Цитаты из книг автора «Барбара Минто»

это два или три абзаца, которые образуют структуру, представленную на рис. 12. Ситуация и Развитие Ситуации обычно состоят из трех-четырех предложений (обычно этого достаточно). Примеры во вводной части излишни. Иногда бывает достаточно одного предложения: «В вашем письме от 15 января вы спрашивали меня о…». Чем чаще вы общаетесь с адресатом, тем короче вводная часть. Однако в ней должно быть достаточно информации, чтобы напомнить о Вопросе.

В большинстве документов дается ответ на один из четырех возможных вопросов Ситуация (Неоспоримые факты о предмете разговора) Развитие Ситуации (Далее происходит нечто, что вызывает вопрос) Вопрос Имеется задание, которое необходимо выполнить Что-то препятствует его выполнению Что следует предпринять? Имеется проблема Известно ее решение Что необходимо сделать для реализации решения? Имеется проблема Предлагается ее решение Правильное ли это решение? Были предприняты меры Меры не сработали Почему?

Развитие Ситуации, представленной во вводной части, не обязательно означает проблему в прямом смысле этого слова. Это развитие событий вашего рассказа, которое вызывает у читателя Вопрос.

Энергоинвест рассматривает возможность экспорта алюминия в Чехию. (Из служебной записки.) Системы здравоохранения разных стран находятся под давлением постоянно возрастающей нехватки ресурсов, и здравоохранительная система Ирландии не является исключением. (Из доклада.) Согласно данным археологов, артефакты, оставленные человеком за первые 2,5 млн. лет его развития, довольно однообразны: каменные орудия труда. (Из журнальной статьи.) Как и все люди, современные менеджеры являются продуктом своей собственной культуры. (Из книги.) В ответ на такие утверждения читатель обычно кивает головой и говорит: «Ну да. И что из этого?», или более вежливо: «Почему вы мне это рассказываете?» Такая реакция — сигнал, что можно переходить к Развитию Ситуации.

Особенность предложений, с которых начинается описание Ситуации, состоит в том, что они приводят в определенное время и место, закладывая основу для истории, которая последует дальше.

на новый вопрос, вытекающий из главного утверждения. Однако не стоит спешить. Это довольно частая ошибка — когда на Главном Уровне излагается информация, которая должна была быть описана еще в Ситуации или ее Развитии. Из-за этого вам приходится формулировать сложное и громоздкое дедуктивное утверждение. Поэтому в первую очередь следует написать вводную часть, что позволит сконцентрироваться на идеях нижних уровней. Предыстория ситуации должна быть описана обязательно во вводной части. Вы не можете просто взять и изложить читателю свои рассуждения, не предоставив ему фактический материал. В основной части документа должны содержаться только логически связанные идеи. Факты не могут выступать в их качестве, так как не являются результатом логических размышлений. Вводная часть должна содержать только ту информацию, которая уже известна читателю и при этом бесспорна. Иногда, конечно, сложно определить, знает ли читатель что-нибудь по этому вопросу. Попробуйте проверить ваши утверждения на ком-нибудь. Если с ними согласятся, тогда можно предположить, что и у читателя не возникнет сомнений. Следите за тем, чтобы во вводную часть не попала неизвестная читателю информация. И наоборот, в пирамиду рассуждений не включайте известную. Изложение ее на более низком уровне означает, что вы забыли о ней во вводной части. Это может привести к тому, что у читателя возникнет не тот вопрос, на который вы предполагали дать ответ. Для формулирования аргументов Главного Уровня лучше использовать метод индукции, а не дедукции. (Более подробно об этом вы можете прочитать в главе 5). Аргументация при помощи индуктивного метода воспринимается легче, так как не требует особых размышлений. Автору же, напротив, хочется изложить мысли в том порядке, в котором они у него появляются, а это в основном дедуктивный процесс. Но это вовсе не значит, что таким же образом они должны быть представлены читателю. В большинстве случаев их можно представить в индуктивной форме.

Начинайте все же с метода «сверху вниз». Как только вы выражаете свою идею на бумаге, она для вас становится настолько «родной», что вы уже не можете от нее отказаться. Даже если и возникает необходимость ее изменить, вы делаете это с большой неохотой. Следовательно, не торопитесь изложить сразу все свои мысли, полагая, что потом сможете откорректировать написанное. Уверяю, как только документ будет составлен, он более чем устроит вас, несмотря на сумбурность. Используйте Ситуацию как отправной пункт для вашей вводной части. Если вы знаете, о чем хотите рассказать во вводной части, то можете выстраивать ее элементы — Ситуацию, Развитие Ситуации, Вопрос и Ответ — в любом порядке, в зависимости от того, какого эффекта хотите добиться. Выбранный порядок задает документу определенный тон — для каждого документа свой. Но все же первой стоит обдумать Ситуацию: тогда далее будет проще определить ее Развитие и Вопрос. Никогда не опускайте вводную часть. Зачастую, принимаясь за написание документа, вы уже имеете четко сформулированное Главное Утверждение. Следовательно, и Вопрос, из которого оно следует, тоже очевиден. И что вы тогда делаете? Вы перескакиваете на Главный Уровень и начинаете отвечать

1. Пред­мет = Рас­хо­ды, свя­зан­ные с на­бо­ром тек­стов. 2. Во­прос = Яв­ля­ют­ся ли они слиш­ком вы­со­ки­ми? 3. От­вет = Да. 4. Си­ту­а­ция = Рас­хо­ды на на­бор­ные про­цес­сы яв­ля­ют­ся ос­нов­ной со­став­ля­ю­щей об­щих рас­хо­дов. 5. Раз­ви­тие Си­ту­а­ции = Не­из­вест­но, яв­ля­ет­ся ли их до­ля в об­щей сум­ме рас­хо­дов за­вы­шен­ной, но не ис­клю­че­но, что не­кон­ку­рен­то­спо­соб­ность обу­слов­ле­на имен­но этим. Во­прос (2) = Мож­но ли их сни­зить? От­вет (3) = Да, мож­но. 6. Но­вый Во­прос = Как? 7. Глав­ный Уро­вень = Ис­клю­чить не­нуж­ные эта­пы в про­цес­се на­бо­ра и под­нять зар­пла­ту ис­пол­ни­те­лям до уров­ня кон­ку­рен­тов.

Заполните верхний прямоугольник 1. Какой Предмет вы обсуждаете? 2. Какой у читателя имеется Вопрос относительно этого Предмета? 3. Каков Ответ на этот Вопрос? Проверьте согласованность вашего ответа со структурой вводной части 4. Какова исходная Ситуация? 5. Каково Развитие Ситуации? (2). Следуют ли отсюда ваш Вопрос и Ответ? Определите Главный Уровень 6. Какой Вопрос возникает у читателя далее? 7. Ваш Ответ основан на методе дедукции или индукции? Если это метод индукции, то какое родовое понятие необходимо выбрать для обобщения? Сформулируйте вспомогательные идеи 8. На данном уровне повторите диалог «вопрос-ответ». Нарисуйте прямоугольник. Он будет вершиной вашей пирамиды. Если вам уже известен обсуждаемый Предмет, впишите его в прямоугольник. Если нет, переходите к шагу № 2. Определите Вопрос (В). Попробуйте представить своего читателя. Кому адресован ваш документ и о чем читатель может спросить? Если вы это знаете, то сформулируйте Вопрос и переходите к шагу № 3. Если нет, переходите к шагу № 4. Напишите Ответ (О), если вы его знаете, или отметьте, что

При дедуктивном рассуждении порядок определен последовательностью аргументов; при описании причинно-следственных связей он будет хронологическим; при описании какой-либо структуры — привязан к последовательности описания; а разбиение на категории потребует перечисления в порядке значимости. Так как эти четыре вида действий — дедуктивное мышление, построение причинно-следственных связей, деление общей структуры на составляющие и разбиение на категории — это единственные аналитические действия, которые может выполнять человеческий ум, то лишь в таких последовательностях он и может выстраивать идеи.