Цитаты из книг автора «Барбара Минто»

логических размышлений. Вводная часть должна содержать только ту информацию, которая уже известна читателю и при этом бесспорна. Иногда, конечно, сложно определить, знает ли читатель что-нибудь по этому вопросу. Попробуйте проверить ваши утверждения на ком-нибудь. Если с ними согласятся, тогда можно предположить, что и у читателя не возникнет сомнений. Следите за тем, чтобы во вводную часть не попала неизвестная читателю информация. И наоборот, в пирамиду рассуждений не включайте известную. Изложение ее на более низком уровне означает, что вы забыли о ней во вводной части. Это может привести к тому, что у читателя возникнет не тот вопрос, на который вы предполагали дать ответ. Для формулирования аргументов Главного Уровня лучше использовать метод индукции, а не дедукции. (Более подробно об этом вы можете прочитать в главе 5). Аргументация при помощи индуктивного метода воспринимается легче, так как не требует особых размышлений. Автору же, напротив, хочется изложить мысли в том порядке, в котором они у него появляются, а это в основном дедуктивный процесс. Но это вовсе не значит, что таким же образом они должны быть представлены читателю. В большинстве случаев их можно представить в индуктивной форме.

Начинайте все же с метода «сверху вниз». Как только вы выражаете свою идею на бумаге, она для вас становится настолько «родной», что вы уже не можете от нее отказаться. Даже если и возникает необходимость ее изменить, вы делаете это с большой неохотой. Следовательно, не торопитесь изложить сразу все свои мысли, полагая, что потом сможете откорректировать написанное. Уверяю, как только документ будет составлен, он более чем устроит вас, несмотря на сумбурность. Используйте Ситуацию как отправной пункт для вашей вводной части. Если вы знаете, о чем хотите рассказать во вводной части, то можете выстраивать ее элементы — Ситуацию, Развитие Ситуации, Вопрос и Ответ — в любом порядке, в зависимости от того, какого эффекта хотите добиться. Выбранный порядок задает документу определенный тон — для каждого документа свой. Но все же первой стоит обдумать Ситуацию: тогда далее будет проще определить ее Развитие и Вопрос. Никогда не опускайте вводную часть. Зачастую, принимаясь за написание документа, вы уже имеете четко сформулированное Главное Утверждение. Следовательно, и Вопрос, из которого оно следует, тоже очевиден. И что вы тогда делаете? Вы перескакиваете на Главный Уровень и начинаете отвечать на новый вопрос, вытекающий из главного утверждения. Однако не стоит спешить. Это довольно частая ошибка — когда на Главном Уровне излагается информация, которая должна была быть описана еще в Ситуации или ее Развитии. Из-за этого вам приходится формулировать сложное и громоздкое дедуктивное утверждение. Поэтому в первую очередь следует написать вводную часть, что позволит сконцентрироваться на идеях нижних уровней. Предыстория ситуации должна быть описана обязательно во вводной части. Вы не можете просто взять и изложить читателю свои рассуждения, не предоставив ему фактический материал. В основной части документа должны содержаться только логически связанные идеи. Факты не могут выступать в их качестве, так как не являются результатом

Утверждение, несущее новую информацию, автоматически вызывает у читателя вопрос «Почему?» (или «Каким образом?», или «Для чего вы это говорите?»). Составитель документа обязан предусмотреть этот вопрос и ответить на него уровнем ниже. В своем ответе он снова сообщает читателю неизвестные ему факты, вызывая тем самым новые вопросы, ответы на которые опять-таки должны быть приведены уровнем ниже. И так до тех пор, пока автор не дойдет до утверждения, к которому, на его взгляд, больше не возникнет вопросов. Читатель, конечно, не обязан соглашаться с приведенной аргументацией; главное то, что он четко прослеживает мысль автора. Если автор уверен, что достиг этой цели, то может переходить обратно к Главному Уровню, чтобы продолжить свои объяснения по основному Вопросу, расположенному в самом верхнем прямоугольнике.

Теперь вы понимаете, насколько проще понять группу высказываний, когда вам сразу указывают рамки, в которых необходимо оценивать взаимосвязь между ними. В противном случае читатель воспринимает информацию в той последовательности, в какой она поступает.

С = В предыдущем отчете мы говорили, что в вашей компании существует проблема неполной загрузки мощностей. РС = Вы ответили, что эта проблема временная, так как ваш конкурент собирается вскоре уйти из этого бизнеса. Вы попросили нас исследовать данный вопрос. Мы закончили наше исследование. В = (Что вы обнаружили?) О = Исследование показывает, что вскоре у вас появятся еще более серьезные проблемы с загрузкой мощностей. Схематично это можно представить так: С = Мы сообщили вам Х. РС = Вы попросили нас исследовать Y, что мы и проделали. В = Что вы обнаружили? Надеюсь, что, прочитав данную главу, вы поняли, насколько важно продумать структуру вводной части. Как было показано, хорошее введение не только привлекает и удерживает внимание читателя, но и упрощает восприятие информации. Любую ситуацию можно истолковать по-разному. Повествовательная форма придает убедительность той интерпретации, которую выбрал составитель документа, и удерживает читателя от иной. Благодаря простой констатации фактов читатель не склонен оспаривать идеи автора. Кроме того, повествовательная форма подчеркивает заботу автора о читателе, для которого он старается как можно яснее описать ситуацию.

Повествовательная форма придает убедительность той интерпретации, которую выбрал составитель документа, и удерживает читателя от иной. Благодаря простой констатации фактов читатель не склонен оспаривать идеи автора. Кроме того, повествовательная форма подчеркивает заботу автора о читателе, для которого он старается как можно яснее описать ситуацию.

Указания и распоряжения (Что мы должны сделать? Как мы должны это сделать?) Согласование (Стоит ли нам это делать?) Пояснения (Как мы должны это сделать?) Выбор решения из ряда альтернативных (Что из этого мы должны сделать?)

в них обычно дается ответ на один из четырех вопросов: Что мы должны сделать? Как мы должны это сделать / это сделаем / это сделали? Стоит ли нам это делать? Почему это произошло?

основные правила составления вводной части: Введение должно выполнять функцию напоминания, а не представления новой информации. Это значит, что в нем необходимо избегать положений, которые придется доказывать. Введение всегда должно состоять из трех элементов, изложенных в повествовательной форме. Это Ситуация, Развитие Ситуации и Решение. В больших документах необходимо давать еще и пояснения относительно их структуры. Первые три элемента не обязательно размещать в классической последовательности Ситуация — Развитие Ситуации — Решение, но в любом случае все они должны присутствовать. Объем вводной части зависит от читателя и предмета. Во вводную часть должна войти информация, которая позволит читателю понять, о чем пойдет речь дальше: предыстория проблемы, ваша роль в данной истории, какие-либо предварительные исследования, определение терминов, предположения. На основе этих элементов и должно быть выстроено повествование. Я думаю, вы уже поняли, что опорным пунктом вашего документа является Вопрос, формулируемый в самом начале. Он должен быть один. Если их несколько, то они должны быть объединены.

это два или три абзаца, которые образуют структуру, представленную на рис. 12. Ситуация и Развитие Ситуации обычно состоят из трех-четырех предложений (обычно этого достаточно). Примеры во вводной части излишни. Иногда бывает достаточно одного предложения: «В вашем письме от 15 января вы спрашивали меня о…». Чем чаще вы общаетесь с адресатом, тем короче вводная часть. Однако в ней должно быть достаточно информации, чтобы напомнить о Вопросе.