Как выжить в мире информации»[1]) — более философская, эта — предельно практична.

Главная особенность книги, которую вы держите в руках, — мгновенная применимость материала. В ней я не предлагаю «подумать о том-то», а советую «сделать так-то».

Адресована эта книга практикам, живущим в мире информации, — тем, кто пишет электронные письма, ведет ежедневник, читает и создает документы. То есть едва ли не каждому современному человеку.

«Но деловых книг “для всех” не бывает!» — возразите вы. И будете отчасти правы: новичкам нужны одни знания, профессионалам — другие. Тем не менее я попытался создать «универсальный продукт», или, вернее сказать, — комплексный. Изучите содержание, и вы увидите: начальные и профессиональные знания разведены в книге по разным разделам. Таким образом, новички смогут, начав с азов, последовательно добраться до high-level умений, а профессионалы, если захотят, проверят себя на знание «банальностей».

Право на подобную классификацию навыков и информации мне дает более чем десятилетний опыт информационной работы — от внештатного автора журнала до пресс-секретаря крупнейшей в России риелторской компании. За эти годы я сам проделал путь от «легкого веса» до информационного «супертяжа». Да и сейчас мне постоянно приходится иметь дело с представителями всех «весовых» категорий: от начинающих журналистов до руководителей центров общественных связей. Добавляет прав на написание книги и защищенная диссертация на тему информационной работы в современном обществе.

В общем, я в курсе того, как живется офисным работникам — самым многочисленным представителям общества знаний и информации. В курсе я и что такое информационные перегрузки и катастрофическая нехватка времени. Для меня не секрет, что зачастую единственным местом для чтения бывает или вагон метро, или обеденный столик, или кресло в зале ожидания. Эта книжка подготовлена с учетом реалий, то есть для чтения в условиях, когда все время некогда. Все эпизоды — текстовые фрагменты (информационные единицы) — занимают по две страницы, не больше: каждый можно прочитать за две минуты (среднее время проезда от одной станции метро до другой). А потому вы не найдете здесь ни долгих вступлений, ни объемных отступлений.

Не смею более задерживать… К делу!

Часть I

Новичкам: первые шаги информационного работника

 

Эта часть книги посвящена основам информационной работы. Но банальностей, прописных истин и деклараций не будет: концентрация предлагаемых приемов, решений и технологий здесь даже выше, чем в последующих частях.

Для новичков практические рекомендации будут намного полезнее призывов и рассуждений. Профессионалам же стоит пройти этот раздел не только и не столько для проверки себя, сколько ради того, чтобы увидеть, как можно поставить на рельсы технологии действия, которые, казалось бы, давно стали привычными.

По одной из врачебных теорий, осознание процесса дыхания, такого естественного и привычного для нас, уже само по себе положительно влияет на здоровье. Вот так и мы пройдем по азам в поисках скрытых резервов. Не исключено, что переосмысление рутинных операций поможет повысить КПД информационной работы.

Шаг 1

Информация на визитке, в подписи к электронным письмам и т.п.

По одежке встречают…

С чего начинается информационный работник? Естественно, с информации, и в первую очередь — с информации о нем самом. Если деловой человек может презентовать себя одним своим внешним видом, то об информационном работнике не меньше, чем обувь, галстук или часы, «говорят» его атрибуты. Так же, как деловой стиль одежды оговаривает обязательный набор элементов и аксессуаров, информационный «внешний вид» слагается из ряда необходимых составляющих. Именно их мы и будем обсуждать в «Шаге первом».

Визитка — обязательные компоненты

Аз-буки-веди

Вопросы дизайна визитной карточки (шрифты, расположение текста и т.п.) мы оставляем в стороне. Если они для вас важны, сходите на любую профильную выставку, наберите сотню-другую визиток ваших партнеров и отраслевых конкурентов, проведите сравнительный анализ (какие карточки нравятся? какие нет? чем первые лучше вашей?), и большинство вопросов снимутся сами собой.

Также мы не рассматриваем здесь вопрос «нужна ли визитка?». На мой взгляд, она необходима даже студенту-первокурснику. Тех, кого надо в этом убеждать, адресую к соответствующим главам книги Игоря Манна «Маркетинг на 100%»[2].

Здесь мы рассматриваем визитку как носитель информации.

Сразу же привожу пример идеальной визитной карточки. Опираясь на него, мы обсудим детали.

ООО «Компания»

Строительные и отделочные материалы

Василий ИВАНОВ

Начальник отдела маркетинга

Департамент маркетинга и рекламы

Моб. тел.: +7 (985) 123-45-67

Тел.: 222-22-22 (доб. 123)

E-mail: ivanov_v@company.ru

 

123456, г. Москва,
ул. Строителей, д. 25, оф. 13

 

www.company.ru

Если в компании действуют стандарты в области корпоративной информации, то общая информация на визитках ее сотрудников выглядит одинаково. Объем сведений о компании может быть различным, но, как правило, в эти данные входит:

  • название компании; иногда оно дополняется формой собственности (ООО, ОАО, ФГУП и др.);
  • род деятельности компании — (это не обязательно, а в случае известных брендов и вовсе не приветствуется);
  • логотип — обязателен при наличии корпоративной символики;
  • адрес компании — с указанием города и даже почтового индекса (для корреспонденции);
  • адрес интернет-сайта компании.

Далее следует персональный раздел.

  • ФИ(О).

Указывать ли на визитке отчество и в каком порядке писать имя и фамилию — это определяется корпоративными стандартами. Обычно в компаниях, практикующих западный стиль, ограничиваются именем и фамилией (Василий ИВАНОВ). В «просоветских» организациях добавляют отчество и первой указывают фамилию (ИВАНОВ Василий Иванович).

  • Должность.

Следует первым же пунктом после ФИ(О). Ваш контрагент должен знать, кому он звонит и с кем общается. В крайнем случае (неопределенные полномочия) укажите хотя бы «дежурную» должность — «специалист», но тогда не забудьте указать, какого именно отдела или по какому направлению.

  • Отдел, департамент, подразделение — в зависимости от корпоративных стандартов.

Подразделения обязательно указывают в крупных компаниях или холдингах. А в общем случае строка помогает понять, чем занимается хозяин визитки, если по названию должности его функции неочевидны (см. пояснения к пункту «Должность»). Возможно также объединение двух пунктов — например, «специалист отдела кредитования».

  • Мобильный телефон.

Если номер прямой, а не федеральный, лучше указать префикс (например, +7(955)), чтобы у партнера была возможность при необходимости отправить вам СМС или внести в свой коммуникатор все десять цифр вашего мобильного (некоторые коммуникаторы без «+7» ошибаются при ассоциировании номеров с именами из записной книжки).

В нашем примере мобильный телефон указан первым. Владелец визитки подчеркивает, что готов к звонкам на этот номер. Причем готов даже к тому, что на мобильный номер ему будут звонить в первую очередь, а на офисный — по остаточному принципу. Для одних работников — более мобильных и «индивидуальных» (персональный агент, адвокат и т.п.) — такой подход уместен и удобен, для других, больше привязанных к рабочему месту и телефону (секретарь офиса, бухгалтер и т.п.), он может быть неэффективным. Тогда нужно или поменять очередность номеров, или вовсе не указывать мобильный. Порядок следования номеров на визитке сообщает звонящему о ваших ожиданиях.

Визитка с мобильным телефоном, вписанным рукою вручателя, раньше подчеркивала особое доверие к ее адресату. Сегодня это смотрится странно. Надписи от руки портят вид визитки, их неудобно читать, часто их помещают на оборотной стороне карточки, и тогда в визитнице они и вовсе не видны. А, например, на выставке, когда приходится оперативно раздавать десятки визиток, делать на них пометки попросту некогда. Определитесь, нужен ли вам на визитке мобильный телефон, и, если чаще всего нужен, — постарайтесь отказаться от «рукописных» вариантов. Исключения, конечно, есть: 1) журналисты или другие «скрывающиеся» и «засекреченные» люди; 2) любители часто менять личные мобильные номера. К слову, сегодня распространены мобильные телефоны с двумя активными сим-картами, и в этом случае на визитке указывают рабочий мобильный номер, а личные меняют, сколько душе угодно.

  • Адрес электронной почты.

Вид персонального e-mail мы обсудим ниже. На визитке электронный адрес должен присутствовать обязательно. Исключения возможны (например, для некоторых госслужащих), но в целом в современной бизнес-среде при отсутствии e-mail визитка теряет смысл.

Дополнительные сведения

Бонус-визитка

Нужно ли перегружать визитку дополнительной информацией?

Давайте подумаем.

Во-первых, можно было бы указать номер своего интернет-пейджера (ICQ). О том, можно ли считать это средство коммуникации достойным упоминания в деловой среде, мы поговорим ниже.

Во-вторых, рабочие контакты можно было бы дополнить резервными. Например, личным мобильным телефоном или электронным адресом. Насколько это этично (указывать личные данные на корпоративной визитке), мы также обсудим ниже. Пока же допустим, что у вас есть два рабочих адреса и вы раздумываете, не указать ли второй (на всякий случай). Или же у вас два мобильных номера: один телефон для рабочих звонков, второй — коммуникатор — для доступа в Интернет, но и второй звонок при необходимости принять можно. И вы размышляете, не указать ли на визитке оба номера?

Итак, суммируем: два рабочих телефона фиксированной связи, два мобильных номера, два электронных адреса, номер ICQ (а может быть, еще и Skype?), что еще?.. Прибавим к этому корпоративные сведения — адрес компании и т.д.

Здесь уместно вспомнить анекдот, где стюардесса самолета после перечисления всех удобств, имеющихся на борту (включая бар и джакузи), говорит: «А теперь со всей этой ерундой мы попробуем взлететь».

Даже не спрашиваю о том, каким шрифтом нужно все это печатать, чтобы уместить на карточке размером 50×90 мм… Просто предлагаю почувствовать себя в роли получателя такой карточки. Сколько информации на вас обрушивается! А вся ли она вам нужна?

Мой совет: визитка должна быть лаконичной с информационной точки зрения. Как правило, достаточно одного рабочего, одного мобильного номера и одного адреса электронной почты. Если даже мобильный телефон партнера выключен, не сложно позвонить в офис и узнать, как и когда с ним можно связаться, или же написать ему электронное письмо с вопросом.

«Коротко и внятно!» — вот любимый лозунг многих управленцев и руководителей.

А если вы хотите сообщить контрагенту всю остальную информацию о себе, то сначала убедитесь в его готовности и желании ее получить. И только потом вываливайте на его и без того перегруженную голову все свои «пароли и явки»: узнайте электронный адрес вашего партнера и отправьте ему сообщение с дополнительными контактами.

Подпись к электронному письму

Электронная визитка?

При составлении подписи к электронному письму вы не ограничены в объеме сообщаемой информации. Главное, чтобы важные (необходимые вашим адресатам) сведения о вас стояли на первом месте, а все дополнительные следовали далее и не мешали коммуникации (например, приводились более мелким шрифтом или более «прозрачным» серым цветом). Все эти данные легко организовать в шаблон в любом современном почтовом клиенте (Outlook, The Bat! и др.) — заданная подпись будет присоединяться ко всем письмам, ответам и пересылкам сообщений.

Ниже — условный пример правильной подписи к электронному письму.

 

С уважением,

Василий Петров

Специалист по внешним коммуникациям

Отдела комплектования

Службы развития

Корпорации «Спецпроекты»

E-mail: petrov_v@spec-projects.ru

Тел. (раб.): (495) 333-33-33 (доб. 135)

Тел. (моб.): +7 (903) 123-45-67

ICQ: 330-220-65 (Skype: 770-550-660)

www.spec-projects.ru

Наш адрес: 123456, г. Москва, ул. Авиаторов, д. 25, стр. 6, оф. 307

Схема проезда: www.spec-rpojects.ru/contacts

 

Пример требует некоторых пояснений. Ниже они приведены в виде вопросов и ответов.

 

Нужно ли в шаблоне писать «С уважением…» или что-то в этом роде?

 

Нужно. Если у письма есть «шаблонное» начало («Здравствуйте, Иван Иванович»), должно быть и какое-то завершение коммуникации. Шаблонная строка (в англоязычном варианте она часто выглядит как «Best regards») позволяет плавно закончить письмо. Прописать такие строки в шаблонах почтового клиента — значит, кроме прочего, сэкономить время на их постоянном наборе вручную.

 

Зачем указывать электронный адрес (ведь он есть в адресе отправителя в параметрах письма) и почему в примере он стоит на первом месте в контактах?

E-mail в подписи надо приводить для того, чтобы облегчить жизнь получателю ваших писем. Контакты, сгруппированные в одном месте, позволяют ему, например, оперативно перенести их в свою базу данных, а не извлекать ваш электронный адрес из строк служебной информации. Очередность следования контактов в подписи указывает (или намекает) на то, в каком порядке их лучше использовать при последующем общении. Но этот порядок, конечно же, может меняться в зависимости от ситуации.

 

Если в письме указан такой «неформальный» канал связи, как интернет-пейджер (ICQ), то почему бы не привести еще и личный почтовый ящик (например, на случай сбоя корпоративной почты)?

Указание личных контактов в официальной подписи сотрудника компании, как правило, не приветствуется. Причины понятны — сотрудник представляет в деловом общении с контрагентом всю компанию и не должен ни снижать ее статус указанием бесплатных почтовых серверов, ни «перетягивать одеяло» на себя (известны случаи, когда руководство агентств увольняло брокеров, узнав, что те пользуются двумя визитками — персональной корпоративной и личной как независимого агента). Когда номер «аськи» приводится в официальной подписи, это подчеркивает, что «неформальное» средство связи будет использовано именно для делового общения (то же касается и мобильного телефона). Если нет возможности разграничивать деловое и личное общение по «аське», иногда заводят именно рабочий номер интернет-пейджера. К слову, неформальные отношения с важными партнерами необходимы и возникают довольно часто. Например, пресс-секретари крупных компаний чаще всего знают личные (некорпоративные) адреса журналистов большинства изданий. Но такие отношения устанавливают в частном порядке, а в первом же деловом письме увидеть личные контакты отправителя — несколько странно.

 

Я — кандидат наук. Надо ли мне указывать ученую степень в подписи к письму (или даже на визитке)? Ведь это может придать вес моей организации в глазах потенциальных клиентов…

В западных фирмах эта информация, возможно, и была бы полезной и ценной. Но в российских реалиях такой подход практикуется очень редко. Во-первых, если в цепочке вашего вышестоящего руководства будет хотя бы один человек, на визитке которого не окажется подобной подписи, его самолюбие может быть ущемлено. Во-вторых, даже если все вышестоящие руководители пожертвуют своими амбициями ради пользы дела, не исключено, что такую же характерную реакцию ваши регалии вызовут у потенциальных клиентов. Поэтому упоминание ученых степеней и любых достижений (лауреат, победитель, призер, член союза и т.д.) возможно только там, где подобные схемы «стандартизованы» (в руководстве институтов, в научных и общественных организациях, творческих союзах, на афишах и т.д.). Хотя есть исключения и в бизнесе: например, кандидат медицинских наук, представляющий компанию, которая производит или продает медицинское оборудование, действительно может вызвать большее уважение у потенциальных партнеров.

Вид персонального e-mail

Мели Емеля…

Ваше «электронное имя» намного важнее, чем может показаться на первый взгляд. Задумайтесь об этом.

Премиум

3.4 
(5 оценок)

Про INFO. Разложить все по полочкам

Установите приложение, чтобы читать эту книгу

На этой странице вы можете прочитать онлайн книгу «Про INFO. Разложить все по полочкам», автора Евгения Коноплева. Данная книга имеет возрастное ограничение 12+, относится к жанрам: «Менеджмент и кадры», «Менеджмент». Произведение затрагивает такие темы, как «бизнес-издания», «информация». Книга «Про INFO. Разложить все по полочкам» была написана в 2009 и издана в 2010 году. Приятного чтения!