1) проанализировать с максимально возможной точностью текущее состояние компании с целью определить, выполнения каких функций ей не хватает и каким уделено недостаточно внимания; обычно анализ не является сложным, так как при неверной структуре компании многие вполне конкретные функции либо не выполняются вообще (так как отделам, которым они предписаны, не хватает времени и умений, чтобы заниматься совершенно посторонними делами), либо выполняются недостаточно тщательно и точно (например, из-за чрезмерных объемов работ, необходимых для выполнения какой-либо функции). Так, например, если в компании существует хорошо развитая транспортная служба, нелогично было возлагать всю ответственность за эту службу, например, на секретаря или финансового директора, тогда как ответственность за один служебный автомобиль в небольшой компании довольно часто лежит на плечах секретаря (выполняющего, кстати, и обязанности офис-менеджера);

2) проанализировать цели компании и определить цели и желаемые следствия изменений в структуре компании и административно-хозяйственного отдела;

3) выявить влияние специфики компании на функциональные направления и цели административно-хозяйственного отдела;

4) определить все моменты в структуре и специфике компании или штате сотрудников, которые так или иначе могут помешать процессу реализации поставленных целей;

5) выполнить подсчеты, способные показать, насколько выгодно для компании выполнять какие-либо работы силами штатных сотрудников либо с помощью привлечения сторонних служб и организаций;

6) определить оптимальную форму реализации каждой востребованной функции (т. е. назначить ответственным за нее одного сотрудника, отдел, службу и т. д.);

7) определив ответственного за выполнение некоторой функции сотрудника (отдел, службу и т. д.) и его должность, решить все вопросы, связанные с подчиненностью этой должности.

От специфики и размера конкретной компании зависит важность тех или иных функций. Так, например, список обязанностей, которые должен выполнять администратор административно-хозяйственного отдела в банковских учреждениях, подчеркивает важность своевременной замены ламп накаливания («дневного света») в осветительных приборах в помещении банка (при этом остальные указанные обязанности администратора АХО – исключительно контролирующие). Список же должностных обязанностей администратора АХО в небольших коммерческих организациях (со штатом около 30 человек) может включать в себя и открытие и закрытие магазина, и инкассирование денежных средств (т. е. в данном случае администратор АХО заменяет собой целую курьерскую службу), и взаимодействия с охранными структурами (как правило, в такого рода небольших компаниях контакты с государственными и муниципальными контролирующими органами и арендодателями осуществляет руководитель компании).

Как правило, в малого и среднего размера компаниях административно-хозяйственный отдел вполне успешно справляется со всеми своими обязанностями (обычно в обязанности небольших компаний входят большей частью функции первой, второй и третьей групп из представленного выше списка). По статистике, наибольшее количество нареканий со стороны сотрудников компаний вызывает невыполнение таких обязанностей АХО, как организация приемлемых рабочих мест и своевременное и качественное выполнение заявок (особенно когда они делаются не в строгой письменной форме) на мелкий ремонт какого-либо технического оборудования. Обратим более пристальное внимание на два этих проблемных вопроса.

И руководство компании, и администратор АХО нередко забывают о требованиях к рабочим местам любых сотрудников, так как даже при плановом расширении штата компании выделение рабочих мест новым сотрудникам решается, аврально, без подсчетов и разработок на «бумаге». Однако рабочее место, не удовлетворяющее требованиям эргономики, отрицательно влияет на производительность труда сотрудника. В частности, не всегда администратор административно-хозяйственного отдела или руководитель компании обращает внимание на требование выделять как минимум 4 квадратных метра площади на каждого сотрудника в помещении (это значение определяет максимально возможное количество месте в каждом помещении) и на необходимость обеспечения каждого сотрудника достаточным для него освещением. Между тем, существуют вполне определенные нормы эргономики, характеризующее удобное и безопасное рабочее место. Так, эргономические нормы для освещения в рабочем помещении составляют не более 6 метров глубины офисных помещений для получения достаточного количества естественного освещения; эргономически оптимальным для наименьшей утомляемости является совмещение естественного и искусственного освещения, однако от ламп «дневного света» следует отказаться, так как их периодические мерцание с частотой 50 Гц негативно воздействует на зрение и нервную систему, тогда как галогенные лампы гораздо более безопасны. Также большое значение имеет рабочий стол сотрудника; размер столешницы рабочего стола не меньше 1 квадратного метра, причем наиболее эргономичной считается угловая криволинейная форма столешницы (однако не слишком закругленная и не изогнутая под прямым углом), сидя за таким столом, человек может спокойно дотянуться до документов, канцелярских принадлежностей и прочее, не наклоняясь слишком сильно и не рискуя травмировать позвоночник; высота стола (от уровня пола до столешницы), согласно европейским нормам, должна быть равна 74 см; при этом различные шкафчики, навесные полки, тумбы и выдвижные ящики должны быть расположены «на расстоянии вытянутой руки» от сидящего человека – так, чтобы до них можно было бы дотянуться. Значение имеют даже цвета, использованные в дизайне помещения: так, теплые и мягкие желтый и коричневый цвета считаются стимулирующими умственную деятельность, поэтому их рекомендуют использовать в дизайне рабочих офисных помещений; тогда как неяркий холодный зеленый цвет дает отдых глазам и помогает расслабиться, поэтому он рекомендован для использования в дизайне комнат для отдыха. Другие эргономические требования для рабочих помещений – это хорошая вентиляция, обеспечивающая постоянный приток чистого свежего воздуха, и температура воздуха в помещениях около 20 градусов (это значение признано оптимальным для нормальной работоспособности человека). Считается, что соблюдение всех норм эргономики увеличивает производительность труда сотрудника компании до 30 % за счет меньшей траты времени и меньшей утомляемости, кроме того, соблюдение этих норм благотворно сказывается на состоянии здоровья сотрудников. Кроме того, рабочее место многих сотрудников должно подразумевать наличие дополнительной мебели, оборудования или инвентаря. Так, рядом с рабочим столом главного бухгалтера следует предусмотреть установку сейфа, а рабочее место работника лаборатории требует лучшего и более удобного, чем для большинства других сотрудников, освещения.

Собственно, в обязанности администратора административно-хозяйственного отдела входит также создание и поддержка базы данных поставщиков оборудования и мебели (разумеется, база должна содержаться в актуальном состоянии). В случае, если такая база отсутствует и создание ее не входит в планы руководителя АХО, каждый раз при организации рабочего места нового сотрудника ему придется тратить немало времени на поиски приемлемой продукции и ее поставщиков.

Проблема с невыполнением подаваемых сотрудниками заявок на мелкий ремонт обычно по-своему решается в каждой компании (иногда руководство на это просто «закрывает глаза»). Однако у этой проблемы уже есть решение, не требующее особых вложений со стороны руководства компании. С целью решения вопроса о заявках на мелкий ремонт заводят специальный журнал (электронная база данных является лучшим вариантом, так как позволяет более легко и быстро систематизировать необходимую информацию). Контроль над журналом (т. е. отслеживание поступления и выполнения заявок) осуществляет сам администратор административно-хозяйственного отдела либо какой-то другой сотрудник, назначенный ответственным за этот журнал (однако администратору АХО все же придется следить за работой этого сотрудника, так как в конечном итоге ответственность за своевременное проведение мелких ремонтов лежит на нем). Следить за качеством выполнения заявки, как правило, приходится заявителю, он же и обязан сообщать о выполнении поданной им заявки. Обычно сотрудников, несущих ответственность за выполнением заявки на ремонт, необходимо стимулировать к требуемым скорости и качеству работы. Серьезные задержки в выполнении заявки (в оптимальном варианте подачи заявления заявитель должен указывать также желательный срок исполнения) должны приводить к штрафным санкциям в отношении ответственного за выполнение мелкого ремонта. Чтобы пресечь возможные необоснованно завышенные требования к ответственному за выполнение мелкого ремонта, можно установить вполне конкретные нормы для выполнения заявок. Пополнения этого списка можно производить при возникновении прецедента, учитывая, однако, не только важность, но и сложность проделываемых работ. Например, поломку дверного замка следует устранять в тот же день, когда поступила заявка на ремонт (в противном случае эта поломка может грозить, например, группой запертых в рабочем помещении сотрудников или простоем работы отдела, если сотрудники не смогут войти в кабинет следующим утром); замены ламп (как верхнего освещения, так и в настольных лампах) также следует проводить в как можно более короткие сроки (особенно если прецедент произошел осенью или зимой, когда длина светового дня невелика, и плохая освещенность может негативно отразиться как на работоспособности, так и на здоровье сотрудников); ремонт сантехники и внутренних коммуникаций также является делом, не терпящим отлагательства, тогда как, например, установка новых полок, вешалок, крючков и пр. может быть отложена на 3–4 дня, особенно если в журнале заявок обозначены более важные и срочные дела. Разумеется, на содержание этого списка должны влиять и специфика, и размер компании, и то, насколько возможно произвести мелкий ремонт силами штатных сотрудников административно-хозяйственного отдела, поэтому общего варианта списка здесь быть не может.

В обязанности администратора входит также обеспечение безопасного труда сотрудников компании. Разумеется, это обеспечение производится не прямым путем (даже в маленьких компаниях, где весь АХО – это единственный сотрудник в должности завхоза, обязанности административно-хозяйственного отдела не включают в себя работу охранником), а косвенно: например, через принудительное страхование жизни и здоровья сотрудников (если их работа связана с риском для жизни). Также административно-хозяйственный отдел обязан обеспечивать в помещениях компании противопожарную безопасность и контролировать выполнение санитарных норм.

Из написанного выше становится понятно, что, как правило, задачи администратора АХО – чисто управленческие, т. е. основные его обязанности:

1) создание способной работать слаженно «команды», включающей в себя различные специальные службы, офис-менеджеров, бригаду специалистов, разнорабочих и т. д.;

2) контроль над работой служб, входящих в АХО, и отдельных его сотрудников с целью выполнения обеспечения нормального, бесперебойного функционирования компании;

3) выполнение конкретных требований и задач, поставленных руководством компании (например, контроль над установкой и поддержкой в рабочих цехах новых автоматизированных станков) и, как правило, направленных на рационализацию работы компании.

В компаниях, в которых существует действительно административно-хозяйственный отдел (численностью большей, чем 1 сотрудник), администратор АХО выполняет контролирующие функции, отслеживая выполнение работы другими сотрудниками и службами, так как в конечном итоге ответственность за исполнение всех необходимых для компании функций административно-хозяйственного отдела лежит на администраторе. Например, даже если в компании есть сотрудник, контролирующий уборку офисных помещений, администратор АХО должен, в свою очередь, отслеживать качество работы этого сотрудника.

Итак, функции администратора административно-хозяйственного отдела зависят от штата компании и самого АХО (когда в административно-хозяйственный отдел входит только один сотрудник, все обязанности приходится выполнять ему, тогда как обычно функции руководителя АХО – контролирующие) и могут варьироваться в зависимости от специфики и целей компании. Все функции административно-хозяйственного отдела можно разделить на 6 групп:

1) обеспечение нормальной деятельности;

2) работа с документами;

3) эксплуатация территорий, помещений, построек;

4) организационные работы;

5) взаимоотношения с другими организациями;

6) донесение информации до сотрудников компании.

Каждая из этих групп делится на несколько подгрупп, каждая из которых включает в себя определенный ряд работ. Также администратор административно-хозяйственного отдела должен уделять внимание структуре своего отдела и вносить в нее соответствующие изменения при расширении АХО. Таким образом, администратор АХО обязан следить за множеством процессов, происходящих в любой компании, от контроля над закупкой канцелярских принадлежностей до обеспечения рационального и безопасного труда сотрудников.