Должностной и численный составы службы кадров (службы управления персоналом)

Должностной и численный составы службы зависят от многих факторов, включающих масштаб организации, общее количество работников, текучесть кадров, объемы работы по управлению персоналом и документированию трудовых отношений.

Установить необходимое количество работников службы можно с помощью метода расчета явочной численности.

Формулы расчета явочной численности приведены в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров (утв. Постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР от 14 ноября 1991 № 78).

Этот метод основан на вычислении общей трудоемкости всех видов нормируемых и ненормируемых работ, выполняемых структурным подразделением за год, и последующим делением этого показателя на полезный фонд рабочего времени одного работника за год.

Нормируемые работы – это те операции, для которых рассчитаны и установлены нормативы времени. Они приведены в указанном выше сборнике и исчисляются в человеко-часах.

Ненормируемые, соответственно, – это те операции, для которых установленных норм нет.

Для ненормируемых работ нормы могут быть рассчитаны самой организацией с помощью таких оргпроектных методов, как фотография и самофотография рабочего дня.

Фотография и самофотография представляют собой таблицы, в которые самим работником или наблюдающим вносятся следующие показатели: вид работы – начало – окончание – длительность (в часах) – объем или норма выработки.

Эти таблицы позволяют высчитать средний показатель трудоемкости каждого ненормируемого вида работ. Кроме того, они содержат объем выполняемых нормируемых работ, который необходим для расчета их годовой трудоемкости.

Годовая трудоемкость нормируемых работ определяется по формуле:

где Т_н – годовая трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч;

Н_bphj – нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч;

V₁ – объем конкретного вида работы, выполняемой за год;

i = 1, 2…, n – виды выполняемых работ.

То есть для каждого вида нормируемой работы рассчитывается годовая трудоемкость, а потом эти показатели суммируются.

Нормы времени в этой формуле рассчитываются с помощью коэффициента, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий и самофотографий рабочего времени работников «К» принимается равным 8 % на выполнение единицы нормируемой работы:

где Н_вp – нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч;

T_оп – норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, чел.-ч.

Годовая трудоемкость ненормируемых работ, то есть не предусмотренных сборником определяется по формуле:

где Т_нн – годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником, чел.-ч;

Н_врмj – нормы времени на выполнение работ, не предусмотренных сборником и установленных на основе нормативов, рассчитанных самой организацией, чел.-ч;

V_j – годовой объем работ, не предусмотренный сборником;

j = 1, 2…, m – виды работ.

Так же как и для нормируемых работ, для каждого вида ненормируемой работы рассчитывается годовая трудоемкость, а потом эти показатели суммируются.

Общая годовая трудоемкость всех видов работ рассчитывается по формуле:

где Т_о – общая трудоемкость работ.

Численность работников, необходимая для выполнения работ по комплектованию и учету кадров (Ч), исчисляется по формуле:

где Ч – численность работников, чел.;

Ф_п– полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах.

В сборнике указывается, что Ф_п принимается в среднем равным 1910 ч. Однако этот показатель может незначительно отличаться, так как зависит от количества рабочих дней в году.

Метод расчета явочной численности является трудоемким и может иметь некоторую погрешность, так как не всегда удается отследить весь объем работ кадрового структурного подразделения.

Альтернативой при расчете количества работников кадровых служб может быть применение нормативов предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти, утвержденных Постановлением Минтруда России от 5 июня 2002 г. № 39.

Несмотря на то, что этот правовой акт разработан для федеральных органов исполнительной власти, коммерческие организации могут применять его в качестве рекомендательного.

Должностной состав службы определяется руководством организации в соответствии с теми задачами, которые на нее возлагаются.

При наименовании должностей специалистов службы кадров работодатель может опираться на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также на Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом.

Обязательность применения этих нормативно-методических документов предусмотрена только для отдельных должностей и профессий, если с выполнением работ по ним связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, установленных в правовых актах РФ (ст. 57 ТК РФ).

В остальных случаях работодатель может сам выбирать наименование должностей. Вместе с тем нельзя забывать, что работа специалистов, как правило, регламентируется на локальном уровне должностными инструкциями, составлять которые необходимо, опираясь на типовые квалификационные характеристики и должностные обязанности, приведенные в квалификационном справочнике и профессиональных стандартах.

Руководители и специалисты кадровой службы

Должности работников в сфере кадровой деятельности и деятельности по управлению персоналом делятся на три категории – руководители, специалисты и другие служащие (технические исполнители).

В основном эти виды деятельности обеспечиваются руководителями и специалистами.

В соответствии с ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов) к категории «Руководители» относятся следующие должности:

– заведующий отделом (по управлению кадрами и трудовыми отношениями) (код 22046);

– начальник отдела (управления кадрами и трудовыми отношениями) (код 24696);

– менеджер по персоналу (код 2403).

К категории «Специалисты» относятся следующие должности:

– инженер по подготовке кадров (код 22675);

– инспектор по кадрам (код 22956);

– специалист по кадрам (код 26583);

– техник по труду (код 27072);

– экономист по труду (код 27755).

Должность табельщика (код 26904) относится к категории «Другие служащие».

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих содержит следующие квалификационные характеристики должностей руководителей и специалистов, связанных с деятельностью по кадровому обеспечению и управлению персоналом:

1) заместитель директора по управлению персоналом;

2) начальник отдела кадров;

3) начальник отдела подготовки кадров;

4) начальник отдела организации и оплаты труда;

5) начальник отдела социального развития;

6) менеджер по персоналу;

7) инженер по организации труда;

8) инженер по подготовке кадров;

9) инспектор по кадрам;

10) специалист по кадрам;

11) техник по труду;

12) экономист по труду.

Первые 6 должностей относятся к категории «Руководители», следующие должности – к категории «Специалисты».

Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом построен по принципу выделения обобщенных трудовых функций и формулировки возможных названий должностей для работников, выполняющих эти функции. Поэтому в стандарте нет деления на категории, однако есть отсылка к аналогичным должностям классификатора (ОКПДТР).

Стандарт содержит описание трудовых функций следующих руководителей и специалистов по кадрам и управлению персоналом:

– вице-президент по управлению персоналом;

– директор по персоналу;

– директор по управлению персоналом;

– заместитель генерального директора по управлению персоналом;

– руководитель структурного подразделения;

– начальник структурного подразделения;

– специалист по кадровому делопроизводству;

– специалист по документационному обеспечению работы с персоналом;

– специалист по документационному обеспечению персонала;

– специалист по подбору персонала;

– специалист по оценке и аттестации персонала;

– специалист по развитию и обучению персонала;

– специалист по развитию карьеры персонала;

– специалист по нормированию и оплате труда;

– специалист по организации и оплате труда;

– специалист по компенсациям и льготам;

– специалист по социальным программам;

– специалист по работе с представительными органами работников;

– специалист по корпоративной социальной политике.

Требования к кадровым специалистам, квалификационные характеристики кадровых специалистов

Требования к конкретным должностям кадровых специалистов закреплены на нескольких уровнях.

К первому уровню относятся государственные нормативно-методические документы, содержащие описание должностей. В разных правовых актах это описание содержит разную информацию.

Квалификационные характеристики должностей, приведенные в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, включают требования к должностным обязанностям, знаниям специалиста, к образованию и стажу работы.

Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом содержит более развернутую информацию. Для групп должностей, выполняющих различные виды деятельности по кадровому обеспечению и управлению персоналом в соответствии с функциональной картой, определяются уровень квалификации, требования к образованию и обучению, требования к опыту практической работы, основные трудовые функции и трудовые действия для каждой функции, а также знания и умения, необходимые для выполнения этих действий.

В соответствии со статьей 195.3 ТК РФ, если требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, установлены Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, применение Профстандарта в части указанных требований является для работодателей обязательным.