Цитаты из книг автора «Smart Reading»

Делегирование Проектная работа предполагает умение делегировать полномочия. Если вы считаете, что быстрее сделать самому, это сигнал о том, что вам не хватает навыков делегирования. Контролировать задания, которые вы поручили другом человеку, легче, чем кажется на первый взгляд. Марк Форстер дает несколько рекомендаций. 1. Поручайте задания как можно раньше. 2. Четко формулируйте задание. Будьте конкретным. Указывайте сроки. 3. Установите промежуточные сроки. Они повышают вероятность того, что проект будет завершен вовремя. 4. Напоминайте за день или раньше о приближении сроков. 5. Не слушайте отговорки, почему пропущены сроки. Вас интересует, когда работа будет выполнена. Попросите обозначить новый срок. Проект подобен домашним цветам. Они требуют регулярного полива, иначе засохнут. Так и делу нужны систематические действия по его развитию.

У повторяющегося проекта может быть конечная цель: сдать экзамен, написать статью, пробежать марафон. Однако на первом месте действие, а не результат. Часто по достижении результата проект продолжается – вы ставите новую, более значимую цель. Лучший способ преуспеть в таком проекте – это сделать его привычкой.

Ключевая задача Представим, что есть задание, выполнение которого особенно важно. Оно является ключевым для вас, потому что его выполнение существенно повлияет на вашу жизнь. Марк называет такие задания «текущим приоритетом». Если хотите получить гарантированный прогресс по ключевой задаче, выполняйте ее каждый день. Начинайте день с нее. В зависимости от задания периодичность может быть любой. Вы сами ее устанавливаете. Главное – вы делаете это регулярно. Пример ключевого задания – выполнение просроченных дел. Если вы что-то постоянно откладываете, возможно, оно вне зоны вашего комфорта. Тогда тоже начинайте свой день именно с этого задания.

Для контроля выполнения собственных заданий, а также поручений, отданных другим людям, идеально подходит дневник задач. Чтобы не смешивать расписание и задачи, автор использует разные дневники. Он предпочитает бумажный вариант компьютерным программам. Важное достоинство дневника задач – планирование действий на будущее.

«Что происходит у меня внутри?» Не анализируйте, просто наблюдайте. Осознайте свои эмоции, прочувствуйте их.

Чтобы преуспеть в работе, нужно иметь четкое понимание цели. Она определяет, что делать, а что нет. Нам нравится работа, которую мы контролируем. Обратная ситуация: работа контролирует нас – вызывает стресс. Спросите себя: «В чем действительно заключается моя работа?» Сосредоточьтесь на реальной деятельности. Ее отличительные черты: она выводит бизнес или работу на новый уровень; только вы можете ее сделать. Чтобы заработать деньги в бизнесе, нужно сфокусироваться как можно тщательнее. Ваша цель – делать очень хорошо одну или две вещи. В противном случае сокращайте количество направлений. Аналогичный подход можно применить в любой работе.

Убирать прерывания. Случайные факторы разрушают планы на день. Пример прерывания – пополнение текущего списка новыми делами. Это значит собираться сделать что-то, что вы не планировали. Своим днем руководит человек, а не случайные события. Еще один частый случай – отвечать на email-сообщения сразу при их поступлении. В итоге человек прерывается от выполнения задач из списка дел. Используйте другой подход – вы отвечаете на email в специально отведенное время и отвечаете сразу на несколько писем. Ваши действия спланированы и являются частью системы, которая в том числе помогает справиться с рутиной. Случайные факторы создают естественный шум. Спросите себя: «Что контролирует мою жизнь? Шум или осознанное видение жизненного пути?»

Например, большинство обрабатывает электронную почту по принципу «сорвать несколько вишенок», а остальное потом. В результате накапливаются «хвосты». Более продуктивно обрабатывать почту блоками и делать это в заранее отведенное время. Как выявить плохую систему? По определению, она должна поддерживать работу и облегчать ее выполнение. Если система тормозит вас, пора ее пересмотреть.

В первом приближении: Эффективность = Креативность x Порядок. Как следует из формулы, чтобы повысить эффективность, нужно улучшать и креативность, и порядок. Порядок больше зависит от наличия системы, в рамках которой действует человек, чем от особенностей характера личности. Система помогает делать правильные вещи, в том числе справляться с рутиной. Измените систему, и изменится результат.

Эффективное использование времени и высокий уровень занятости – вовсе не синонимы. Эффективное использование времени предполагает, что все, что не требует креатива, переведено в порядок, высвобождающий время на креатив.