007	Insertar botón de macro en una hoja

EL COMANDO INSERTAR DEL GRUPO CONTROLES de la ficha Programador de Excel 2010 le permite insertar en cualquier hoja un botón que ejecute automáticamente una macro, que preferiblemente estará guardada en el mismo libro. Desde el cuadro Asignar macros podrá escoger la macro a asociar y desde el cuadro Formato de control podrá cambiar la fuente, el color y otros atributos del texto del botón.

IMPORTANTE

Puede asignar una macro a una diversidad de objetos, como formas en WordArt, autoformas, gráficos, SmartArt, imágenes prediseñadas. Sólo tendrá que mostrar el menú contextual del objeto, escoger la opción Asignar macro y completar el formulario que aparece.

1 Para este ejercicio abra en pantalla la hoja Pedidos Abril del libro Prácticas2.

2 Nuevamente se repite el mismo esquema de las hojas anteriores. Vamos ahora a insertar un par de botones que nos permitan aplicar de forma automática, desde la hoja en este caso, las dos macros con las que venimos trabajando. Active la ficha Programador.

3 Despliegue el menú Insertar del grupo Controles. Puede escoger entre doce controles de formulario y doce controles Active X. Pulse el primer botón de la lista, que es el botón Control de formulario. Los controles Active X se usan sobre todo para formularios en línea.

4 Al llevar el puntero del ratón a la hoja, podrá ver que se ha convertido en un signo Más (+). Dibuje un botón con un arrastre de ratón a la derecha de los datos. Deberá hacer un clic y arrastrar, tal como si fuera a trazar una autoforma.

5 Al terminar el trazado, se abre el cuadro de diálogo Asignar macro que muestra todas las macros disponibles. Seleccione la macro TotalesMeses y pulse el botón Aceptar.

6 El botón se inserta automáticamente en la hoja. Ahora seleccione con un arrastre su nombre genérico, Botón 1, y escriba en su lugar el texto Total meses, separando ambas palabras con un salto de línea.

7 Mientas edita el texto del botón aparecen los controles deforma que le permiten modificar su forma. Puede arrastrar cualquiera de los controles circulares de las esquinas y cambiar dos lados de forma simultánea, o arrastrar alguno de los controles centrales, de forma cuadrada, para modificar sólo un borde.

8 Seleccione el nombre del botón, pulse sobre él con el botón secundario del ratón y escoja la opción Formato de control.

9 En el cuadro del mismo nombre puede modificar todos los atributos de la fuente. Hágalo si le parece necesario.

10 Al aceptar el cuadro Formato de control, el cambio se aplica al botón. FInalmente y pulse el botón creado.

11 Tal como habrá esperado que suceda, se ejecuta la macro al momento. Guarde los cambios para terminar.

Al pulsar el botón se ejecuta inmediatamente la macro en la hoja activa. Evidentemente su utilidad dependerá de la hoja en la que sea aplicado.

008	Establecer la seguridad para macros

LA FICHA CONFIGURACIÓN DE MACROS del Centro de confianza de Excel le permite establecer la forma en la que la aplicación actuará al abrir un archivo que contiene macros. Por defecto se deshabilitan todas y se notifica al usuario. Si opta por alguna de las opciones que deshabilitan macros por defecto, luego podrá habilitar las macros de cualquier libro al abrirlo ya sea pulsando un botón que se muestra sobre el libro o desde la vista Información.

IMPORTANTE

En la pestaña Ubicaciones de confianza del Centro de confianza de Excel puede establecer como seguras algunas carpetas seleccionadas de su equipo o incluso de su red.

1 Abra en pantalla el libro Prácticas1 y active la ficha Programador.

2 Pulse el botón Seguridad de macros del grupo Código para acceder al centro de confianza de la aplicación.

3 Se muestra directamente en su ficha Configuración de macros.

4 Puede establecer que se deshabiliten todas las macros sin notificación, todas con notificación, todas excepto las firmadas digitalmente o habilitar todas las macros, lo que podría ser peligroso, porque muchos virus vienen en forma de macros. Cierre el cuadro de diálogo y luego cierre la aplicación.

5 Abra el libro Prácticas2 en la hoja Pedidos Marzo.

6 Seleccione las celdas A3 a E15, cree una macro llamada ReducciónFuente y guárdela en el mismo libro En este ejercicio grabaremos una sencilla macro que sólo cambia el tamaño de la fuente de los datos de la tabla en la que es aplicada.

7 Grabe la macro: deberá hacer que se reduzca el tamaño de la fuente de los artículos y sus valores (es decir, de las celdas A3 a E15) a 10 puntos.

8 Una vez grabada la macro, guarde el archivo como un libro habilitado para macros, ciérrelo y ábralo inmediatamente de nuevo.

9 Una advertencia de seguridad le indica que se han deshabilitado las macros del libro. Pulse el botón Archivo para mostrar la vista backstage de la aplicación.

10 En la ficha Información, el bloque Habilitar contenido le informa de nuevo que los macros están deshabilitados. Si pulsa el vínculo Configuración del Centro de confianza, accede de nuevo al cuadro de diálogo que ya conoce. Pulse el botón Habilitar contenido.

11 Si aplica la primera opción, Habilitar todo el contenido, el resultado es el mismo que al pulsar el botón Habilitar contenido de la cinta de advertencia que vimos sobre el área de trabajo: se habilita el contenido y el documento se convierte en confiable. Seleccione la opción Opciones avanzadas.

12 La primera opción del cuadro de Opciones de seguridad mantiene deshabilitadas las macros. Seleccione la segunda opción y pulse el botón Aceptar.

IMPORTANTE

Más adelante, en la lección 20, Firmar una macro, aprenderá a crear una firma digital para sus macros.

009	Conocer Visual Basic para Aplicaciones

CADA MACRO ESTÁ DEFINIDA POR UN CÓDIGO al que puede acceder a través de Visual Basic para Aplicaciones. Puede hacerlo directamente desde VBA (que puede activar usando el botón Visual Basic de la ficha Programador) o al seleccionar las opciones Modificar o Paso a paso del cuadro Macro.

IMPORTANTE

Otra forma de acceder al código de una macro en VBA es seleccionar la opción Ver código del menú contextual de una hoja, en Excel.

1 Con los libros Prácticas1 y Prácticas2 abiertos en pantalla, active la ficha Programador, pulse el botón Visual Basic del grupo Código.

2 Se abre Visual Basic en pantalla. La ventana Proyecto le muestra una lista de todos los archivos abiertos en la aplicación actualmente. Los archivos se muestran en un árbol en el que por defecto se muestra expandido el proyecto o archivo activo. Puede contraerlo pulsando en el icono Menos (-) así como expandir los otros pulsando el icono Más (+). Expanda de este modo el proyecto VBAProject PERSONAL.

3 Expanda ahora la carpeta Módulos.

4 Cada vez que crea una macro se genera un código VBA que es almacenado en un módulo. Haga doble clic en el Módulo 1 para abrirlo.

5 Se abre la ventana Código mostrando el código VBA del módulo seleccionado, que no es más que el que define a la macro Total con IVA, tal como se indica en el mismo. Pulse el botón Maximizar, cuyo icono es un cuadrado, para que ocupe toda el área disponible.

6 El código de esta macro es bastante complicado pero seguramente podrá identificar los segmentos que describe la fórmula, el rellenado automático y la acción de pegar.

7 En la primera línea la palabra Sub precede al nombre de la macro. Cada una de las líneas de texto que se inician con un apóstrofe (') y son de color verde, son un comentario que no ejecuta ningún tipo de acción. Observe que en la segunda línea se indica su nombre, en la tercera su definición y en la cuarta su acceso directo. Después de los comentarios, cada uno de los enunciados establece la ejecución de una acción en orden. Al ejecutar la macro se realizan todas las acciones en orden, comenzando por la primera y acabando en la última. Minimice Visual Basic.El inicio y el fin del código se indica con la palabra Sub, mientras los apóstrofes y el color verde identifican comentarios que no están vinculados a ninguna acción.

8 Con Excel de nuevo en primer plano, pulse el botón Macros del grupo Código de la ficha Programador.

9 Seleccione la macro TotalesMeses y haga clic en el botón Modificar. El nombre de la macro, su descripción y su código de acceso directo desde el teclado son presentados antes de los enunciados de la macro, a modo de comentarios.

10 También de este modo puede acceder al código de una macro. Compruebe cómo dentro del enunciado With se indica el tipo de fuente, el tamaño y luego otras propiedades que están desactivadas con el texto False.