Цитаты из книги «Быть секретарем руководителя фирмы. Учебное пособие»

для вас сделать для разрешения ситуации? Давайте подумаем вместе».

«Этого я не могу для вас сделать, так как это не входит в мои обязанности. Что я могу

Чем я могу вам помочь?» или «Что бы вы хотели, чтобы я для вас сделал?

К внутренним (локальным) документам относятся: – распорядительные документы – это различные приказы, распоряжения и решения; – организационные документы – это структура компании, штатное расписание, должностные инструкции персонала, положения, инструкции, регламенты и т. д.; – информационные документы – это различные акты, письма, докладные и служебные записки, протоколы производственных совещаний, телефонограммы и др. Приказ является нормативным документом, издаваемым руководителем организации для решения каких-либо задач. Приказы подразделяются на два вида: – по основной деятельности – это приказы, касающиеся производственного процесса, организации работ, планирования, снабжения, реализации продукции, ценообразования и др. Приказами по основной деятельности утверждаются организационные документы компании – положения, инструкции, регламенты и др.;

Регламентация деятельности компании при помощи внутренних документов На начальной стадии развития компании ее руководитель в большинстве случаев вынужден замыкать на себе решение всех вопросов, но в процессе развития компании ему неизбежно приходится передавать часть своих полномочий своим подчиненным, в связи с чем актуальной становится необходимость урегулирования порядка управления персоналом в компании путем издания внутренних (локальных) документов. Ключевым аспектом организации управления компании является создание структуры, элементы которой функционируют и развиваются как единое целое. При распределении задач и функций, прав и обязанностей работников происходит движение информации и принимаются управленческие решения. В целом деятельность компании может регламентироваться различными документами: – взаимодействие участников (акционеров) компании осуществляется на основании учредительных документов; – внешняя деятельность в виде взаимодействия с государственными органами, контрагентами и третьими лицами регламентируется нормативными законодательными актами, действующими на той территории, на которой компания осуществляет свою деятельность; – внутренняя деятельность компании регламентируется внутренними (локальными) документами. Внутренние (локальные) документы компании – это документы, определяющие обязанности каждого работника, структуру компании, взаимодействие структурных подразделений, порядок действия в той или иной ситуации. Перечень необходимых внутренних документов определяет сама организация. Внутренними (локальными) документами компании являются приказы, распоряжения, инструкции, положения, регламенты, должностные инструкции и т. д. Все перечисленные виды документов имеют иерархию, правда условную.

в дело; – отметку о поступлении документа на предприятие (в организацию, учреждение). Отличие рукописной подписи и электронной цифровой подписи Рукописная подпись подтверждает факт взаимосвязи между сведениями, содержащимися в документе, и лицом, подписавшим документ, то есть является одним из средств идентификации личности. В основу использования рукописной подписи как средства идентификации положена гипотеза об уникальности личных биометрических параметров человека. Механизм выполнения физической подписи непосредственно обусловлен психофизиологическими характеристиками организма человека, и в силу этого подпись неразрывно связана с личностью подписывающего. Поэтому и возможна идентификация лица по его подписи. Применение рукописной подписи имеет исторический и традиционный характер, хотя и не лишено известных недостатков. Характерной особенностью рукописной подписи является ее неразрывная физическая связь с носителем информации. То есть рукописная подпись возможна только на документах, имеющих материальную природу. Электронные документы, имеющие логическую природу, к этой категории не относятся. Таким образом, при совершении сделок, факт которых удостоверяется рукописной подписью

Реквизиты управленческого документа Любой управленческий документ, как, впрочем, и любой иной документ, должен содержать соответствующие реквизиты. Эти реквизиты можно разделить на три функциональные группы: – реквизиты, применяемые в составе бланков – к ним относятся: – изображение герба Российской Федерации, субъекта РФ, эмблемы предприятия (организации, учреждения) или ее товарного знака (знака обслуживания); – наименование предприятия (организации, учреждения); – отметку о дате документа; – отметку о месте составления (издания) документа; – код предприятия (организации, учреждения) согласно ОКПО; – основной государственный регистрационный номер предприятия (организации, учреждения) (ОГРН); – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП); – справочные данные о предприятии (организации, учреждении); – наименование вида документа; – реквизиты, применяемые в составе документов при их подготовке – к ним относятся: – код формы документа в соответствии с ОКУД; – отметку о регистрационном номере документа; – ссылку на регистрационный номер и дату документа; – сведения об адресате; – гриф утверждения документа; – заголовок к тексту документа; – текст документа; – отметку о наличии приложения; – подпись; – гриф согласования документа; – визы согласования документа; – оттиск печати; – отметку о заверении копии; – отметку об исполнителе; – идентификатор электронной копии документа; – реквизиты, применяемые в составе документов при их рассмотрении – к ним относятся: – резолюцию; – отметку о контроле (постановке документа на контроль исполнения); – отметку об исполнении документа и направлении его

лат. principium – начало) – основополагающих положений, исходя из которых вырабатываются основные направления деятельности, определяются оптимальные (т. е. в наибольшей степени отвечающие потребностям предприятия в документированной информации) средства и способы решения делопроизводственных задач по каждому из направлений. К числу таких принципов следует отнести: – принцип эффективности – означает, что функционирование делопроизводства должно в наибольшей мере способствовать эффективности деятельности предприятия в целом; – принцип надежности – предусматривает гарантированное обеспечение потребностей предприятия в документированной информации; – принцип своевременности – означает, что требуемая документированная информация должна поступать в распоряжение предприятия к определенному сроку (в конкретный период времени); – принцип комплексности – предполагает согласованное и целенаправленное удовлетворение потребностей предприятия в различных видах документированной информации, в первую очередь информации управленческой; – принцип упорядоченности – означает, что документированная информация перемещается

надлежащую подготовку документа с учетом функционального назначения последнего и его юридическую силу, позволяющими ее идентифицировать. Управление документацией предприятия – это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему в места хранения). Уточним также, что документация – это не что иное, как упорядоченная (т. е. сгруппированная в соответствии с определенными правилами) совокупность документов, образующихся в процессе деятельности предприятия. Для обеспечения надлежащей эффективности управленческой деятельности, и в частности ее всестороннего обеспечения (в том числе документационного), следует ясно представлять цель, функции и задачи делопроизводства. В общем случае под целью любой полезной деятельности подразумевается достижение определенного результата. Цель делопроизводства как неотъемлемой составляющей деятельности по документационному обеспечению управления предприятием заключается в установлении, внедрении, поддержании и последующей оптимизации единого порядка обращения с документами и используемой для их создания информацией, обеспечивающего эффективное управление деятельностью предприятия, и на этой основе в своевременном и полном

Принципы делопроизводства предприятия В соответствии с государственным стандартом РФ ГОСТ Р51141-98 делопроизводство (документационное обеспечение управления – ДОУ) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Данное определение позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления: – документирование; – организация работы с документами. Документирование управленческой деятельности предприятия – это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов. Под документом, как это следует из ГОСТ Р51141-98, следует понимать зафиксированную (т. е. записанную и оформленную надлежащим образом) на материальном носителе информацию с реквизитами – совокупность элементов содержания и оформления, обеспечивающих