004	Usar el libro personalizado de macros

PUEDE GUARDAR SUS MACROS DE USO habitual en un libro personal que abra automáticamente cada vez que ejecute la aplicación. Para ello debe escoger la opción Libro de macros personal del menú Guardar macro en, en el cuadro de diálogo Grabar macro. Al momento se crea un libro nuevo que permanece oculto salvo que el usuario decida mostrarlo.

IMPORTANTE

La próxima vez que vaya a cerrar la aplicación después de acabar este ejercicio, se abrirá un cuadro de diálogo que le preguntará si desea guardar los cambios en el libro de macros personal. En el momento de pulsar el botón Aceptar, se guarda el archivo. De ahí en adelante se abrirá automáticamente cada vez que vuelva a iniciar Excel.

1 En la hoja Pedidos febrero del libro Prácticas2, en la celda A19, escriba la palabra IVA.

2 Introduzca en la celda B19 el valor 0,21 y aplique, usando el comando apropiado del grupo Número en la ficha Inicio, el formato Porcentaje.

3 En la celda E2 escriba el texto TOTAL y pulse Retorno.

4 Pulse el botón Grabar macro de la ficha Programador y cree una nueva macro llamada Total_con_IVA, con el método abreviado Ctrl.+Mayúsculas+I.

5 Despliegue el menú Guardar macro en y seleccione la opción Libro de macros personal.

6 Cuando haya leído los pasos siguientes de este ejercicio, pulse el botón Aceptar y ejecútelos.

7 Introduzca la siguiente fórmula, combinando el uso de las teclas para introducir símbolos, con clics de ratón para introducir referencias a celdas: =C3*B19*B3.

8 En la barra de fórmulas, añada un signo de dólar ($) antes de la letra B y del número 19 para convertir la referencia a la celda que contiene el IVA en una referencia absoluta.

9 Aplique la fórmula y pulse Ctrl.+C para copiarla.

10 Péguela sobre las celdas E4 a E15.

11 Copie el formato de la columna D usando la herramienta correcta del grupo de herramientas Portapapeles.

12 Pegue el formato copiado sobre la columna E.

13 Pulse el botón Detener grabación de la ficha Programador.

14 Abra el libro Prácticas1, repita los pasos 1 a 3 de este ejercicio y pulse el botón Macros de la ficha Programador.

15 Observe que en el nombre de la macro ya se indica que esta está alojada en el libro Personal. Pulse el botón Eliminar.

16 Se le informa de que la macro está en un libro oculto y por tanto no puede borrarla. Acepte el cuadro y ejecute la macro.

17 En la ficha Vista, pulse el comando Mostrar del grupo Ventana y, en el cuadro del mismo nombre establezca que desea mostrar el libro Personal. El libro personal está oculto por defecto para protegerlo de cambios no deseados. Si lo muestra para realizar una acción sobre una macro, recuerde ocultarlo de nuevo.

18 Se trata de un libro con una sola hoja vacía, que sólo contiene macros. Ahora sí podría borrar cualquiera de sus macros pero en lugar de hacerlo pulse el botón Ocultar de la cinta.

IMPORTANTE

El libro personalizado se inserta en un libro llamado PERSONAL que se ubica en la siguiente ruta: Usuarios / (usuario) / AppData / Roamig / Microsoft / Excel / XLSTART.

005	Crear botón de acceso rápido para macro

SI QUIERE MANTENER UNA MACRO SIEMPRE al alcance de un clic, puede añadirla a la barra de acceso rápido de la aplicación. Verá en este ejercicio que el cuadro Opciones de Excel también le permite modificar el nombre y el icono que se mostrarán.

1 Con el archivo Prácticas1 abierto en pantalla, despliegue el menú de la barra de herramientas de acceso rápido con un clic en su botón de punta de flecha.

2 Para acceder al cuadro de personalización de la cinta, pulse la opción Más comados… Si añade a la barra un botón de acceso a una macro, podrá aplicarla con sólo un clic sobre éste.

3 En el cuadro Opciones de Excel, despliegue el menú Comandos disponibles en:

4 Seleccione ahora la opción Macros. Para poder añadir alguna macro a la barra, deberá antes seleccionar la opción Macros en el menú Comandos disponibles en.

5 En el panel Comandos disponibles, que está debajo del de ubicaciones, puede ver los dos macros que ha creado hasta ahora. Seleccione la macro Personal.XLSB!Total_con_IVA y pulse el botón Agregar.

6 Repita la operación con la macro siguiente. Al agregar un comando éste pasa del panel de comandos del lado izquierdo al del lado derecho.

7 Podría cambiar la ubicación de los botones en la barra de acceso rápido utilizando los botones de punta de flecha que están a la derecha del panel de comandos. Para poder distinguir las dos macros, vamos a cambiar el icono que identifica a la macro TotalesMeses. Pulse el botón Modificar, que está al pie del panel de comandos.

8 Escoja alguno de los iconos del cuadro de diálogo Modificar botón que se ha abierto.

9 Como podrá ver, ahora puede cambiar el nombre a mostrar. Separe las sus palabras y pulse el botón Aceptar.

10 Finalmente, pulse el botón Aceptar del cuadro Opciones de Excel, donde ya podrá ver el cambio producido en el icono.

11 Al regresar a la aplicación, los dos botones se muestran en la barra de herramientas de acceso rápido. Coloque el puntero del ratón sobre cualquiera de ellos y compruebe cómo se muestra su nombre en una etiqueta flotante.

12 Guarde los cambios y cierre el archivo Prácticas1.

13 En el archivo Prácticas2, active la hoja Pedidos marzo y ubíquese en la celda E3.

14 Pulse el botón que corresponde a la macro Total con IVA y compruebe cómo se ejecuta correctamente.

15 Pulse ahora el botón Total meses y compruebe cómo se ejecuta también, a pesar de que el libro Prácticas1 está cerrado. ¿O no? Pase al ejercicio siguiente para comprobarlo.Una vez crea un botón para una macro, puede ejecutar la misma con sólo un clic y sin necesidad de abrir manualmente la aplicación que la contiene.

IMPORTANTE

Al volver a abrir un documento que contiene macros, se muestra en una cinta amarilla ubicada sobre el área de trabajo, una advertencia de seguridad que indica que las macros se han deshabilitado. Para habilitarlas deberá pulsar el botón Habilitar contenidos.

006	Crear grupo de macros en la cinta de opciones

OTRA OPCIÓN TAMBIÉN MUY CÓMODA es añadir accesos directos a sus macros de uso habitual en alguna ficha de la cinta de opciones. El procedimiento, que veremos en este ejercicio, es prácticamente idéntico al que seguimos en el ejercicio anterior.

1 Lo primero que haremos en este ejercicio será una simple comprobación. Muestre la Barra de tareas de Windows y pulse sobre el icono de Excel.

2 La aplicación ha vuelto a abrir automáticamente el libro Prácticas1 para poder aplicar la macro TotalesMeses. Pulse la pestaña Archivo para mostrar la vista backstage de Excel y haga clic en el comando Opciones.

3 También de este modo se muestra el cuadro de opciones de la aplicación. Pulse la pestaña Barra de herramientas de acceso rápido para mostrar su ficha.

4 Despliegue, tal como hizo en el ejercicio anterior, el menú Comandos disponibles en.

5 Seleccione de nuevo la opción Macros.

6 Tenga en cuenta que sólo se mostrarán las macros guardadas en libros que estén actualmente abiertos. Vamos a añadir las macros a la ficha Programador, que consideramos la más adecuada. Selecciónela en el panel de la cinta.

7 Para mantener el orden, crearemos un nuevo grupo que albergue las macros. Pulse el botón Nuevo grupo. Seleccione la ficha en la que quiere crear el grupo y pulse el botón Nuevo grupo. Éste se creará inmediatamente.

8 Se ha creado un grupo personalizado. Pulse el botón Cambiar nombre y, en el cuadro de diálogo que se abre, introduzca el nombre Mis macros, pero no seleccione ningún icono. Una vez creado el grupo, pulse el botón Cambiar nombre para modificar, además del nombre, el icono que lo identifica.Los grupos de herramientas no muestran ningún icono y aunque seleccione alguna opción del cuadro Cambiar nombre, éste no se mostrará en la cinta.

9 Con el nuevo grupo aún seleccionado, agregue una a una las dos macros, tal como lo hizo en el ejercicio anterior. Las macros se insertan en el grupo previamente seleccionado.

10 Seleccione la macro que pertenece a la hoja personal y pulse el botón Cambiar nombre.

11 Elimine de su nombre la referencia al libro que la contiene y guarde los cambios. Tenga en cuenta que esto afecta sólo al nombre del botón, no a la macro en sí.

12 Repita el proceso con la macro siguiente y añada además un icono que lo diferencie. Como no tiene sentido mostrar el nombre del libro, lo borramos.

13 Al terminar, pulse el botón Aceptar.

14 Active la ficha Programador de la cinta de opciones y compruebe el aspecto del nuevo grupo que ha creado en este ejercicio. Ya podría utilizarlo en cualquier archivo que tenga las características adecuadas.

IMPORTANTE

Una vez ha asignado un botón a una macro, si borra esta última, el botón permanece en su sitio. Sin embargo, al tratar de aplicar la macro usando el botón, la aplicación le informará que esto no es posible.