Цитаты из книг автора «Ричард Ньютон»

Узнав о проблеме, занесите ее в реестр — это простейший инструмент управления проблемами. По каждой проблеме в него должны быть внесены следующие сведения: • описание проблемы; • дата выявления; • влияние на проект; • исполнитель, ответственный за ее устранение; • действия по решению проблемы; • срок, к которому ее необходимо решить; • дата следующего отчета о ходе решения проблемы; • является она открытой (О) и по-прежнему тормозит выполнение проекта или закрытой (З), т.е. была решена.

По итогам совещания обычно составляют отчет для заказчика, в котором должно быть отражено следующее: • Общий статус проекта — соблюдается ли график работ? • Если есть какой-то сбой, что вы предпринимаете, чтобы его устранить? • Ваш текущий прогноз по поводу сроков выполнения проекта. • Резюме сделанного за истекшую неделю и планы на следующую. • Решения, которые должен принять заказчик (например, утверждение изменений).

Полезно раз в неделю проводить небольшие рабочие совещания с членами вашей команды, во время которых необходимо остановиться на следующих вопросах: • Что члены команды сделали за истекшую неделю, как идет выполнение плана? • Что члены команды намерены делать на следующей неделе и насколько это отвечает утвержденному плану? • Появились ли какие-либо новые проблемы или риски, нужно ли вносить изменения в план? • Чего добились исполнители, ответственные за решение существующих проблем, снижение рисков или проведение изменений?

снизить вероятность. Один из способов минимизировать наступление нежелательных событий — снизить их вероятность. Например, если вы, предполагая, что ваших средств может быть недостаточно для оплаты текущих расходов, положите на счет дополнительную сумму, вероятность возникновения нехватки средств снизится, но серьезность последствий его при этом не изменится; • уменьшить серьезность последствий. Другой вариант минимизации риска — уменьшить серьезность последствий при наступлении нежелательного события. Возьмем снова ту же ситуацию. Договоритесь с другом, что он оплатит ваши расходы при нехватке средств на вашем счету, этим вы уменьшите влияние данного риска. Однако вероятность наступления риска при этом, конечно, не изменится; • составить резервный план. Этот подход в чем-то аналогичен предыдущим, за тем исключением, что вы не предпринимаете в настоящий момент никаких мер, но разрабатываете план, который при необходимости будет введен в действие.

Стратегия управления рисками предлагает несколько вариантов действий. Вы можете: • проигнорировать риск. Если вероятность и влияние риска незначительны, это вполне допустимо; • вести мониторинг риска. Ничего не предпринимая, периодически оценивайте риск, чтобы удостовериться, что он не перешел в разряд приоритетных.

Управление проектом — это структурированный способ достижения цели, соответственно он предусматривает и процедуру управления рисками, повышающую шансы на успех: • удостоверьтесь, что вы правильно определили риски и поняли их характер; • сфокусируйтесь на рисках, имеющих наиболее высокую приоритетность; • разработайте стратегию управления ключевыми рисками; • назначьте ответственного за реализацию этой стратегии; • установите срок, к которому должна быть реализована стратегия.

Теперь нужно выполнить проект с надлежащим качеством, учитывая объем работ, сроки, стоимость и уровни рисков. Для этого надо: • грамотно начать проект. Необходимо, чтобы каждый член вашей команды четко понимал свою роль и то, какие задачи он будет решать в рамках проекта; • ежедневно проверять, все ли идет по плану; • решать любые проблемы, препятствующие реализации проекта; • отслеживать, что может мешать реализации проекта, и вовремя принимать меры. • регулярно пересматривать цели проекта, проверяя, остались ли прежними планы заказчика (если они изменились, необходимо оперативно внести эти изменения в проект).

ЧТО ДЕЛАТЬ СЕЙЧАС Начните готовиться к мозговому штурму с составления списка задач: Какой проект вы будете вести? Когда вы собираетесь начинать его? С кем вы планируете работать? Подходят ли они для такой работы? Есть ли у них возможность принять участие в проекте? Закончив мозговой штурм, приступайте к следующим этапам планирования и все время спрашивайте себя: верите ли вы в выполнимость плана, который у вас получается?

Каковы бы ни были причины изменений в проекте, необходимо, чтобы заказчик узнал о них как можно быстрее. Если вы считаете, что срываете сроки или вышли за рамки бюджета, уведомите заказчика об этом тотчас же, как только станет известно, а не ждите даты завершения проекта, чтобы преподнести ему сюрприз. Вы должны управлять его ожиданиями, чтобы происходящее всегда соответствовало им.

Ключевые факторы успеха 3 Управляйте ожиданиями