Цитаты из книги «Текст по полочкам. Краткое пособие по деловой переписке»

Этикет — это не «универсальные правила». Это «общие правила безопасности, пока ты не знаешь другого человека».

Распространенная ошибка — использовать перечни вместо любого перечисления, даже если это перечисление не слишком важно для понимания текста.

Чтобы перечень было легко читать, соблюдайте пять правил: 1. Элементы читаются отдельно от основного текста. 2. Элементы устроены одинаково. 3. Смысл вынесен в начало. 4. Перечень дружит с подзаголовком. 5. Никаких вложенных перечней.

Если в письме или на слайде пять абзацев или больше, пора делить текст на разделы.

Василий, привет! Можешь прислать выгрузки по «Альтаиру» за 2021 год? Нам нужно для сверки. Еще нам нужны свежие данные по посещаемости сайтов конкурентов – когда можешь сделать? Также приглашаю тебя на встречу отдела коммуникаций по вопросу настройки новой системы сквозной аналитики, тебе нужно будет подготовить рассказ о том, что было сделано в 2020 году. Встреча в понедельник, 18 октября, в 15:00, сможешь?

Разбираться в чужой переписке — это мучение.

И есть еще один малозаметный эффект: если мы отправляем сообщение после 20:00, есть вероятность, что наш читатель откроет его тоже после 20:00. А теперь следите за руками: Он прочитает, но делать какую-то работу сейчас не будет — отложит до завтра. Сообщение при этом останется прочитанным, и человек может добраться до вашего вопроса, только когда вы о нем напомните. Пока он будет читать, в его голове будет мысль в духе «Почему ты мне пишешь посреди ночи? У меня что, нет личной жизни? Ты думаешь, я обязан отвечать тебе по ночам?» В отдельных случаях человек начнет вам отвечать — но ведь его интеллектуальные способности сейчас тоже не на пике. Вы получите ответ от такого же «горячечного».

Риски реализации проекта: — В случае невозможности в короткий срок получить подтверждение от исполнителя существует риск задержки поставки на срок до 2 месяцев. — Без должной подготовки персонала велика вероятность жалоб со стороны клиентов в социальных сетях.  Риски реализации проекта: — Задержка поставки до 2 месяцев, если мы не сможем получить подтверждение от исполнителя до конца месяца. — Жалобы клиентов в соцсетях, если мы не успеем подготовить персонал.

И тут нужно проверить, чтобы формулировка элементов перечня была понятна, даже если читатель проскочит это обобщающее предложение. Например, вы говорите о распространенных ошибках. Посмотрите на обобщающее предложение и элементы перечня:  Основные задачи. При переносе данных важно избежать: — задвоения записей в базе заказов; — создания конфликтующих версий заказов; — автоматического удаления неподтвержденных заказов. Если пропустить слово «избежать» в обобщающем предложении, то сложится впечатление, будто наши задачи — задвоить, создать конфликты и автоматически удалить. Чтобы не путать читателя, нужно переформулировать обобщающее предложение и элементы перечня:  Основные задачи. При переносе данных мы должны: — избежать задвоения записей в базе заказов; — синхронизировать конфликтующие версии заказов; — сохранить неподтвержденные заказы. Теперь очевидно, что основные задачи — избежать, синхронизировать и сохранить. Даже если читатель пробежит по этим пунк-там по диагонали, он не перепутает, что к чему.

С точки зрения читателя это выглядит так: Хороший текст — это тот, в котором я сам решил, что читать. Я быстро понял, где для меня важное, а где второстепенное. Я сам выбрал, что мне здесь читать, получил нужную информацию и пошел дальше заниматься своими делами. Плохой текст — тот, который заставляет меня распутывать переплетения слов в попытке вычленить смысл. Это раздражает, потому что я хочу скорее заняться своими делами, а не разбираться в чужом тексте.