Цитаты из книги «Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач»

Однако пользователи по возможности должны откладывать работу. Если сегодня решить все 150 задач невозможно, нужно отложить их до определенного момента

Список дел, грамотный с цифровой точки зрения, заставляет пользователя концентрироваться только на том, что нужно сделать за сегодняшний день. Есть только один недостаток: если дел слишком много, то список задач быстро обнажает неприятную истину. Когда пользователь заканчивает вносить задачи в список, то дела, требующие неотложного внимания, могут простираться на весь экран — крайне деморализующее зрелище.

И многим пользователям нравится отвлекаться. Множество людей, если поставить их перед выбором — сделать дело или потратить несколько минут на выбор цвета для задачи в спис­ке, — предпочтут второе. Цветовое кодирование задач — это весело, красиво смотрится и не требует особых мыслительных усилий. Непосредственная же работа с задачей, напротив, отнимает время и энергию, чревата неудачей и, возможно, совершенно неинтересна. Пользователям лучше применять такой инструмент, который побуждал бы их приняться за работу, а не бесконечно настраивать данные в таблице.

Детали задач могут содержать различные виды текстов: заметки, сделанные в процессе телефонных разговоров, цепочки писем, историю вопроса, записи в журналах и т. д. Например, вы создаете задачу «позвонить Джону», а в деталях содержится вся повестка встречи, телефонные номера Джона и цепочка писем, которая вызвала необходимость позвонить. Все необходимое для выполнения задачи находится в деталях, а в списке дел при этом значится просто «позвонить Джону».

Это как раз тот случай, когда прокрастинация — это хорошо. Часто полезно отложить задачу как можно дальше — на последнюю дату, когда еще имеет смысл начать над ней работать. Такое «избавление от задачи» сокращает длину списка на день, что дает три преимущества: пользователи меньше отвлекаются и могут сосредоточиться именно на том, что нужно сделать сегодня; они настраиваются на успех: чем короче список дел, тем больше шансов, что их выполнят; когда все задачи на день исполнены, пользователи смогут испытать чувство облегчения — завершенности.

Помимо привязки к конкретному дню каждый список дел должен сопровождаться кнопкой или ссылкой «Перенести», которая позволит пользователю перенести задачу в будущее — на завтра, на следующую неделю, на любой день следующего года.

мы можем выделить четыре компонента грамотного с цифровой точки зрения списка: каждая задача приурочена к конкретному дню; новые дела в списке можно создавать при помощи электронной почты, на текущий день или на будущее; у каждой задачи есть свой ранг приоритетности в течение дня; каждая задача должна содержать детальное описание и краткое резюме, примерно как электронное письмо содержит текст и поле «Тема».

Есть две причины, по которым владеющие цифровой грамотностью пользователи не должны полагаться на бумагу при управлении списками дел: это пространство и время.

Чтобы управиться со множеством дел, требуется расставить приоритеты, и это позволит сосредоточиться на нужной задаче в нужный момент. Иначе под угрозу будет поставлена ваша работа или карьера.

Списки дел отличаются от электронной почты в одном важном моменте: дела нужно делать, это уже настоящая работа. Почтовый ящик же содержит биты, которые нужно просто прочитать, а потом удалить или переместить в более подходящее место.