001	Grabar una macro

UNA MACRO ES UNA SERIE DE instrucciones que el usuario proporciona para automatizar una secuencia de acciones con simple uso de un comando o una combinación de teclas para ello establecida y, de este modo, ahorrarse la necesidad de repetir un mismo proceso una y otra vez. La forma más sencilla de hacerlo es utilizando el grabador de Macros, que captura en un módulo de macro todos los pasos que usted realice durante el proceso de grabación.

IMPORTANTE

Al grabar una macro, se registran todos y cada uno de los pasos que dé el usuario durante la grabación. Para crear una macro más eficiente y rápida, planifique los pasos antes de iniciar la grabación.

1 En este ejercicio le demostraremos lo fácil que es crear una macro utilizando el grabador de macros de Excel. Para comenzar, descargue el archivo Prácticas1 de nuestra web y ábralo en su primera hoja, Pedidos_enero.

2 Crearemos una macro que sume los valores de la columna B en la celda B17. Seleccione la celda B17, que es la que mostrará el resultado de la macro. Antes de crear una macro debe seleccionar la celda en la que se mostrará el resultado de ésta.

3 Active la ficha Vista de la cinta de opciones de Excel pulsando sobre su pestaña.

4 Pulse el botón de punta de flecha del comando Macros para mostrar sus opciones.

5 Puede ver macros almacenados previamente, grabar una nueva macro o usar referencias relativas (más adelante veremos a qué se refiere). Seleccione la opción Grabar macro.

6 En el cuadro de diálogo Grabar macro, establezca como nombre SumaTotal.

7 En el campo Método abreviado escriba la letra H, en mayúsculas.

8 Ha establecido la combinación de teclas Ctrl.+Mayúsculas+H como acceso directo para la macro que va a grabar. Para este primer ejercicio mantenga seleccionada la opción Este libro del campo Guardar macro en y redacte una descripción para la macro en el campo Descripción.

9 En el momento en el que pulse el botón Aceptar, se iniciará la grabación de la macro. Lea antes las instrucciones de los próximos pasos para poder ejecutarlos con fluidez y, cuando esté preparado, pulse el botón Aceptar.

10 Muestre la ficha Fórmulas de la cinta de opciones.

11 Pulse el botón de flecha del comando Autosuma y seleccione la opción Suma. Todos los pasos que ejecute desde que pulsa el botón Aceptar hasta que detiene la grabación formarán parte de la macro.

12 Una vez se haya introducido la fórmula en la celda B17, que automáticamente debería seleccionar las celdas correctas, pulse la tecla Retorno para aplicarla.

13 Para detener la grabación de la macro, regrese a la ficha Vista.

14 Despliegue una vez más el menú del comando Macro y, en esta ocasión, seleccione la opción Detener grabación, ahora disponible.

15 Ya ha grabado su primera macro.

IMPORTANTE

El nombre de una macro siempre debe comenzar por una letra y no puede contener espacios en blanco aunque sí puede utilizar el guión bajo para separar conceptos.

002	Ejecutar, modificar y eliminar una macro

UNA VEZ HA GRABADO UNA MACRO, puede utilizarla para ejecutar con una sola instrucción y en un nuevo conjunto de celdas para ello definido, la serie de acciones que contiene. También puede cambiar sus opciones o eliminarla en cualquier momento.

IMPORTANTE

Tenga en cuenta que si utiliza como atajo de teclado para una macro una combinación de teclas que ya tiene una función en Excel, por ejemplo, Ctrl.+S (que habitualmente ejecuta el comando Guardar), la macro sobrescribirá al comando anterior para cualquier caso.

1 La gracia de grabar una macro es, evidentemente, reproducirla para ejecutar las acciones que contiene. Ubíquese en la celda C17 y pulse el atajo de teclado creado en el ejercicio anterior, es decir, Ctrl.+Mayúsculas+H.

2 Automáticamente se suman los valores de la columna C y se muestra el resultado en la celda C17. Se selecciona, además, la celda B17, porque también era la celda seleccionada al terminar el último paso de la macro. Haga un clic en la celda C17 y compruebe la fórmula que contiene.

3 Efectivamente, sólo se ha copiado la función SUMA para el mismo número de filas, pero en la columna correcta. Ubíquese ahora en la celda D17.

4 Despliegue el menú Macros y seleccione la opción Ver macros.

5 Se abre el cuadro de diálogo Macro, donde puede ver la macro SumaTotal. En los otros ejercicios trabajaremos con los diversos comandos de este cuadro. Pulse el botón Opciones.

6 en el cuadro de diálogo Opciones de la macro puede cambiar tanto el acceso directo asignado como la descripción, pero no el nombre. Sustituya la letra H por una S mayúscula y pulse el valor Aceptar. Puede acceder al cuadro Opciones de la macro y modificar las teclas establecidas como método abreviado de acceso y la descripción de las acciones que ejecuta.

7 Así de fácil ha sido modificar el atajo de teclado vinculado a la macro. Pulse ahora el botón Ejecutar para comprobar el efecto que tiene.

8 Se suman los valores de la columna D y se muestra su valor en la celda que estaba seleccionada al ejecutar la macro. Nuevamente se selecciona la celda B18, tal como sucedió al finalizar la grabación de la macro. Una macro puede incluir todo tipo de acciones. En este caso, por ejemplo, podría modificar también el formato de la celda en la que se ejecuta.

9 Como al crear la macro establecimos que se guardara en el libro abierto, se hace necesario convertirlo en un tipo de archivo que soporte macros. Para ello despliegue la vista backstage de Excel desde la pestaña Archivo y seleccione la opción Guardar como.

10 Despliegue el menú Tipo del cuadro de diálogo en pantalla y seleccione la opción Libro de Excel habitado para macros.

11 Pulse el botón Guardar.

12 Despliegue una vez más el menú del comando Macro y seleccione la misma opción de la última vez: Ver macros.

13 Puede ver en el cuadro de diálogo la macro creada. SU nombre se muestra precedido por el nombre del libro que lo contiene Seleccione la opción Eliminar y confirme que desea borrar la macro SumaTotal.

IMPORTANTE

Puede borrar cualquier macro con tranquilidad, pues los libros en los que haya sido ejecutada no sufrirán ningún cambio.

003	Aplicar macro de otro libro

SUS MACROS PUEDEN INCLUIR CAMBIOS en los atributos de celdas o texto, pueden afectar a varias celdas en una misma acción y pueden aplicarse a otras hojas de cálculo, siempre que tenga abierta en segundo plano la hoja que la contiene.

IMPORTANTE

En el cuadro Grabar macro, puede establecer que la macro no se inserte en el libro actual sino en un libro nuevo o en un libro de macros personal.

1 Pulse con el botón secundario del ratón sobre la cinta de opciones y escoja del menú contextual que se muestra la opción Personalizar cinta de opciones.

2 En el cuadro Opciones de excel, en el panel de la derecha, seleccione la ficha Programador y pulse el botón Aceptar.

3 Active la ficha que así se inserta en la cinta. Al habilitar la ficha Programador se añade una cantidad de utilidades interesantes a la aplicación.

4 Para este ejercicio borre las fórmulas insertadas en las celdas B17 a D17 en los dos ejercicios anteriores.

5 Vamos a crear una nueva macro. Seleccione las celdas B17 a D17 y escoja la opción Grabar macro, que ahora está disponible directamente en el grupo Código.

6 Llame la nueva macro TotalesMeses, asigne el método abreviado Ctrl.+Mayúsculas+H y escriba una descripción.

7 Mantenga seleccionada la opción En este libro del comando Guardar macro en y lea los pasos siguientes para ejecutarlos sin demoras. Cuando esté listo, pulse el botón Aceptar. Al crear una macro, puede guardarla en cualquier libro que esté abierto, o puede hacerlo en un libro personal de macros.

8 Active la ficha Fórmulas y pulse el botón Autosuma para insertar directamente la función Suma.

9 Active la ficha Inicio y, del grupo de herramientas Fuente, seleccione el comando Negritas, para cambiar el formato.

10 Despliegue ahora la paleta del comando Color de relleno y seleccione alguno que le agrade.

11 Regrese a la ficha Programador y pulse el botón Detener grabación.

12 Descargue ahora de nuestra web el archivo Prácticas2 y ábralo en la hoja Pedidos febrero.

13 Es una hoja de cálculo prácticamente idéntica a la anterior, salvo que en este caso los valores son distintos, pues se supone que corresponden a otro mes. Ubíquese en la celda B17.

14 Pulse el botón Macros de la ficha Programador de la cinta de opciones.

15 En el cuadro Macro puede ver la macro creada en el ejercicio anterior. Como se encuentra guardada en otro archivo, se muestra el nombre de éste antes del nombre de la macro. Despliegue el menú Macros en.

16 Si trabaja con muchas macros y tiene varios archivos abiertos a la vez, puede utilizar este menú para filtrar cuáles deberán mostrarse, y facilitar la búsqueda. Cierre el menú con un clic en el fondo del cuadro y pulse el botón Ejecutar para totalizar los datos de febrero.Puede aplicar en el libro abierto cualquier macro que esté guardada en otro libro, siempre que éste se encuentre abierto en el momento de hacerlo.

IMPORTANTE

Cuando trabaja con varios libros a la vez, existe la posibilidad de que haya asignado el mismo atajo de teclado a distintas macros, en distintos libros. En ese caso es probable que en algún momento no se ejecute la macro que usted espera. Por eso, si obtiene resultados inesperados, verifique los atajos de teclado y modifique los que le dan problemas, si es necesario.