Весь бухгалтерский учет на предприятии, в т. ч. учет объектов основных средств, представляет собой документальное оформление каждой хозяйственной операции. Имущество организации периодически перемещается, и для целей оперативного контроля за ним необходимо вести учетную документацию по формам, приведенным в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденным постановлением Госкомстата Российской Федерации «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» от 21.01.2003 г. № 7 – (далее настоящее постановление).
Документальное оформление объектов основных средств при поступлении
При поступлении объекта на предприятие бухгалтер составляет такие документы, как:
1) акт о приеме-передаче объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) формы № ОС-1;
2) акт о приеме-передаче здания (сооружения) формы № ОС-1а;
3) акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) формы № ОС-1б.
Вышеназванные документы должны оформляться на каждый объект основных средств или на группу имущества, однородного по каким-либо признакам. В соответствии с настоящим постановлением документы указанных форм применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями поступивших по договору купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды либо путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений).
Рассмотрим каждый документ отдельно. Итак, при поступлении объекта основных средств, кроме зданий и сооружений, составляется акт формы № ОС-1 (прил. 1).
Документ состоит из заголовочной части, которая включает в себя необходимые реквизиты. Например, организация-получатель (наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты), организация-сдатчик, основание для составления акта, дата, номер, корреспондирующий счет (субсчет), амортизационный (инвентарный, заводской) номер объекта, реквизиты государственной регистрации прав на недвижимость (данный реквизит заполняется в отношении недвижимого имущества).
Основная часть документа представлена в виде трех разделов:
1) 1 раздел «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи»;
2) 2 раздел «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету»;
3) 3 раздел «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств» (приспособления, принадлежности и содержание драгоценных металлов, камней).
Заключительная часть включает в себя подписи участников приема-передачи, их должности и табельные номера. По окончании составления документа он заверяется подписью руководителя и бухгалтера, печатью организации. К акту о приеме-передаче прилагаются вся техническая документация и инструкция по эксплуатации. Организация, которая приняла имущество, должна сделать отметку в бухгалтерии об открытии инвентарной карточки учета объекта основных средств (либо записи в инвентарной книге). Акт оформляется в двух экземплярах: один экземпляр остается у организации, которая передала объект, а другой, соответственно, у организации, которая приняла этот объект.
При передаче здания или сооружения в пользу другого предприятия оформляют акт о приеме-передаче здания (сооружения) формы № ОС-1а (прил. 2).
Аналогично акту приема-передачи объекта основных средств акт о приеме здания также включает три раздела (заголовочный, основной и заключительный). Реквизиты организации-получателя и организации-сдатчика располагаются в заголовочной части документа. В первом разделе записывается информация о состоянии объекта основных средств на дату передачи, а именно: фактический срок эксплуатации, сумма начисленной амортизации, остаточная стоимость и его договорная цена.
Второй и третий разделы заполняются на основании технической документации на имущество. Здесь необходимо указать данные об общей площади (в квадратных метрах); количество этажей; общий строительный объем, включая подземную часть; площадь встроенных, встроенно-пристроенных и пристроенных помещений, а также количественные и качественные характеристики и особые примечания.
После заполнения основных реквизитов комиссия по приему-передаче подписывает окончательное заключение с приложением технической документации. Акт составляется в двух экземплярах, которые подписываются главным бухгалтером и членами комиссии, а затем передаются участникам приема-передачи.
Прием-передача объектов основных средств между организациями для включения в состав основных средств для организации-получателя или выбытия их из состава основных средств для организации-сдатчика оформляется актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) по форме № ОС-1б.
В соответствии с настоящим постановлением данная форма документа составляется в количестве не менее двух экземпляров на группу объектов основных средств (кроме зданий и сооружений), которые утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика. К акту прилагается техническая документация, непосредственно относящаяся к данной группе объектов. В акте данные об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве общей собственности.
При заполнении раздела «Справочно» нужно указать информацию об участниках долевой собственности, а также в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте, сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.
Документальное оформление основных средств при внутреннем перемещении
На каждом предприятии организуется внутренний учет движения основных средств. Для целей контроля за перемещением имущества оформляют накладную на внутреннее перемещение объектов основных средств формы № ОС-2 (см. прил. 3).
Форма № ОС-2 применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка) в другой. Она выписывается сдатчиком в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств сдатчика, а третий экземпляр передается получателю.
К основным реквизитам накладной относятся:
1) наименование организации;
2) реквизиты сдатчика и получателя;
3) номер документа и дата его составления.
В накладной есть таблица для записи наименования объекта, даты его приобретения, инвентарного номера, количества и стоимости в денежном выражении. На основании накладной бухгалтер записывает сведения об объекте в инвентарную карточку учета объекта основных средств формы № ОС-6.
Во время эксплуатации имущества оно теряет свои первоначальные характеристики. В этом случае организации проводят ремонт, реконструкцию и модернизацию собственных и арендованных основных средств. На каждый объект составляют акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств формы № ОС-3 (прил. 4).
Учет приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств ведется с помощью указанного акта. Он включает в себя следующие сведения:
1) данные о состоянии объекта основных средств на момент передачи в ремонт, на реконструкцию, модернизацию (наименование объекта, инвентарный номер, номер паспорта и заводской, восстановительная стоимость и фактический срок эксплуатации);
2) информацию о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией (наименование объекта основного средства, вид работы, затраты на демонтаж, стоимость выполненного объема работ по договору и фактическая, особые примечания);
3) стоимость объекта основного средства после реконструкции в денежном выражении.
Документ заверяется подписями членов приемочной комиссии.
В отдельных случаях документ подписывается лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации или структурного подразделения, которые проводили ремонт (реконструкцию, модернизацию).
На выполнение ремонта подрядными организациями также составляется акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств в двух экземплярах. Один экземпляр остается в организации, другой подлежит передаче подрядной организации, которая проводила ряд операций по ремонту имущества. Данные акта служат источником информации для записи в инвентарной карточке учета объекта основных средств формы № ОС-6.
Для учета внутреннего движения основных средств в бухгалтерии применяются следующие формы документов:
1) инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма № ОС-6);
2) инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма № ОС-6а);
3) инвентарная книга учета объектов основных средств (форма № ОС-6б).
В единственном экземпляре в бухгалтерии на каждый объект ведется инвентарная карточка учета объекта основных средств (прил. 5).
Инвентарная карточка является источником информации о наличии и движении основных средств и состоит из шести разделов.
В разделе 1 «Сведения об объекте основных средств на дату передачи» содержатся данные документа о вводе в эксплуатацию, фактический срок эксплуатации, сумма начисленной амортизации и остаточная стоимость.
Раздел 2 «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету» содержит информацию о первоначальной стоимости и сроке полезного использования.
Если имущество в течение отчетного периода переоценивалось, то его стоимость изменилась.
В разделе 3 «Переоценка» указываются дата проведения переоценки, размер коэффициента и восстановительная стоимость в денежном выражении.
Раздел 4 «Сведения о приеме, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств». На основании данных документов форм № ОС-1, № ОС-1а, № ОС-1б записывается информация о каждом перемещении объекта внутри предприятия, а также о проведении ремонта, реконструкции, модернизации, капитального ремонта, выбытии и списании. В результате проведения указанных работ первоначальная стоимость основных средств изменяется и отражается в разделе 5 «Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств».
В случае проведения ремонта организация осуществляет некоторые расходы, которые указываются в следующем разделе 6 «Затраты на ремонт» (вид ремонта, соответствующий документ и сумма затрат в рублях).
В инвентарной карточке также записывается краткая характеристика объекта основных средств (качественные и количественные характеристики). Подписывается карточка лицом, ответственным за хранение (например, бухгалтером).
На группу объектов основных средств заводится инвентарная карточка группового учета объектов основных средств формы № ОС-6а.
Карточка включает в себя наименование структурного подразделения и подпись материально ответственного лица (его табельный номер). Карточка группового учета служит источником информации о каждой группе объектов, дате их поступления, изменении стоимости в связи с проведением переоценки и дате выбытия из производства вследствие списания. В графе 10 указывается сумма начисленной амортизации с начала эксплуатации. Данный документ подписывается лицом, ответственным за ведение карточки, и заверяется печатью.
В бухгалтерском учете малых предприятий для учета наличия и движения собственного имущества используется инвентарная книга учета объектов основных средств формы № ОС-6б.
Инвентарная книга представляет собой таблицу со следующими графами: наименование объекта, его инвентарный номер, информация о поступлении (необходимо указать номер документа, дату принятия к бухгалтерскому учету, структурное подразделение и подпись ответственного лица); первоначальная стоимость, срок полезного использования и сумма начисленной амортизации (износа) в денежном выражении; остаточная стоимость, данные проводимой переоценки и внутреннего перемещения объекта, включая факты выбытия. Если объект выбывает из организации, то необходимо записать причину, указать ответственное лицо, наименование структурного подразделения, номер и дату документа.
Документальное оформление объектов основных средств при их списании
О проекте
О подписке
Другие проекты