Прогнозирование времени

Прогнозирование времени становится критическим фактором в современном мире, который ускоряется все больше и больше. И чем лучше можно оценить затраты времени (включая все непредвиденные), тем выше шансы проекта на успех. Если вы точно знаете, сколько работы можете выполнить за месяц, вы точно знаете, сколько человек нужно на тот или иной проект. Вы точно можете назвать дату завершения. Все это очень важно в бизнесе.

Одно из преимуществ этой системы в том, что оценки времени становятся все более точными. И наши возможности становятся все более определенными. Мы узнаем, сколько работы реально можем выполнить в день, неделю, месяц, сколько требует знакомый нам проект и можем прогнозировать сроки с удивительной точностью. Но оценки могут сыграть и злую шутку.

В экспериментальных исследованиях подтверждено, что люди всегда недооценивают затраты времени. Если задача нам незнакома, мы склонны делать большой разброс в оценке времени. Если задача нам знакома, мы можем точнее оценить время на нее, но все равно остается очень сильная тенденция к тому, чтобы уменьшить это время.

Независимо от наших навыков оценки времени, мы все равно занижаем эту величину. Поэтому есть такой совет: после того, как оцените время на задачу (даже если оно кажется «очень точным»), умножьте его на два. Поверьте, вы найдете куда деть оставшееся время. Хуже будет если его не хватит.

Больше творчества

На первый взгляд, система ритмичной работы кажется довольно механической. Но она не превращает людей в роботов, даже наоборот – стимулирует проявление творческих способностей. Когда мы целенаправленно нагружаем мозг работой, а потом «отключаемся» от нее во время перерыва, информация обрабатывается подсознанием. На своем собственном опыте я убедился в том, что после пятиминутного перерыва у меня очень часто появляются отличные идеи.

Когда мы снижаем стресс тем, что перестаем «пробивать стену головой», и даем себе время отойти от этой стены и осмотреться, «найти трещины в этой стене», мы находим совершенно неожиданные сюрпризы в нашей работе. Связи, очевидность которых становится видна только тогда, когда мы перестаем напрягаться сверх наших сил и даем себе время на отдых.

Эта система работает в ладу с нашими биологическими ритмами, которые мы не можем отрицать. И эффекта мы можем достичь только тогда, когда работаем вместе с нашими ритмами, а не когда сражаемся с ними. Если сражаться против себя самого, творческой энергии на продуктивное решение задач уже не останется. Но если работать в гармонии со своими ритмами, результаты превосходят все мыслимые и немыслимые ожидания. Проблема только в том, что никто не учит нас работать в гармонии со своими ритмами. Почти никогда больше работы не означает больше результата.

Лучше здоровье

Ни для кого не секрет, что наше здоровье очень сильно зависит от состояния нервной системы. Головной мозг является самым большим скоплением нервов в организме человека. И есть еще такое житейское наблюдение: люди, которые систематически работают головой, в среднем живут дольше тех, кто предпочитает голову не напрягать. Они гораздо дольше сохраняют ясность ума и меньше подвержены болезни Альцгеймера (это уже научный факт).

Ритмичная работа требует концентрации, а это самое настоящее упражнение для мозга. Кроме того, состояние потока (если не слишком долго пребывать в нем и не доходить до «истощения») обычно улучшает настроение. Происходит это потому, что работа выполняется хорошо и качественно. Ею можно гордиться. Результат обычно получается выше всяких ожиданий (особенно, если сравнивать с результатом в режиме постоянных отвлечений).

Ощущение того, что для работы есть определенный интервал, и что работе «не позволяется за него выходить» стоит очень многого. Разумеется, путь к этому состоянию потребует времени. Система ритмичной работы требует ограничений на максимальное время работы в течение дня, но оно окупается результатами.

Это только поначалу кажется, что работа не такая уж и «стрессогенная». Через некоторое время хочется перестать работать почти в любом месте. А долговременный эффект ежедневного, пусть и небольшого, стресса может быть очень трудно предсказать. Соматические заболевания не всегда происходят «сами по себе». Они могут быть вызваны нервным напряжением на протяжение длительного времени. Недаром говорят, что «все болезни от нервов».

Здоровье человека во многом зависит от его привычек. Самых разных привычек, начиная от питания, физической активности (или ее отсутствия) до времяпрепровождения и мыслительных привычек. Все это влияет на нервную систему, а через нее – и на другие системы организма.

Ритмичная работа позволяет избавиться от стресса что «работа занимает слишком много времени». Но, чтобы получить этот результат, этому ограничению нужно следовать. В случае, когда мне хочется написать еще несколько страниц, я предпочитаю заняться чем-нибудь другим, но не писать.

Больше результат

Пожалуй, это самое противоречивое преимущество метода ритмичной работы. Но это на самом деле так. Тратя меньше времени мы можем получить больший результат. Но нужно не забывать, что это время должно быть качественнее – без отвлекающих факторов, в состоянии полной концентрации и потока.

И вторая часть – «больше результат» вовсе не означает прямой прирост количества. Например, если взять процесс написания книги, то сокращение рабочего времени не приводит к росту количества страниц. Вместо этого получаются такие страницы, которые нужно поправить всего один или два раза вместо десяти. Многократная экономия времени налицо, не так ли? В количестве страниц мы, может быть, не выиграли, но зато сократили время на окончательную «доводку» страницы с десяти часов до двух.

В то же время, в состоянии высокой концентрации в голову приходят такие идеи, которые никогда бы не появились в состоянии рассеянного внимания. И эти идеи стоят очень дорого. Но их нельзя сравнить с точки зрения производительности труда, потому что такой меры они не имеют.

Результат при работе в ритмичном режиме получается гораздо лучше, но прямо оценить его (например, в количестве страниц) вряд ли возможно. Именно по этой причине методы ритмичной работы не находят широкого применения в менеджменте – им нельзя сопоставить прямые метрики. Косвенные же метрики, например, прибыль за квартал, появляются с большим запаздыванием.

Это состояние «потока», даже если выглядит совсем не так

Состояние потока довелось пережить каждому. Но понимание этого состояния происходит обычно только после его завершения. Находясь в потоке мы обычно не понимаем этого, мы сконцентрированы на задаче. Поток характеризуется полной концентрацией на задаче, когда отвлекающие факторы перестают иметь значение. В состоянии потока все способности человека выходят на пиковый уровень.

Несмотря на то, что в методе ритмичной работы поток периодически прерывается короткими (но не длинными) перерывами, такая деятельность имеет гораздо больше отношения к потоку чем непрерывная работа по несколько часов. Поскольку состояние потока требует концентрации внимания, которая неизбежно ослабевает по мере расходования «ресурса концентрации», короткие перерывы для восстановления являются совершенно необходимыми.

Составной частью метода ритмичной работы является хорошее погружение в выполняемую задачу. Есть люди, которые способны концентрироваться на задаче по много часов подряд. Но я никогда не относился к их числу и мне требовалась другая система, которая позволит мне действовать эффективно. И этой системой стала рациональная организация ритма моей работы. Ритма концентрации и расслабления.

Поток способен истощать и не годится для пребывания в нем 24/7. Нам нужны периоды как концентрации внимания, так и рассеяния. Именно в эти периоды рассеянного внимания чаще всего в голову приходят прорывные идеи.

Вхождению в состояние потока способствуют и внешние триггеры, например, звонок таймера, который означает конец короткого перерыва и начало нового рабочего интервала. Дальше следует запуск таймера на длинный интервал и процесс концентрации. Поток появляется естественным образом и не зависит от вида деятельности или задачи.

Отдых качественнее и продуктивнее

Пожалуй, самый большой эффект мы получаем от четкого структурирования деятельности. Когда мы точно знаем, что сейчас время для концентрации, и следуем этому принципу. А когда наступает время отдыха, мы откладываем работу, даже если хочется «еще чуть-чуть доделать». Потому что от этого зависит наша собственная продуктивность на длинном интервале времени. Организм привыкает следовать этому ритму, но на это нужно время. Зато результат превосходит все ожидания.

В современном мире работа превратилась из части жизни в ее суть. И она занимает слишком много места. Из-за развития средств связи и коммуникации, границы работы и личной жизни размываются. Больше нет препятствий начальнику позвонить или написать сотруднику вечером из-за какой-то «срочной фигни».

Работа при ритмичной организации перестает быть чем-то непрекращающимся. Она имеет четкие границы, четкое количество интервалов времени в течение дня. Работа перестает быть единственным, что есть в жизни. Прибавьте к этому сокращение рабочего времени (до пяти часов в день) и получите колоссальное количество свободного времени.

На первых порах это свободное время будет тяготить. Если раньше я никогда не задавался вопросом о том, куда же потратить время, то теперь я должен это сделать. Теперь я должен понять, что же мне нравится, что я бы хотел сделать или увидеть. Посетить выставку или почитать книгу? Но трудно только на первых порах.

По мере того, как вы найдете себе занятие помимо работы (и просмотра видеороликов в Интернете), вы станете гораздо счастливее. А это, в свою очередь, отразится на результативности ваших рабочих интервалов. Удивительный факт, чтобы сделать больше, нужно работать меньше. На первый взгляд – невероятно. Но в действительности получается именно так.

Больше счастья

Как же так получается, что «меньше работы» делает «больше счастья»? Ведь «меньше работы» означает «меньше денег». А это, в свою очередь, означает «меньше развлечений», на которые просто нет денег. И дальше – «меньше счастья». Так круг «больше работы» – «больше счастья» замыкается. Но когда ощущать это счастье, если целыми днями занимаешься работой, которую ненавидишь?

Метод ритмичной работы позволяет ограничить время на работу. В современном мире, пожалуй, нужно ограничивать не минимальное время работы в течение дня, а максимальное. Но переход на метод ритмичной работы в сочетании с ограничением максимального количества работы в течение дня приводит к удивительному результату. Чувствуется что-то похожее на «избавление» от гнета работы. Когда ты знаешь, что ни вечером ни на выходных тебе не будут звонить, не будут отвлекать от твоих собственных мыслей.

На первых порах это приводит к стрессу. Получив много свободного времени, люди не знают, что с ним делать. И начинают возвращаться к своему привычному ритму – работать с утра до ночи. Но этот подход не решает, а лишь маскирует проблемы. Чтобы почувствовать себя счастливым, нужно время на «поиски счастья». И это время нельзя откладывать на потом, оно должно быть сейчас. Не обязательно круглосуточно, но понемногу каждый день.