Цитаты из книги «Практики регулярного менеджмента. Управление исполнением, управление командой»

Длительное согласование протоколов — распространенная проблема плохих совещаний. Поэтому лучше ввести в организации принцип «автосогласования», или «согласования по умолчанию»: если в течение стандартного времени от участников совещания не поступает правок, протокол автоматически становится согласованным и обязательным к исполнению.

Для каждого поручения указываются срок и ответственный. Указывается только один ответственный за конкретное поручение. Ответственный может быть выбран только из числа участников совещания или их прямых подчиненных. Ответственный имеет право прибегнуть к делегированию, но сохраняет конечную ответственность за результат.

Наша память — ненадежный инструмент. Мы забываем то, о чем договорились, или понимаем договоренности иначе, чем другие участники встречи. Поэтому важен хороший протокол. Вот основные требования к нему: Поручения формулируются в виде «глагол + существительное» (например, «создать план действий <…>»).

Создавайте краткие и содержательные протоколы

Оценивайте эффективность совещаний

обсуждать, когда и в каком составе. Поблагодарить за участие.

Пройтись по повестке, отметить, какие пункты обсудили, а какие нет. Сделать резюме достигнутых договоренностей.Спросить, есть ли вопросы или дополнения по итогам совещания. Вернуться к посторонним темам, которые были «запаркованы» (если такие темы были), чтобы помочь группе решить, следует ли их

На подведение итогов совещания лучше оставлять не менее 5% времени повестки. Подводить итоги будет проще, если по ходу совещания ведущий или секретарь создает протокол на виду у всех участников — на флипчарте, маркерной доске или на компьютере, подключенном к большому экрану.

В конце совещаний подводите итоги и резюмируйте договоренности

конце совещания ведущий делает резюме, куда включает в том числе краткий обзор вопросов, поднятых вне повестки. По этим вопросам участники принимают одно из решений: Не хотим это обсуждать (предлагается иной способ решения, например адресное поручение). Хотим обсудить это сейчас и в этом составе. Хотим обсудить это в другое время и/или в другом составе (фиксируется время, состав участников, ответственный за организацию встречи). При