Цитаты из книг автора «Марина Бобылева»

можно выделить несколько вариантов («ипостасей») его существования (другими словами, его различные состояния):

и обоснованы автором настоящей книги в 2003 г. [102]. Этот подход был воспринят спе

С точки зрения технологии о современном документообороте уже сейчас можно говорить как об электронном. При этом технологии электронного документооборота используются не только для работы с электронными документами, но и для сопровождения процессов работы с электронными копиями документов, имеющих бумажные подлинники. Кроме того, часть документов сохраняет бумажную форму на большинстве стадий своего жизненного цикла. Поэтому с документоведческой точки зрения в настоящее время существует смешанный (комбинированный) электронно-бумажный документооборот.

Марина Бобылева Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики Рецензенты: А.П. Курило – кандидат технических наук, доцент, председатель Комитета по информационной безопасности НП «Национальный совет финансового рынка»; О.В. Курпатов – доктор технических наук, директор по разработке программных систем ЗАО «Российская корпорация средств связи». Введение Успешное функционирование любой организации или предприятия (как в благоприятных условиях, так и в нестабильной или даже кризисной ситуации) во многом зависит от того, насколько эффективно организована система управления, частью которой являются информационное обеспечение и работа с документами. Процессы информационной глобализации, идеи формирования «информационного общества», «электронного правительства», «цифровой организации» являются мировой тенденцией. Вместе с тем современные информационные технологии – это не только новые возможности, но и в определенной мере вызов, проверка готовности конкретной организации или предприятия продуманно и эффективно применять эти технологии на практике. Сегодня уже невозможно строить процесс управления на основе рутинных процедур работы с бумажными документами. Современный уровень развития информационных технологий создает невиданные ранее возможности перестройки управленческих и деловых процессов, форм информационного взаимодействия, осуществления перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту. В последние годы в этой сфере произошло немало перемен. В сфере

Успешное функционирование любой организации или предприятия (как в благоприятных условиях, так и в нестабильной или даже кризисной ситуации) во многом зависит от того, насколько эффективно организована система управления, частью которой являются информационное обеспечение и работа с документами. Процессы информационной глобализации, идеи формирования «информационного общества», «электронного правительства», «цифровой организации» являются мировой тенденцией. Вместе с тем современные информационные технологии – это не только новые возможности, но и в определенной мере вызов, проверка

В числе КИС выделим корпоративные системы документооборота (системы электронного документооборота, СЭД) и управления корпоративными информационными ресурсами (Enterprise Content Management, ЕСМ – управление корпоративным контентом), корпоративные системы управления ресурсами предприятия (ERP-системы), системы управления потоками работ (Workflow, т. е. автоматизация алгоритмов обработки информации и маршрутов движения документов применительно к конкретным бизнес-процессам), системы совместной (групповой) работы над проектами документов, корпоративные системы хранения и поиска фактографической информации, а также другие специализированные системы (в том числе по отраслям деятельности – банковские операции, страхование, дистанционное обучение и аттестация персонала и др.) и комплексные технологии.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

необходимо провести анализ состава постоянных корреспондентов, с которыми необходим юридически значимый электронный документооборот. Важно проанализировать характер переписки с этими организациями, а также проработать вопросы их технической готовности к обмену документами в электронной форме. Соответственно, начинать обмен документами в электронной форме надо с теми корреспондентами, которые удовлетворяют двум условиям: – технически подготовлены к обмену документами в электронной форме; – документооборот с которыми носит регулярный характер и существенен по объему. Заключение соглашений с организациями из числа постоянных корреспондентов, с которыми целесообразно осуществлять обмен электронными документами. Если организации – участники обмена документами в электронной форме представляют разные ведомства или не относятся к общей управленческой структуре, то потребуются подготовка и заключение с ними соответствующего соглашения (договора), в том числе по вопросам, обозначенным ниже. Возможно заключение соглашения между двумя или несколькими организациями, предусматривающего присоединение к нему новых участников по мере их готовности и заинтересованности. С учетом заключенных соглашений (договоров) целесообразно издание в организации регламента передачи и приема документов в электронной форме по телекоммуникационным каналам. Решение вопросов использования электронной подписи. Вопросы использования ЭП, в том числе конкретных ее видов (простой, усиленной или усиленной квалифицированной) должны быть предусмотрены в соглашении (договоре) между участниками документооборота. При этом важно различать использование ЭП на стадиях подготовки документа (для его согласования, подписания) и передачи уже подписанного документа по каналам связи (так называемая «транспортная» ЭП). В последнем случае могут применяться ЭП и шифрование для заверения и защиты пересылаемого по электронной почте сообщения в целом, включая не только файл (файлы), но и регистрационные данные документа (которые также определяют его юридическую силу) и другие метаданные. При организации использования УКЭП во внешнем электронном

Как предусмотрено в [48], в этом случае основные процедуры работы с документами включают: формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/А; формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения; проверка архивом организации электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ; проверка воспроизводимости электронных документов; проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ. При подготовке организации к применению внешнего электронного документооборота как на основе взаимодействия корпоративных систем, так и с использованием специальных автоматизированных рабочих мест важно уделить внимание в первую очередь следующим организационным и методическим вопросам.

Для этого между корпоративной СЭД и смежными информационными системами, прежде всего транспортными, необходимо создание «буферной зоны», включающей ряд функциональных компонентов. С использованием модулей, относящихся к «буферной зоне», обеспечивается не просто «захват» поступающих документов и их метаданных, а реализуются многозвенные технологии взаимодействия с применением средств информационной безопасности и защиты информации. В решении таких задач довелось участвовать автору настоящей книги. В целом логика взаимодействия СЭД с транспортными системами прикладного уровня включает следующие процессы: прием документов в электронной форме вместе с сопровождающими их метаданными, проверка ЭП, при необходимости отправка уведомлений о поступлении-доставке документов, сортировка документов в соответствии с заданными правилами (как автоматическая, так и автоматизированная, т. е. под контролем человека, если характеристики документа недостаточно формализованы), после чего официальная регистрация документов в СЭД получателя в соответствии с принятой в организации классификацией и дальнейшая их маршрутизация либо отправка уведомлений об отказе в регистрации по регламентированным основаниям (в том числе при отрицательном результате контроля целостности электронных документов). С одной стороны, видим, что состав перечисленных процессов близок по логике первичной (или экспедиционной) обработке бумажных документов, привычной для делопроизводственных служб. С другой стороны – применяются технологии, которые позволяют обеспечить «бесшовный» электронный документооборот, его структурирование, логическую обработку документов и последующую автоматизацию бизнес-процессов. Технологии электронного документооборота, основанные на взаимодействии с транспортными системами прикладного уровня, могут применяться и в других задачах.