Цитаты из книг автора «Барбара Минто»

вводная часть должна состоять из утверждений Главного Уровня. Благодаря этому читатель примерно за полминуты сможет уловить ход мыслей автора. И так как в остальной части документа поясняются утверждения, сделанные во введении, читатель может быть уверен, что никакие новые важные утверждения дальше в тексте не появятся и не удивят его. Следовательно, он может оценить, достаточно ли у него времени для прочтения всего документа. Если в течение первых 30 секунд ход мыслей понять невозможно, следует переписать документ заново.

классическая схема повествования — Ситуация, Развитие Ситуации, Вопрос, Ответ — позволяет убедиться, что вы и ваш читатель находитесь в одинаковых исходных условиях, прежде чем вы поведете его сквозь лабиринт своих рассуждений. Кроме того, эта схема позволяет вам четко определить утверждение, которое должно находиться на самом высшем уровне вашего документа, и оценить, сможете ли вы донести до читателя именно то, что хотели.

прежде чем приступить к письменному изложению мыслей, постройте их в форме пирамиды и проверьте на соответствие указанным правилам. Если хотя бы одно из этих правил не выполняется, значит, ваши рассуждения либо ошибочны, либо недостаточно развиты, либо идут не в той последовательности, которая позволяет читателю сразу уловить основную мысль. Обдумывайте свои идеи до тех пор, пока они не будут подчиняться всем трем правилам.

Лучше всего, если обобщающая идея дана в самом начале, а затем идет ее аргументация или детализация. Следует помнить, что слушатель (или читатель) может воспринимать предложения лишь в том порядке, в котором они ему приводятся. Как уже было сказано, он предполагает, что идеи, представленные вместе, логически взаимосвязаны. Если вы заранее не объясните, в чем заключается их взаимосвязь, а просто выскажете их все разом, он попытается сделать обобщения самостоятельно, и не факт, что они совпадут с вашими.

Просто вы столкнулись с магическим числом семь. Джордж Миллер в своей статье

Но в любом случае документ должен быть направлен на демонстрацию одной-единственной мысли — той, которая представлена на самом высоком уровне.

Когда вы делите целое на части, вы должны убедиться, что выделенные вами составляющие: Взаимно исключают друг друга. Взятые вместе, исчерпывающе характеризуют предмет. Этим признакам я дала аббревиатуру МЕСЕ (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive). Я уверена, что вы используете эту концепцию всякий раз, когда создаете организационную структуру компании (см. рис. 24). Рис. 24 Путем деления группы на элементы можно получить взаимоисключающие составляющие, которые в совокупности исчерпывающим образом характеризуют предмет «Взаимоисключение» означает, что в подразделении по производству предметов домашнего обихода не дублируются процессы, происходящие в подразделении по производству шин, а процессы подразделения по производству спортивного инвентаря отличны от процессов других подразделений. Иными словами, в структуре исключены какие-либо повторы. «Исчерпывающим образом» означает, что в компании Akron Tire and Rubber нет ничего такого, что не было бы представлено в трех вместе взятых подразделениях. То есть в описании ничего не упущено. Если вы должны описать какую-нибудь структуру, то можете быть уверены, что применение данных правил позволит сделать это наилучшим образом.

Изучая пособия по написанию отчетов, я обнаружила интересный факт:

Принцип пирамиды был разработан мной во время работы в McKinsey & Company, сначала в Кливленде, а затем

Итак, если в письме вы используете дедуктивный метод, то, как вы уже поняли, вторая идея должна уточнять субъект или предикат первой, а третья — начинаться словом «следовательно», представляя собой вывод из первых двух. Если же это метод индукции, идеи в рамках одной группы должны иметь что-то общее и заменяться родовым понятием, выраженным существительным во множественном числе