Списание различных основных средств вследствие выбытия осуществляется на основании следующих документов:

1) акта о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств), форма № ОС-4;

2) акта о списании автотранспортных средств, форма № ОС-4а;

3) акта о списании групп объектов основных средств, форма № ОС-4б.

В случае если имущество предприятия становится непригодным для дальнейшей эксплуатации, то оно подлежит немедленному списанию на основании акта формы № ОС-4 (прил. 6).

Акт на списание объекта основных средств (кроме автотранспортных) формы № ОС-4 содержит три раздела.

В разделе 1 «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату списания» отражаются наименование объекта основных средств, инвентарный и заводской номера, даты выпуска и принятия к бухгалтерскому учету, фактический срок эксплуатации, первоначальная стоимость на момент принятия к бухгалтерскому учету (либо восстановительная стоимость), остаточная стоимость в рублях и иные сведения.

В разделе 2 «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств» объект, подлежащий списанию, должен иметь подробную характеристику, а именно: наличие принадлежностей и приспособлений и содержание драгоценных камней и металлов.

Раздел 3 «Сведения о затратах, связанных со списанием объекта основных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания» заполняется на основании фактических затрат на демонтаж и иные работы, проводимые в целях списания основного средства. Оставшиеся материальные ценности после списания подлежат оприходованию и отражаются в этом же разделе.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии, назначенной руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Первый экземпляр хранится в бухгалтерии, а «второй подлежит передаче лицу, ответственному за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания», согласно настоящему постановлению. В графе 7 «Первоначальная стоимость на момент принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость» указывается восстановительная стоимость по объектам основных средств, которые переоценивались в течение отчетного периода, а по объектам основных средств, проходившим переоценку, записывается первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету. Сумма начисленного износа с начала эксплуатации должна быть приведена в графе 8 «Сумма начисленной амортизации (износа), руб.».

К акту прилагается перечень документов с заключением членов комиссии. Данные в акте формы № ОС-4 переносятся в книгу учета объектов основных средств формы № ОС-6.

На списание автотранспортных средств оформляют соответствующий акт формы № ОС-4а.

Акт состоит из пяти разделов.

В разделе 1 «Сведения о техническом состоянии автотранспортного средства» отражаются сведения о годе выпуска, дате ввода в эксплуатацию, принятие к бухгалтерскому учету, последнем капитальном ремонте, дате снятия с учета в ГИБДД; пробеге с начала эксплуатации и после последнего капитального ремонта в километрах.

В разделе «Сведения о стоимости автотранспортного средства на дату списания с бухгалтерского учета» отражается первоначальная стоимость на момент принятия к учету (или восстановительная стоимость), сумма начисленной амортизации и остаточная стоимость.

В разделе 3 «Краткая характеристика объекта основных средств» отражаются следующие сведения: номера технического паспорта, двигателя и шасси, грузоподъемность (вместимость), масса объекта по паспорту, размер содержания драгоценных камней.

В раздел 4 «Сведения о принятии к бухгалтерскому учету демонтированных основных деталей и узлов» входят наименование, единица измерения, количество и стоимость деталей и узлов в рублях. При необходимости указываются отдельные отметки.

В раздел 5 «Сведения о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания» заносятся затраты на демонтаж и списание (вид работы, документ, корреспондирующие счета, фактическая сумма). Если после списании автотранспортных средств остались материальные ценности, то необходимо указать следующее: наименование материала, единицу измерения, количество, стоимость материальных ценностей и корреспондирующие счета.

Акт на списание автотранспортных средств составляется в двух экземплярах: один для бухгалтерии, другой, соответственно, лицу, ответственному за сохранность имущества. Для списания автотранспортных средств необходим документ, который подтверждает снятие с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации. В заключительной части документа выявляются результат от списания, выручка от реализации и ставится подпись главного бухгалтера. После списания основного средства в инвентарной книге (формы № ОС-6) записывается, что объект снят с учета и полностью списан с производства.

В некоторых случаях приходится списывать группы объектов основных средств. Для этих целей бухгалтерский учет предусматривает составление акта о списании групп объектов основных средств формы № 4б.

Акт содержит два раздела.

В раздел 1 «Сведения о состоянии объектов основных средств на дату списания» входят следующие сведения: наименование объекта основных средств, инвентарный номер, фактический срок службы, первоначальная (восстановительная) стоимость, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость, причина списания, данные о содержании драгоценных материалов (наименование, номенклатурный номер, единица измерения, количество и масса материала).

Затраты по списанию объектов основных средств, а также стоимость материала отражаются в разделе 2 «Сведения о поступлении материальных ценностей от списания объектов основных средств». Все материалы, поступившие от списания имущества, подлежит оприходованию с указанием номера документа и корреспондирующих счетов. Здесь же содержатся заключение комиссии, результаты списания, выручка от реализации. В инвентарной карточке учета имущества главным бухгалтером делается пометка о списании.

На поступившее оборудование на склад составляется акт о приеме (поступлении) оборудования формы № ОС-14.

Акт включает в себя такие данные, как полное наименование организации-поставщика (продавца), организации-изготовителя, место приема (нахождения) оборудования, способ доставки, наличие пломбы и другие реквизиты. В разделе 1 «Сведения о времени приемки оборудования» указываются дата отправления груза со склада отправителя и дата прибытия на место. Поступившее оборудование подлежит подробному описанию, поэтому в разделе 2 записываются сведения о поступившем оборудовании, а именно: наименование оборудования (инвентарный и заводской номера), вид упаковки, единица измерения по документам поставщика и фактическое наличие оборудования.

Акт формы № ОС-14 составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах. Подписывается руководителем предприятия либо уполномоченным на это лицом. Согласно настоящему постановлению при невозможности проведения качественной оценки оборудования при его поступлении на склад акт признается предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.

Передача имущества предприятия в монтаж обусловливает составление акта о приеме-передаче оборудования в монтаж формы № ОС-15.

В акте принимают участие следующие лица:

1) представитель организации-заказчика;

2) представитель монтажной организации.

Оборудование, подлежащее передаче в монтаж, указывается в приведенной в документе таблице.

Данная таблица включает в себя наименование оборудования (его номера: инвентарный и заводской и номер паспорта), тип, марку, дату поступления на склад заказчика, количество и стоимость в денежных единицах. При необходимости указываются особые отметки и примечания. Следует помнить, что в акте должны быть заполнены строки о соответствии или несоответствии оборудования проектной документации (чертежу), а также о составе комплекта и технической документации, по которой произведена приемка, и другие характеристики. При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае акт о приемке-передаче оборудования в монтаж не составляется.

В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта в соответствии с настоящим постановлением. Акт заверяется подписями представителя организации-заказчика, представителя монтажной организации и материально ответственного лица, ставятся печать и дата составления.

Часто при передаче оборудования в монтаж обнаруживаются определенные дефекты. На этот случай предусмотрено оформление акта о выявленных дефектах оборудования формы № ОС-16.

Акт состоит из следующих реквизитов:

1) местонахождение оборудования;

2) организация-изготовитель;

3) организация-поставщик;

4) организация-грузоотправитель;

5) организация-перевозчик;

6) монтажная организация.

В акте подлежит раскрытию следующая информация:

1) наименование оборудования, номер паспорта или маркировка, тип (марка);

2) дата изготовления оборудования и дата его поступления;

3) обнаруженные дефекты;

4) подробное указание мероприятий либо работ по устранению выявленных дефектов, исполнители и сроки.

В заключение акт подписывают представители организации-заказчика и монтажной организации, а также представитель предприятия-изготовителя.

Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) формы № ОС-1 и актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) формы № ОС-1б.

Нормативные документы, информация по актам

Для организации процесса поступления имущества собирается специально назначенная комиссия, которая оформляет поступление соответствующими документами согласно альбому унифицированных форм первичной учетной документации.

К таким документам можно отнести акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма № ОС-1); акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № 1а); акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № 1б); акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14); акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15); акт о выявленных дефектах (форма № ОС-16).

Все вышеперечисленные документы должны содержать необходимые реквизиты и коды в соответствии с общероссийскими классификаторами. Например, поступление оборудования на предприятие оформляется «Актом о приеме (поступлении) оборудования» (форма № ОС-14). Данный акт включает в себя все необходимые реквизиты:

1) код по ОКУД (код управленческой документации) / по ОКПО (код предприятий и организаций);

2) данные организации-получателя (наименование, телефон, факс, банковские реквизиты, наименование структурного подразделения);

3) основание для составления акта (приказ, распоряжение, договор с указанием его вида и обязательств);

4) номер;

5) дату;

6) дату принятия к бухгалтерскому учету;

7) счет, субсчет, код аналитического учета;

8) номер амортизационной группы;

9) номер документа;

10) подпись руководителя предприятия;

11) наименование организации-поставщика (продавец);

12) наименование организации-изготовителя;

13) наименование организации-грузоотправителя;

14) место приема (нахождения) оборудования;

15) способ доставки (вид транспортного средства);

16) наличие пломбы;

17) сведения о времени приемки оборудования (указываются дата, время: отправления оборудования (со станции отправителя), со склада отправителя; прибытия оборудования (место приема); приема (поступления) оборудования (начала, приостановления, возобновления, окончания);

18) сведения о поступившем оборудовании, а именно: наименование, номенклатурный номер; тип (марка, знак); вид упаковки; единица измерения; количество мест; масса груза (отправителя, дороги); стоимость (за единицу, всего); особые отметки по накладной; фактическое наличие оборудования; особые примечания.

По окончании заполнения акта выдается заключение, которое включает в себя: данные по осмотру оборудования, дефекты, обнаруженные при монтаже, наладке и испытании оборудования; перечень прилагаемых документов; подписи членов комиссии; подпись главного бухгалтера, свидетельствующую об открытии инвентарной карточки учета объектов основных средств; печать организации и дату подписания.