Три дня чтения в подарок
Зарегистрируйтесь и читайте бесплатно
  • По популярности
  • По новизне
  • для вас сделать для разрешения ситуации? Давайте подумаем вместе».
  • «Этого я не могу для вас сделать, так как это не входит в мои обязанности. Что я могу
  • Чем я могу вам помочь?» или «Что бы вы хотели, чтобы я для вас сделал?
  • К внутренним (локальным) документам относятся:
    – распорядительные документы – это различные приказы, распоряжения и решения;
    – организационные документы – это структура компании, штатное расписание, должностные инструкции персонала, положения, инструкции, регламенты и т. д.;
    – информационные документы – это различные акты, письма, докладные и служебные записки, протоколы производственных совещаний, телефонограммы и др.
    Приказ является нормативным документом, издаваемым руководителем организации для решения каких-либо задач. Приказы подразделяются на два вида:
    – по основной деятельности – это приказы, касающиеся производственного процесса, организации работ, планирования, снабжения, реализации продукции, ценообразования и др. Приказами по основной деятельности утверждаются организационные документы компании – положения, инструкции, регламенты и др.;
  • Регламентация деятельности компании при помощи внутренних документов
    На начальной стадии развития компании ее руководитель в большинстве случаев вынужден замыкать на себе решение всех вопросов, но в процессе развития компании ему неизбежно приходится передавать часть своих полномочий своим подчиненным, в связи с чем актуальной становится необходимость урегулирования порядка управления персоналом в компании путем издания внутренних (локальных) документов. Ключевым аспектом организации управления компании является создание структуры, элементы которой функционируют и развиваются как единое целое. При распределении задач и функций, прав и обязанностей работников происходит движение информации и принимаются управленческие решения.
    В целом деятельность компании может регламентироваться различными документами:
    – взаимодействие участников (акционеров) компании осуществляется на основании учредительных документов;
    – внешняя деятельность в виде взаимодействия с государственными органами, контрагентами и третьими лицами регламентируется нормативными законодательными актами, действующими на той территории, на которой компания осуществляет свою деятельность;
    – внутренняя деятельность компании регламентируется внутренними (локальными) документами.
    Внутренние (локальные) документы компании – это документы, определяющие обязанности каждого работника, структуру компании, взаимодействие структурных подразделений, порядок действия в той или иной ситуации. Перечень необходимых внутренних документов определяет сама организация. Внутренними (локальными) документами компании являются приказы, распоряжения, инструкции, положения, регламенты, должностные инструкции и т. д. Все перечисленные виды документов имеют иерархию, правда условную.
  • в дело;
    – отметку о поступлении документа на предприятие (в организацию, учреждение).
    Отличие рукописной подписи и электронной цифровой подписи
    Рукописная подпись подтверждает факт взаимосвязи между сведениями, содержащимися в документе, и лицом, подписавшим документ, то есть является одним из средств идентификации личности. В основу использования рукописной подписи как средства идентификации положена гипотеза об уникальности личных биометрических параметров человека. Механизм выполнения физической подписи непосредственно обусловлен психофизиологическими характеристиками организма человека, и в силу этого подпись неразрывно связана с личностью подписывающего. Поэтому и возможна идентификация лица по его подписи.
    Применение рукописной подписи имеет исторический и традиционный характер, хотя и не лишено известных недостатков.
    Характерной особенностью рукописной подписи является ее неразрывная физическая связь с носителем информации. То есть рукописная подпись возможна только на документах, имеющих материальную природу. Электронные документы, имеющие логическую природу, к этой категории не относятся. Таким образом, при совершении сделок, факт которых удостоверяется рукописной подписью
  • Реквизиты управленческого документа
    Любой управленческий документ, как, впрочем, и любой иной документ, должен содержать соответствующие реквизиты. Эти реквизиты можно разделить на три функциональные группы:
    – реквизиты, применяемые в составе бланков – к ним относятся:
    – изображение герба Российской Федерации, субъекта РФ, эмблемы предприятия (организации, учреждения) или ее товарного знака (знака обслуживания);
    – наименование предприятия (организации, учреждения);
    – отметку о дате документа;
    – отметку о месте составления (издания) документа;
    – код предприятия (организации, учреждения) согласно ОКПО;
    – основной государственный регистрационный номер предприятия (организации, учреждения) (ОГРН);
    – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
    – справочные данные о предприятии (организации, учреждении);
    – наименование вида документа;
    – реквизиты, применяемые в составе документов при их подготовке – к ним относятся:
    – код формы документа в соответствии с ОКУД;
    – отметку о регистрационном номере документа;
    – ссылку на регистрационный номер и дату документа;
    – сведения об адресате;
    – гриф утверждения документа;
    – заголовок к тексту документа;
    – текст документа;
    – отметку о наличии приложения;
    – подпись;
    – гриф согласования документа;
    – визы согласования документа;
    – оттиск печати;
    – отметку о заверении копии;
    – отметку об исполнителе;
    – идентификатор электронной копии документа;
    – реквизиты, применяемые в составе документов при их рассмотрении – к ним относятся:
    – резолюцию;
    – отметку о контроле (постановке документа на контроль исполнения);
    – отметку об исполнении документа и направлении его
  • лат. principium – начало) – основополагающих положений, исходя из которых вырабатываются основные направления деятельности, определяются оптимальные (т. е. в наибольшей степени отвечающие потребностям предприятия в документированной информации) средства и способы решения делопроизводственных задач по каждому из направлений. К числу таких принципов следует отнести:
    – принцип эффективности – означает, что функционирование делопроизводства должно в наибольшей мере способствовать эффективности деятельности предприятия в целом;
    – принцип надежности – предусматривает гарантированное обеспечение потребностей предприятия в документированной информации;
    – принцип своевременности – означает, что требуемая документированная информация должна поступать в распоряжение предприятия к определенному сроку (в конкретный период времени);
    – принцип комплексности – предполагает согласованное и целенаправленное удовлетворение потребностей предприятия в различных видах документированной информации, в первую очередь информации управленческой;
    – принцип упорядоченности – означает, что документированная информация перемещается
  • надлежащую подготовку документа с учетом функционального назначения последнего и его юридическую силу, позволяющими ее идентифицировать. Управление документацией предприятия – это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему в места хранения). Уточним также, что документация – это не что иное, как упорядоченная (т. е. сгруппированная в соответствии с определенными правилами) совокупность документов, образующихся в процессе деятельности предприятия.
    Для обеспечения надлежащей эффективности управленческой деятельности, и в частности ее всестороннего обеспечения (в том числе документационного), следует ясно представлять цель, функции и задачи делопроизводства. В общем случае под целью любой полезной деятельности подразумевается достижение определенного результата. Цель делопроизводства как неотъемлемой составляющей деятельности по документационному обеспечению управления предприятием заключается в установлении, внедрении, поддержании и последующей оптимизации единого порядка обращения с документами и используемой для их создания информацией, обеспечивающего эффективное управление деятельностью предприятия, и на этой основе в своевременном и полном
  • Принципы делопроизводства предприятия
    В соответствии с государственным стандартом РФ ГОСТ Р51141-98 делопроизводство (документационное обеспечение управления – ДОУ) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Данное определение позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:
    – документирование;
    – организация работы с документами.
    Документирование управленческой деятельности предприятия – это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов. Под документом, как это следует из ГОСТ Р51141-98, следует понимать зафиксированную (т. е. записанную и оформленную надлежащим образом) на материальном носителе информацию с реквизитами – совокупность элементов содержания и оформления, обеспечивающих
  • партнера.
    Кстати, если речь идет о погашении задолженности, лучше, чтобы письмо содержало подпись начальника юридического отдела или юриста: чисто психологически, когда человек видит, что имеет дело с юристом, желание связываться пропадает.
  • Особенности составления служебного письма
    Первое правило при составлении письма заключается в том, что при его прочтении у человека должен создаться эффект личностного общения. Поэтому не надо не использовать шаблоны, лучше подойти к процессу творчески. Каждое последующее письмо должно отличаться от предыдущего (например, второе может быть более конкретным, насыщенным). Если речь идет о погашении задолженности, лучше, если второе письмо будет заказным или прислано с курьером.
    К письмам прежде всего относится идея употребления глагольных форм («благодарю за сотрудничество», «важно поддерживать», «прошу подтвердить, что оплатили»).
    Послание должно быть коротким и насыщенным. Не рекомендуется:
    – выделять слова в тексте жирным шрифтом, лучше использовать курсив (чтобы выделить сумму, можно упомянуть ее в тексте 3–4 раза);
    – использовать цветную и дорогую бумагу (чтобы у клиента не возникло ощущения, что у вас и без того слишком много денег).
    Чрезвычайно важно правильное обращение к адресату – неискаженное употребление имени и фамилии.
    Письмо-напоминание целесообразно «украсить» вертикальной красной линией слева или зигзагообразным срезом справа. С этой же целью высылается открытка с текстом из трех пунктов, в которых указано, как заплатить вашей компании. Это чисто психологический прием – люди с трудом расстаются с фотобумагой и картоном и велика вероятность, что ваше оригинальное послание не попадет в урну после первого же прочтения. Ещё одним трюком является использование в письме постскриптума следующего содержания: «Заплатите такого-то (дата), пожалуйста».
    В электронном письме слово «заплатите» указывается в теме. Человек несколько раз получит ваше письмо и столько же раз прочитает (хотя бы тему).
    Очень экстравагантным способом припугнуть должника будет отправление ему письма в черном конверте. Психологи утверждают, что это должно действовать безотказно.
    Хороший эффект дают письма с уведомлением о том, что вы занесете клиента в «черный список» и это может стать достоянием гласности и тем самым осложнит дальнейшую деятельность поскольку его начнут рассматривать в качестве неблагонадежного