Элементами процесса управления являются субъект управления, объект управления, управляющее воздействие, конечный результат и обратная связь. Для построения системы мало простой интеграции указанных элементов в процесс, необходимо увязать их относительно друг друга. Кроме того, надо понимать, что для работы руководителя или подразделения необходима крыша над головой, технические средства для общения субъекта и объекта и отражения информации.

Таким образом, под системой управления следует понимать совокупность иерархически связанных между собой по вертикали и горизонтали органов управления, пунктов управления и средств управления.

Органы управления – это руководители и подразделения, предназначенные для работы по выработке и реализации управленческих решений.

Пункты управления – это специально оборудованные рабочие места, помещения, здания, в которых трудится соответствующий персонал.

Средства управления – это технические устройства для сбора, обработки и передачи информации.

Иерархические связи определяются и регулируются уставными документами организации, распределением полномочий, ее организационно-штатной структурой и должностными обязанностями.

Такое понимание системы управления актуально как для крупной разветвленной организации, так и для отдельного подразделения.

Приведённое определение системы управления представляет упрощённый вариант её понимания. На практике она является ещё и совокупностью множества подсистем управления (систем управления низшего порядка) отдельными направлениями деятельности и задачами. Например, в каждой организации в общую систему будут встроены подсистемы управления персоналом, производством, обеспечением, маркетингом и другие.

При построении системы управления необходимо учитывать, что она, как и любая другая система, должна быть самостоятельно живущим, саморегулирующимся, само совершенствующимся организмом. Кроме того, она должна быть устойчивой, продуктивной, обеспечивать заданное качество управления, экономичность и эффективность. Не стоит забывать и о обеспечении системой управления необходимого уровня конфиденциальности.

Устойчивость системы управления подразумевает её способность противостоять деструктивным воздействиям, как изнутри, так и из вне, то есть, высокую жизнеспособность, гибкость и адаптивность к возможным изменениям внутренней и внешней среды. Под продуктивностью понимается способность системы к достижению определённых для неё целей. Под экономичностью и эффективностью подразумевается оценка степени использования ресурсов для функционирования системы и расходов по достижению определённых целей. Качество управления характеризуется полнотой решения поставленных задач, а также степенью соответствия системы, предъявляемым к ней, требованиям.

Для выбора модели, выстраиваемой в организации, системы управления следует рассматривать несколько вариантов. Можно, учитывая накопленный опыт, использовать целиком уже существующую. Можно готовую модель взять за основу, удалив из неё или добавив необходимые элементы. Не исключена возможность конструирования системы из отдельных готовых, проверенных практикой элементов, а также создания принципиально новой системы, базирующейся на современной философии управления.

В любом случае, главная характеристика системы управления – это количество и качество вертикальных, диагональных и параллельных связей в ней, что и определяет её принадлежность к авторитарной, жёсткой или демократической, мягкой модели. То есть, руководитель должен определить, какая система в конкретной обстановке будет рациональней.

В этой связи хочу привести печальный, но показательный пример неадекватного реальной обстановке выбора модели системы управления, свидетелем которого мне пришлось быть.

На территории бывшей Югославии, в составе миссии ООН было несколько медицинских формирований, представленных Россией, Бельгией, Индонезией и Чехией. Для руководства медицинским обеспечением международного контингента была выбрана мягкая модель системы управления, когда все вопросы и проблемы решались коллективно, на основании договорённостей между представителями подразделений. По отношению к руководству медицинской службы миссии ООН практически не существовало какой-либо иерархии. Необходимость проведения мероприятий, повышающих готовность работы подразделений в различных, соответствующих реалиям, условиях обстановки доводилась в виде рекомендаций. Надо отметить, что созданная система успешно выполняла возложенные на неё плановые задачи, о чём красноречиво говорила представляемая всем участникам процесса статистика. Всё было хорошо, пока не случилась трагедия.

На одном из участков дорог деструктивными силами была обстреляна бельгийская автомобильная колонна, перевозящая сотрудников миссии ООН и представителей местных властей. Один человек погиб, множество получили ранения, причём, как оказалось позже, несколько из них были очень тяжёлыми. Уцелевшие люди разбежались, бросив технику и пострадавших, однако сообщение о случившемся поступило в штаб миссии практически сразу. Информация о наличии раненых поступила в медицинскую службу. А так как в существующей демократической модели системы управления не принято было давать команды, то в подразделения, которые по своему предназначению должны оказывать медицинскую помощь, поступила просьба. Причём, формулировка была такой: «Не могли бы Вы отправить специалистов для оказания помощи раненым на дороге». Индонезийцы отказались сразу, сославшись на отсутствие специалистов способных лечить людей вне стационара. У чехов весь транспорт оказался на плановом техническом обслуживании. Бельгийцы начали считать удалённость до места трагедии и оценивать эффективность выезда. У россиян был отработан план действий в чрезвычайных ситуациях, к тому же они привыкли выполнять команды, даже поступившие в виде просьбы. По этой причине дежурная группа медиков с техникой и оборудованием выдвинулась в указанный район, где организовала оказание первой помощи раненным, их сбор и доставку в медицинские учреждения региона, а выполнив задачу, спокойно вернулась в расположение. На всё ушло не более часа. Должен сказать, что несколько тяжелораненых выжили благодаря своевременности оказания медицинской помощи. Более чем через три часа бельгийцы решили, что ехать надо, но никого на месте не нашли. Пошла новая информация, раненных взяли в заложники! Потребовался ещё час, чтобы разобраться в ситуации.