Для расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
В практической деятельности организаций могут возникнуть ситуации, когда необходимо оплатить те или иные расходы наличными деньгами (покупка товаров в розничной торговле, оплата расходов по служебным командировкам и т. д.). В таких случаях работнику могут быть выданы наличные деньги под отчет для выполнения определенных действий по распоряжению руководителя организации.
Ведение кассовых операций возложено на кассира, который является материально ответственным лицом.
Главный кассир перед началом рабочего дня выдает кассиру авансом необходимую для расходных операций сумму денег – под подпись в книге принятых и выданных денег.
Все поступления и выдачи наличных денег организация учитывает в кассовой книге. Требования, предъявляемые к ведению кассовой книги, перечислены пп. 4.6, 4.7 п. 4 Указания Банка России. Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер организации (при его отсутствии – руководитель).
Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей (и за ущерб, причиненный организации в результате как умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям).
На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, его обязанности могут выполнять бухгалтер или другие работники при заключении с ними договора о материальной ответственности.
Поступление денег в кассу и выдача из кассы оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами.
Прием наличных денег кассой организации производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя организации.