Цитаты из книг автора «Барбара Минто»

идеи последовательно. Это значит, что первая идея описывает общую ситуацию, вторая уточняет субъект5 или предикат6 первой, а третья — делает вывод, логически следующий из первых двух. Например: Все люди смертны. Сократ — человек. Следовательно, Сократ смертен. Чтобы подняться на один уровень абстракции и обобщить идеи, сгруппированные дедуктивным методом, следует отталкиваться от последней из них. В результате получаем: «Так как Сократ — человек, он смертен».

Утверждение, несущее новую информацию, автоматически вызывает у читателя вопрос «Почему?» (или «Каким образом?», или «Для чего вы это говорите?»). Составитель документа обязан предусмотреть этот вопрос и ответить на него уровнем ниже. В своем ответе он снова сообщает читателю неизвестные ему факты, вызывая тем самым новые вопросы, ответы на которые опять-таки должны быть приведены уровнем ниже.

Всего существует четыре вида логических цепочек, в которые можно выстроить идеи одной группы: дедуктивный (главная идея, второстепенная идея и заключение); хронологический (первый, второй, третий); структурный (Бостон, Нью-Йорк, Вашингтон); сравнительный (первый по значимости, второй по значимости и т. д.). Выбранная вами последовательность отображает аналитический процесс, который вы использовали при группировке

к примеру, три объединенных раздела (каждый из которых построен из группы абзацев, а те — из предложений), и все они выражают единую мысль служебной записки, которая, в свою очередь, обобщает их.

Причина, по которой вы формируете раздел именно из этих трех абзацев, заключается в том, что вы видите между ними логическую связь: все они помогают выразить единую мысль раздела.

Теперь вы понимаете, насколько проще понять группу высказываний, когда вам сразу указывают рамки, в которых необходимо оценивать взаимосвязь между ними. В противном случае читатель воспринимает информацию в той последовательности, в какой она поступает. Поэтому следует заранее сообщить ему, что это за текст. Только тогда можно быть уверенным, что он знает, на что необходимо обратить внимание.

Есть и вторая, более распространенная причина неясного изложения мыслей, которую легче устранить. Речь идет о структуре

Однако нельзя сказать, что невозможно. Это все равно что осваивать клавиатуру компьютера: залог успеха — регулярные упражнения.

И здесь мы подходим к главной проблеме коммуникации: как совместить свою систему понятий с системой понятий собеседника.

Наиболее легко воспринимается текст, в котором вначале представлены общие, более абстрактные суждения, а потом уже второстепенные, которые поддерживают главные. Таким образом, идеальная структура документа складывается в форме пирамиды, где идеи2 взаимосвязаны и вертикально (то есть утверждение любого уровня обобщает идеи одной группы, расположенные ниже), и горизонтально (то есть идеи одной группы представляют собой в совокупности один логический аргумент)