1.2. Функции, которые выполняет администратор АХО

Обязанности администратора административно-хозяйственного отдела различаются между собой в зависимости от размера компании и штата АХО, а также в зависимости от того, какие еще должности включает в себя должность администратора АХО в каждом конкретном случае.

Так, в небольших компаниях, где функции всего административно-хозяйственного отдела выполняют обычно руководитель компании и секретарь, хозяйственных проблем обычно возникает немного. Как правило, на плечи секретаря ложатся все заботы по обеспечению офиса канцелярскими (и прочими из разряда необходимых) товарами и закупке расходных материалов. Иногда секретарь отвечает и за своевременную и качественную уборку помещений офиса. Более масштабные проблемы (например, ремонт офиса, замена оборудования и мебели, подключение телефонов и т. д.) обычно решает руководство компании, таким образом, фактически принимая на себя обязанности администратора административно-хозяйственного отдела. Офисы у таких небольших компаний обычно имеют довольно маленький метраж, что существенно уменьшает объемы работы, которую приходится выполнять для поддержания порядка на всей площади офиса. Более того, существенной части проблем, связанной с арендой офиса, можно избежать, если арендовать помещение в офисном центре со специальной службой эксплуатации, которая возьмет на себя контакты с государственными, муниципальными и коммунально-эксплуатационными органами.

Фактически смысл в существовании административно-хозяйственного отдела появляется в компаниях, штат сотрудников которых превышает 30 человек, причем функции всего этого отдела обычно исполняет только один сотрудник (обычно он носит должность завхоза или офис-менеджера). Этому человеку приходится выполнять все функции АХО (разумеется, без учета тех, что связаны с какими-либо дополнительными структурами и помещениями, появляющимися обычно в более крупных компаниях), т. е. буквально работу каждого сотрудника аналогичного отдела в большей компании. Такой сотрудник работает как грузчик, электрик, специалист по теплосетям, ремонтник, телефонист и т. д. Он вынужден составлять все сметы, содержать базы данных и архивы и даже заниматься снабжением офиса всем необходимым (канцелярскими принадлежностями, едой, питьевой водой и пр.). Однако далеко не всегда в таких, относительно небольших, компаниях существуют должностные инструкции, которые бы указывали каждому из сотрудников его обязанности, поэтому список функций может варьироваться в каждом конкретном случае.

В компаниях, штат сотрудников которых достигает 100 человек, одному человеку становится слишком трудно контролировать все, что происходит в офисе (которых может быть уже несколько, причем находиться они могут довольно далеко друг от друга). Только в таких компаниях начинает действительно функционировать административно-хозяйственный отдел, так как в меньших все его функции выполняет обычно один человек. Для компании со штатом около 100 человек в АХО должно входить не менее 3-ех сотрудников: офис-менеджер (отвечает за своевременную закупку качественных канцелярских принадлежностей и расходных материалов и контролирует работу обслуживающего персонала, т. е. секретарей, уборщиц, курьеров и т. д.), «завхоз» (сотрудник, на плечи которого ложится решение всех хозяйственных проблем, своевременный ремонт офиса, ремонт или установка технического оборудования и мебели и т. д.) и собственно администратор (руководитель) АХО. В обязанности администратора входит контроль над нормальным функционированием офиса (т. е. контроль над текущим состоянием офиса и прочих территорий, зданий и помещений компании, принятие решений о проведении капитального или косметического ремонта и его планирование и т. д.), контакты с государственными и муниципальными службами и договоры с обслуживающими организациями и поставщиками товаров, необходимых для бесперебойного функционирования офиса. Составление смет расходов также входит в обязанности администратора АХО; причем в его обязанности входит не просто подписать договор и распланировать ремонт офиса, но и найти оптимальный вариант, когда при наименьшей возможной трате денежных средств достигается наибольшее возможное качество проделываемой работы или закупаемых товаров. Если же у компании есть несколько помещений, то обычно административно-хозяйственный отдел включает в себя минимум одного сотрудника для каждого из объектов (как правило, в должности офис-менеджера).

В компаниях со штатом, превышающим 300 человек, административно-хозяйственный отдел обычно уже имеет форму развитой разветвленной структуры. Помимо обязательной группы офис-менеджеров, которая отвечает за нормальное функционирование каждого рабочего помещения, принадлежащего компании, в АХО входит собственная бригада специалистов (электрик, сантехник, специалист по теплосетям, грузчики и т. д.), выполняющая ряд необходимых хозяйственных работ: срочные и плановые ремонты технической аппаратуры и коммуникаций, проведение профилактических работ и т. д. Эта бригада также может использоваться для иных, более мелких хозяйственных работ на каких-либо объектах компании (ремонт и сборка мебели, установка ламп в осветительных приборах, утепление окон и т. д.). Нередко администратор административно-хозяйственного отдела в компаниях такого размера находится в должности заместителя генерального директора; в его обязанности входит координация работы АХО и контроль над ее выполнением, а также учет хозяйственно-финансовых операций и ведение документооборота и архивов.

Наконец, в компаниях, штат сотрудников которых составляет более 600–700 человек, административно-хозяйственный отдел имеет собственный штат порядка 30 сотрудников. Здесь АХО выполняет ряд всевозможных работ, обеспечивающих бесперебойное функционирование компании: снабжение офисов всем необходимым для нормальной работы сотрудников, обслуживание технической аппаратуры и различных коммуникаций, эксплуатацию различных объектов компании, ремонт аппаратуры и помещений; административно-хозяйственный отдел также периодически проводит инвентаризацию собственности компании и учет всех проводящихся хозяйственно-финансовых операций. Разумеется, администратор АХО в компаниях такого размера уже не должен самостоятельно выполнять множество мелких хозяйственных работ; в его обязанности входит налаживание и поддержание связей как с государственными и муниципальными контролирующими органами, так и с сотрудниками административно-хозяйственного и прочих отделов компании.

Если систематизировать административно-хозяйственные функции (т. е. все те, за выполнение которых отвечает администратор АХО), то все их можно разбить на шесть групп:

1) обеспечение нормальной деятельности (т. е. все те функции, невыполнение которых создает существенные помехи работоспособности сотрудников компании):

а) своевременное снабжение канцелярскими принадлежностями;

б) снабжение расходными материалами;

в) снабжение офисным инвентарем;

г) снабжение хозяйственными товарами;

д) поддержание в рабочем состоянии офисного технического оборудования, мебели, коммуникаций (плановый и срочный ремонты, проведение профилактических работ);

е) обеспечение связи сотрудников (подключение к городским телефонным линиям и их эксплуатация, подключение мобильных телефонов, выделенных линий сети Internet и т. д.);

ж) осуществление крупных разовых закупок офисного оборудования, технической аппаратуры, мебели и т. д.

2) работа с документами (т. е. процессы хранения и систематизирования информации):

а) составление смет расходов на хозяйственные нужды;

б) ведение баз данных (например, по товару на складах), библиотек;

в) ведение архивов (т. е. хранение старых баз данных, библиотек, смет и прочих документов);

г) разработка и поддержка файлинг-системы;

3) эксплуатация территорий, помещений, построек (обслуживание объектов компании с целью создания благоприятной для работы обстановки):

а) обустройство прилегающих территорий (уборка территорий, озеленение, приведение в порядок зеленых посадок и т. д.);

б) уборка помещений;

в) эксплуатация построек (сантехника, тепловые сети, обеспечение электричеством, газом и водой, поддержка систем коммуникаций и т. д.);

г) оформление помещений (желательно по всем эргономическим нормам и требованиям);

д) ремонт помещений (как косметический, так и капитальный, вплоть до перестройки отдельных помещений);

4) организационные работы:

а) организация различных мероприятий (презентации, праздники, корпоративные вечеринки, собрания и т. д.);

б) организация приемлемых рабочих мест (с точки зрения эргономики: удобный стол, хорошее освещение, подходящие для рабочей обстановки цвета и т. д.);

в) организация работы столовых и питания сотрудников;

г) курьерское и транспортное обслуживание (в некоторых компаниях какой-либо из этих служб может вообще не быть, либо размеры служб могут быть так велики, что они сами становятся самостоятельными отделами и выходят из компетенции АХО);

д) организация добровольного или обязательного страхования сотрудников (этот момент особенно важен в организациях, работа в которых может быть сопряжена с определенным риском);

5) взаимоотношения с другими организациями:

а) налаживание и поддержание связей с поставщиками товаров либо услуг, контроль над договорами, счетами, оплатами;

6) контакты с арендаторами и арендодателями движимого и недвижимого имущества;

в) взаимодействия с государственными и муниципальными контролирующими органами по вопросам эксплуатации зданий (помещений) и прилегающих к ним территорий;

б) донесение информации до сотрудников компании:

а) организация оповещения сотрудников о новых документах, поручениях, указах и т. д. (например, путем организации и постоянного обновления досок объявления или тиражирования и распространения малых печатных изданий: газеты, листовки и т. д.);

б) контроль над исполнением указов и поручений.

в) организация корпоративных музеев (характерно только для очень крупных компаний).

Разумеется, не все из перечисленных выше функций являются необходимыми для каждой компании. Так, в случае небольшой организации со штатом сотрудников 30–40 человек большая часть этих функций окажется либо вообще невостребованной, либо востребованной в очень небольших объемах. На то, какие из перечисленных функций являются необходимыми для административно-хозяйственного отдела конкретной компании, влияет несколько факторов; прежде всего, это размер и цели компании. Так, руководителю маленькой организации вовсе не нужно заниматься тиражированием листовок, чтобы донести до подчиненных какую-либо важную информацию – как правило, ее передают устно начальники отделов своим подчиненным. Компании же, занимающейся, например, организацией туристических поездок, вряд ли понадобится складское помещение и база данных по тому, что на нем хранится. Количество функций из пятой группы может быть уменьшено в зависимости от того, является ли офисное помещение (или другие помещения и территории) компании у нее в собственности либо арендовано (в этом случае значение имеет и то, в каком офисном центре компания арендовала помещение под офис и каковы условия заключенного договора). На некоторые функции из представленного выше списка может влиять специфика деятельности конкретной организации. Например, насколько часто компании требуются служебные автомобили или необходима ли ей штатная курьерская служба; соответственно, отказ от транспортной и курьерской служб приводит как к уменьшению разветвленной структуры административно-хозяйственного отдела, так и к уменьшению количества необходимых для выполнения отделом функций.

Идеальным вариантом для компании является проработка всех функций административно-хозяйственного отдела еще до начала его функционирования (хотя бы по той причине, что штат АХО тоже должен зависеть от того, что именно входит в обязанности административно-хозяйственного отдела, например, на должность обычного завхоза или офис-менеджера совершенно не обязательно искать человека с несколькими высшими техническими образованиями и блестящими знаниями сразу нескольких европейских и азиатских языков). Если попытаться составить точную последовательность действий, необходимых для определения целей и функций административно-хозяйственного отдела конкретной компании, то она будет иметь такой вид: