Цитаты из книг автора «Николай Мрочковский»

Однако приятная новость в том, что когда вы часть текучки перекинете на личного помощника, обязательно появятся новые проекты. Так вот, свободное время можно сразу отводить для работы над новыми проектами, не думая, чем бы себя занять.

Что делать с появившимся свободным временем Когда вы делегируете много обязанностей, у вас должно освобождаться больше времени. Ваша задача — грамотно его использовать. Если вы правильно распределяете задачи, отходите от выполнения мелких дел, освобождаете себя от текучки, у вас станет появляться свободное время.

Вам нужно научиться пользоваться системой контроля поручений — рекомендуем сервисы «Мегаплан» (http://www.megaplan.ru) и http://www.teamlab.com. Как примерно может выглядеть простейшая схема управления: Перечислены все сотрудники. Под каждым из них — список проектов, которые тот ведет. Можно общаться с людьми один раз в неделю (встречаться лично либо созваниваться через Skype), чтобы узнавать состояние активных задач. Обсуждать их и решать, что делать дальше. Вас не должны интересовать конкретные задачи: сколько процентов сделано, кто исполнитель. Нужно просто встречаться с тремя–пятью сотрудниками, узнавать у них, что продвинулось в решении каждого дела. Изучите «Мегаплан». Внедрим мы его в работу чуть позже, а сейчас вы должны познакомиться с этим сервисом и понять, как он работает.

Управление штатом Загружаем персонального помощника Если у вас до сих пор нет персонального помощника, обязательно наймите его. Сделайте это, даже если не найдете идеальной кандидатуры. В этом нет ничего страшного, вы всегда сможете его уволить. Но вам необходимо сбросить с себя часть текучки. Перед теми, кто уже нанял себе персонального помощника, встает новая задача — передать ему рутину (ответы на телефон, почту, мелкие регулярные дела). Делегируйте все! По типовым задачам пропишите как можно больше инструкций. Если помощник задает вопрос, а вы подозреваете, что спрашивают вас об этом не в последний раз, берите диктофон и записывайте ценные указания. Посмотрите на список своих дел, выделите все мелкие задачи и передайте их помощнику. Объясните приоритеты: что в первую очередь делать, что во вторую, что в третью. Можете выбрать три задачи из разных категорий (простую, среднюю, сложную) и посмотреть, как помощник справится. Так вы сразу увидите его сильные и слабые стороны.

говорите «нет» навязанным делам. Домашние дела: решите, какие домашние дела можете перебросить на приходящую домработницу; закажите продукты через Интернет. Отдохните. Лучше, если отдых будет запоминающимся. Продвинутые и монстры: организуйте отдых чужими руками.

Больше времени — больше задач Когда вы перекладываете выполнение некоторых задач на плечи сотрудников, то освобождаете себя. Таким образом вы снимаете с себя текучку и мелкие задачи. Если это делать правильно, в результате у вас должно появиться больше времени. Наряду с появлением времени возникают новые трудности. Это естественно: когда вы решаете одну задачу, у вас обязательно возникают новые. Однако с появлением большего количества времени вы можете достигнуть больших результатов. Когда вы перестаете выполнять мелкие задачи, мозг сам концентрируется на крупных делах. Перераспределение времени даст вам возможность больше заниматься планированием и стратегическим развитием. Домашние задания Сделайте функциональную модель своего проекта: определите, сколько и каких людей вам нужно; напишите основные инструкции; продвинутые и монстры: сделайте чек-листы по основным процессам. Персональный помощник: новички: составьте объявление и начните искать персонального помощника; продвинутые и монстры: найдите персонального помощника и начните с ним работать. Освобождайте время: делегируйте исполнение подработки;

оценить ответственность, пунктуальность, умение выполнять в срок поставленную задачу. Теперь ищите нужного кандидата всеми способами, которые уже упоминались: социальные сети, знакомые, объявления в газетах и т.д. Как вы это будете делать — ваше дело. Нанимать знакомых не стоит, но знакомых знакомых можно. Скажите: «Я ищу такого человека, если у вас кто-то есть на примете, имейте в виду». К таким кандидатам относитесь так же, как к любому постороннему человеку. У вас нет с ними никаких личных взаимоотношений. Задание для новичков: подготовить объявление о поиске помощника и запустить его всеми возможными способами. Задание для продвинутых и монстров: найти такого человека за три дня и начать с ним сотрудничать. Зарплату в объявлении можете указать в диапазоне от 20 000 до 50 000 рублей, а дальше все будет зависеть от навыков и способностей соискателя. Можно оговаривать, что иногда ему придется работать по выходным. У персонального помощника может быть базовый оклад, который платится за то, что человек постоянно выполняет какую-то монотонную функцию (например, отвечает на звонки). Если же личный помощник делает какие-то разовые проектные задачи, то лучше их оценивать по итогам. Можно небольшую зарплату предложить (например, 5000 рублей) плюс процент или бонус за достижение результата. Когда вы берете человека, сразу договаривайтесь с ним об испытательном сроке, который будет длиться от недели до нескольких месяцев. Хорошо, если вы можете себе позволить нанять двух-трех человек, чтобы выяснить, кто из них лучше. Если поймете, что все трое — хорошие работники, отлично. Вы очень быстро на данном этапе придумаете, чем занять этих людей. Не придумаете — уволите.

Ваша задача при отборе людей — в первую очередь обращать внимание на личные качества. Давайте людям (это касается не только персонального помощника, но и любого другого персонала) тестовое задание. Например, изучить ваш сайт, составить полный список продуктов, которые у вас есть. И представить это на следующий день к полудню в том формате, который покажется соискателю удобным и правильным. Что это задание проверяет? К двенадцати часам завтрашнего дня половина соискателей задание не пришлет. Если человек нарушает срок выполнения тестового задания (а ведь он, казалось бы, должен себя продемонстрировать с лучшей стороны), то дальше будет только хуже. Человек составляет полный список ваших продуктов, вы видите, насколько он ответственно к этому отнесся — быстренько пробежался по верхам или сделал все основательно. Как он представил информацию — просто скопировал в Word или же оформил в виде удобной красивой таблицы. Вам нужно придумать что-то подобное — задание, с помощью которого можно

Персональный помощник На данном этапе к двум категориям людей, с которыми вы сейчас активно работаете (удаленные помощники и фрилансеры), добавляется третья — персональный помощник. Какая между ними разница? Фрилансеры — это обычно узконаправленные специалисты, которые умеют делать что-то одно (программисты, дизайнеры, копирайтеры). Удаленные помощники — специалисты более широкого профиля, на них можно сбрасывать кучу разнотипных задач. Когда они поймут, чем вы занимаетесь и что от них требуется, вам станет проще с ними работать. Персональный помощник — это и швец, и жнец, и на дуде игрец. Человек, который будет помогать вам и делать все, что вы от него потребуете. Фактически это ваш заместитель. Вы должны найти персонального помощника и передать ему: общение по телефону, чтобы вам напрямую почти никто не звонил, за исключением VIP-клиентов. Везде, где необходимо, указывайте номер телефона помощника, который будет отвечать на любые вопросы; переписку по электронной почте, которая касается стандартных текущих процессов. Все типовое, не требующее особого креатива, вас не должно касаться. Когда вы сделаете функциональную модель проекта, то сразу увидите, что еще можно сбросить на личного помощника. Лучшая мотивация для этого человека — осознание того, что он фактически будет вашим заместителем, сможет научиться всему тому, что умеете вы. Это колоссальная возможность для роста. И вам нужны люди, которые это тоже понимают, те, кто хочет очень быстро вырасти, кто будет готов стать вашим Санчо Пансой. Личный помощник должен бегать за вами и вместе с вами делать все, что вы потребуете: нарисовать презентацию; заказать товар; настроить сайт; с кем-то связаться; договориться об аренде зала и т.д. Как быть, если однажды личный помощник решит вас покинуть? Ваша задача — показывать человеку, что с вами он добьется гораздо большего, чем без вас. Вам нужен человек, который полностью погрузится в ваш проект, который через месяц-два сможет выполнять огромное количество мелких задач. Поймет, как все действует, разберется в основных поручениях, и постепенно вы сбросите на него всю рутинную работу. Как и сколько платить личному помощнику, зависит от того, что он будет делать. Поначалу вы можете назначить небольшую зарплату, 5000–10 000 рублей, плюс оплата конкретно за результаты.

Инструкции и скрипты Чек-лист можно составлять на всю рабочую неделю. А в пятницу вечером, например, вы будете проверять исполнение всех пунктов. Если что-то не выполнено, сотрудник каким-то образом наказывается. Если у вас много времени уходит на разъяснения, нужно это время по возможности сократить. Как только вы начинаете много что-либо объяснять, это значит, что пора делать инструкции. Не важно, будет это видео или текст. Это делается для того, чтобы не объяснять одно и то же сотни раз. Иногда перед вашим помощником возникает задача дожать клиентов, чтобы те оплатили счет. Будет очень сложно объяснить, каким образом ваш сотрудник должен это сделать. Напишите конкретный скрипт (сценарий беседы) — те слова, которые следует говорить. Вспомните, что говорите вы сами в таких случаях. Позвоните несколько раз клиентам, запишите разговор на диктофон. Затем просто оформите его в виде текста. Многих волнует вопрос, насколько детальными нужно делать инструкции. Чтобы сотрудники их понимали, каждый пункт должен быть понятен. Хороший выход — делать видеоинструкции. Для этого можете воспользоваться программой Camtasia Studio. Рисуете схему на экране (или слайды в PowerPoint) и по ней объясняете, как и что должно делаться. Camtasia Studio пригодится, если стоит задача объяснить сотрудникам, как работать в определенной программе или заполнять базу данных клиентов.