Цитаты из книги «Фокус: Достижение приоритетных целей»

Планированием дня следует заниматься, когда уже составлена программа на неделю.

Помните: главное — ставить на первое место то, что этого действительно заслуживает. Многие поступают иначе: второстепенное выдвигают на первый план, а значимое откладывают. Они понимают, что пренебрегают своим здоровьем, семьей, целостностью личности, но их затягивает компьютерная программа или социальное окружение, которые буквально отнимают у них все то, что действительно важно.

Помните: техника — это слуга, а не хозяин. Не становитесь ее рабом, не позволяйте ей себя контролировать. Если она не нужна, научитесь ее отсоединять. Если я обедаю со своей семьей, то отключаю телефон.

Рассмотрим отдельные элементы «франклиновского» органайзера. Первый из них — «Помесячный календарь» на весь год. Если вы посмотрите в органайзер, то увидите, что все 12 месяцев представлены только в таком виде: предыдущий месяц, текущий месяц и последующий месяц. Что же касается календаря на год, то он позволяет увидеть все месяцы одновременно, охватить их одним взглядом. Можно планировать мероприятия на все 12 месяцев вперед. За «Помесячным календарем» идет «Перечень основных задач». Эта страница помогает справляться со стрессом. Здесь вы фиксируете все задачи, которые предстоит решить за текущий месяц, хотя конкретного дня пока еще не выбрали.

Нужно приспособить их для себя, сделать так, чтобы они приносили максимальную пользу именно вам.

Во-первых, это возможность интеграции. Сегодня мы располагаем множеством средств: бумажными носителями, портативными и настольными компьютерами, программой Outlook, сотовыми телефонами, которые также позволяют работать с электронной почтой и находиться в режиме онлайн. Все эти возможности должны давать единую картину.

Вот что написано в журнале Harvard Business Review в статье «Опасайтесь занятого менеджера»: 90% менеджеров не могут сосредоточиться на ключевых целях организации или увлечься ими, поскольку не могут отличить безумной гонки от конструктивных действий.

Ощущение волшебства возникает, когда в одиночестве вы составляете план, в котором учтены все «крупные камни», и он соответствует вашим ценностям, ролям и целям.

Знаете, в чем заключается основная проблема? Она не в других людях, а в нас самих. Ситуация развивается следующим образом. Вы составляете список дел и готовы к ним приступить. Вы смотрите на пункт А1 и говорите себе: «О господи, этот зануда отнимет у меня час времени. Займусь-ка я лучше А2. Нет, лучше начну с А3». Так за три секунды вы доходите до пункта В12: «Позвонить Скотту насчет тенниса». Вы берете трубку, набираете номер и начинаете: «Привет, Скотти. Что новенького? Ты хочешь поиграть в теннис? На этой неделе я не могу. Давай в следующую пятницу? Хорошо? Ну, пока». Вы даете отбой. Выполнен один из пунктов плана. Таким же образом проходит весь день, и что в итоге остается в списке? А1, А2, А3 — все то, что вы считали особенно важным. Вы пожертвовали этими пунктами ради развлечений, несложных дел или дружеских отношений. Сначала заниматься тем, что полегче, — опасная ловушка. Серьезная ловушка. Это может казаться привлекательным, но содержит в себе опасность.

Теперь, разобравшись с планированием на неделю, мы уже изменили первую часть проблемы — обозначили приоритеты. И сейчас, планируя отдельные дни и распределяя время, я не упускаю из виду «крупные камни». Мой перечень дел реален. Весь день расписывать не нужно. Если из восьми часов рабочего дня три часа занимают встречи, не стоит как-то заполнять оставшиеся пять часов. Практика показывает, что мы можем планировать не более 65% имеющегося у нас времени. Наши планы не должны выходить за указанные границы. Это предел. Если работа (например, координаторов в отделе обслуживания клиентов) подразумевает контакты с людьми, заранее распределить можно еще меньше времени. Известно, что у специалистов, занимающихся такого рода деятельностью, на разговоры уходит 50% времени.