Цитаты из книги «Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач»

Прежде чем перейти к методу стабильного состояния, многим пользователям необходимо пройти через индукцию — одномоментное освобождение от долгосрочного бремени. При индукции почтовый ящик, в котором накопились письма за последние несколько дней, недель, месяцев, лет, очищается: количество писем в нем доводится до нуля. Нет, не почти до нуля, а ровно до нуля — за одну большую чистку.

Следование описанному здесь методу занимает немного времени — даже меньше, чем прочтение главы до этого абзаца. С опытом очистка почтового ящика будет занимать не более нескольких минут.

Потребуется три этапа. Шаг-1.-Прочтите всю личную почту и удалите ее. Шаг-2.-Удалите весь спам. Шаг-3.-Ознакомьтесь с информационными и предписыва­ющими сообщениями и удалите их. А именно: удалите или сохраните в файлы все информационные сообщения, при желании сначала их прочитав; сделайте все «дела на две минуты», которые описаны в новых письмах, а потом удалите сообщения; все крупные дела внесите в грамотный с цифровой точки зрения список дел, а потом удалите.

Иными словами, очищайте входящие сообщения прежде, чем они загромоздят почтовый ящик. Большинство удаляйте, некоторые записывайте в файлы (как описано в главе о хранении файлов), но главное — убирайте их из почтового ящика, прежде чем они станут вызывать у вас стресс и отвлекать от дел.

Письмо — всего лишь посредник. Его содержание определяет, куда нужно отнести послание и что оно собой представляет. Следует использовать подходящие инструменты для каждого типа сообщений: список дел для перечисления того, что запланировано сделать, календарь — для хранения информации о встречах и т. д. Ни одно сообщение, вне зависимости от его содержимого, не должно оставаться в поч­товом ящике.

Самой распространенной причиной перегрузки, однако, служит то, что люди часто используют почтовый ящик в целях, для которых он не предназначен. Список дел: он похоронен под другими письмами, так что его трудно найти и легко забыть. Файловая система: записи со встреч, сообщения по статусу проекта, приложения с коммерческими предложениями и другие важные документы часто хранятся в почтовом ящике, вместо того чтобы отправиться в соответствующую папку. Календарь: даты и время встреч, конференц-звонков и других мероприятий накапливаются в почтовом ящике часто уже после того, как встреча прошла. Список закладок: некоторые письма остаются в почтовом ящике, потому что содержат адреса, логины и пароли от различных сервисов, которые непонятно где хранить. Адресная книга: сообщения с телефонными номерами и почтовыми адресами контактов остаются в ящике, вместо того чтобы вводиться собственно в адресную книгу.

Перегрузка почтой измеряется числом сообщений в почтовом ящике пользователя. Почтовые ящики, в которых содержатся тысячи писем, в мире бизнеса встречаются нередко, притом многие пользователи, которые несут такое бремя, по-прежнему утверждают, что у них все в порядке.

Первое, чему учит цифровая грамотность, — умение обращаться с входящими битами, а самый важный для большинства поток информации — это электронная почта.

Еще один компонент цифровой грамотности состоит в том, чтобы научиться эффективно работать с инструментами. Инструменты — это посредники в нашем общении с битами, так что эффективность необходима. Чем быстрее мы будем обращаться с инструментами, тем скорее наступит завершенность, тем больше времени и энергии останется для более важных вещей

Пустота приносит немедленную выгоду — возможность отдыха. Я называю это завершенностью, и этого чувства многие не испытывали долгие годы.