Цитаты из книги «Управление проектами от А до Я»

Работая над проектом, важно точно знать, кто его заказчик, и тесно взаимодействовать с ним. Вместе с заказчиком вы определяете цели и результаты проекта, решаете вопрос о привлечении персонала либо использовании материальных ресурсов, планируете, как будет выполняться проект.

Успешное управление проектом зависит от четкого подхода, способности контролировать ход выполнения работ, внимания к деталям и искусного руководства персоналом.

Цель управления проектом — добиться получения нужного результата

Шаг 3.1. Проведите мозговой штурм и составьте список задач

Получив оптимальный список задач, пронумеруйте их (номера пишите в левом верхнем углу каждого листка). Затем пронумеруйте задачи с учетом их иерархии, ставя номера в правом верхнем углу листка, — это так называемые номера дерева работ проекта (WBS, work breakdown structure). Если задачу вы разбили на подзадачи, пронумеруйте их как 1.1, 1.2, 1.3 и т.д. Если те в свою очередь состоят из более мелких задач, поставьте номера 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 и т.д. Номер дерева работ вам понадобится при управлении проектом, о чем еще пойдет речь. Номер задачи нужен просто в целях организации. Номера дерева работ необходимы, без номеров задачи можно обойтись, но они позволяют упорядочить записи, а также структурировать план на более поздних этапах.

Итак, вы составили план проекта и оценили сроки и стоимость выполнения работ. Пора приступать к делу. Но сначала ответьте на следующие вопросы: 1. Действительно ли вы сможете выполнить проект? Возможно ли это? Если план предусматривает 50 исполнителей, а у вас всего 10, или стоимость равна 1 млн ф. ст., а у вас всего 10 тыс., то проект явно неосуществим, по крайней мере в предлагаемом виде. 2. Имеет ли смысл выполнять этот проект? Действительно ли принятое вами решение правильно и экономически оправданно? Выполняются ли поставленные условия, т.е. ограничения по срокам и стоимости (если они есть)? Позволит ли реализация проекта достичь поставленной цели? Если цель проекта — снижение издержек на 400 тыс. ф. ст., а затраты на него достигают 2 млн ф. ст., скорее всего, такой проект осуществлять не следует: ведь экономия (400 тыс. ф. ст.) значительно меньше расходов (2 млн ф. ст.).

Какие задачи специально выведены за рамки проекта? Порой стоит исключить из объема работ какие-то операции и промежуточные результаты, которые могут быть получены в ходе выполнения проекта. Имеет смысл прописать это предельно четко, так как в описании проекта должны оговариваться не только результаты, но и то, что вы делать не будете.

Проекты имеют четкую, заранее определенную цель, которую нужно достичь в оговоренные сроки и в рамках бюджета. Когда проект завершен, в мире что-то меняется: скажем, появляется новый дом, новая компьютерная система или какой-то иной продукт.

каждый проект в своем развитии проходит одни и те же этапы: 1. Определение целей проекта. 2. Планирование проекта и решение о том, как он будет выполняться. 3. Реализация проекта и достижение его результатов. 4. Проверка соответствия результатов исходным целям и задачам. 5. Завершение проекта.

проигнорировать риск. Если вероятность и влияние риска незначительны, это вполне допустимо; • вести мониторинг риска. Ничего не предпринимая, периодически оценивайте риск, чтобы удостовериться, что он не перешел в разряд приоритетных. Значимость некоторых рисков с низкой вероятностью и влиянием при определенных обстоятельствах может вырасти. Например, если часть работ по вашему проекту следует выполнять на открытом воздухе, вы можете наметить их на лето. При этом можно заранее подстраховаться на случай дождей или просто следить за прогнозом погоды и принять меры только в том случае, если прогноз ухудшится; • снизить вероятность. Один из способов минимизировать наступление нежелательных событий — снизить их вероятность. Например, если вы, предполагая, что ваших средств может быть недостаточно для оплаты текущих расходов, положите на счет дополнительную сумму, вероятность возникновения нехватки средств снизится, но серьезность последствий его при этом не изменится; • уменьшить серьезность последствий. Другой вариант минимизации риска — уменьшить серьезность последствий при наступлении нежелательного события. Возьмем снова ту же ситуацию. Договоритесь с другом, что он оплатит ваши расходы при нехватке средств на вашем счету, этим вы уменьшите влияние данного риска. Однако вероятность наступления риска при этом, конечно, не изменится; • составить резервный план. Этот подход в чем-то аналогичен предыдущим, за тем исключением, что вы не предпринимаете в настоящий момент никаких мер, но разрабатываете план, который при необходимости будет введен в действие.