Для этого между корпоративной СЭД и смежными информационными системами, прежде всего транспортными, необходимо создание «буферной зоны», включающей ряд функциональных компонентов. С использованием модулей, относящихся к «буферной зоне», обеспечивается не просто «захват» поступающих документов и их метаданных, а реализуются многозвенные технологии взаимодействия с применением средств информационной безопасности и защиты информации. В решении таких задач довелось участвовать автору настоящей книги.
В целом логика взаимодействия СЭД с транспортными системами прикладного уровня включает следующие процессы: прием документов в электронной форме вместе с сопровождающими их метаданными, проверка ЭП, при необходимости отправка уведомлений о поступлении-доставке документов, сортировка документов в соответствии с заданными правилами (как автоматическая, так и автоматизированная, т. е. под контролем человека, если характеристики документа недостаточно формализованы), после чего официальная регистрация документов в СЭД получателя в соответствии с принятой в организации классификацией и дальнейшая их маршрутизация либо отправка уведомлений об отказе в регистрации по регламентированным основаниям (в том числе при отрицательном результате контроля целостности электронных документов).
С одной стороны, видим, что состав перечисленных процессов близок по логике первичной (или экспедиционной) обработке бумажных документов, привычной для делопроизводственных служб. С другой стороны – применяются технологии, которые позволяют обеспечить «бесшовный» электронный документооборот, его структурирование, логическую обработку документов и последующую автоматизацию бизнес-процессов.
Технологии электронного документооборота, основанные на взаимодействии с транспортными системами прикладного уровня, могут применяться и в других задачах.