Обычный день

Самолёт летит, колёса стёрлися…

/ частушка/

Рабочий день служащего состоит из пустых ненужных дел на 99,9%. Многие из нас заполняют безмерные таблицы пять на шесть метров и сопоставляют циферки; некоторым выпадает честь иметь дело с «творческой работой»: они готовят срочные письма и справки по какой-то теме, неизвестно зачем. Понять, кто чем занимается конкретно, и насколько каждая из задач объёмна, – сложно. Бюрократия есть вязкая материя без краёв, углов и размеров.

Чтобы структурировать нашу работу и хоть как-то отслеживать происходящее, был придуман электронный документооборот. Это прекрасный инструмент, являющий своей целью хоть как-то навести порядок в рутине. По задумке умных людей, каждая задача органу власти должна поступать через первое лицо и дальше расписываться по исполнителям, проходя через промежуточных начальников. Каждое действие пошагово фиксируется, а любое хождение документов можно при желании отследить и найти тóрмоза. В идеале, в низ по иерархии спускается письмо, жалоба или запрос с прикрепленной записочкой: «подготовить», «организовать», «решить» или «рассмотреть», а обратно возвращается отработанный ответ заявителю (инициатору) с одобрительными визами «согласовано». От руководителя к подчиненному – указания, обратно – готовый проект ответа в адрес обратившегося. Система предусматривает работу по принципу вопрос – ответ, фактически всё обстоит чуть-чуть иначе.

Начальники обычно заняты совещанием, а бестолковая, и именно от того срочная работа, начинает лезть в обход них, «на опережение». Если запускать вопрос по маршруту шеф → меньше шеф → еще меньше шеф →…→ исполнитель, он будет идти как минимум один день вниз, и не известно сколько дней обратно – наверх.

Чтобы обойти систему и не убиваться, был найден выход – решать вопросы в рабочем порядке (по телефону, по почте и как угодно). Это стало чуть ли не панацеей для бестолкового руководства.

Методика «порешаем» выработалась для упрощения механизма, являющегося самим по себе «упрощением». Сначала, для эффективного управления, был внедрён электронный документооборот, предполагающий чёткую структуру, а потом основную работу пустили мимо него. Боязливому и несамостоятельному руководству сложно осуществлять последовательное управление в официальном пространстве, гораздо удобнее поручить кому-то что-то, и пусть этот «кто-то» сам штурмует систему.

Такая организация труда напоминает завод, на котором токари, сборщики, электрики и сварщики договариваются между собой без участия мастера или начальника цеха, а руководитель или даже заказчик, не вникая в суть процесса, хватает за рукав любого, кто поближе и даёт персональное задание по изготовлению какого-то крупного узла. Для исполнения поручения работник сам бегает и договаривается со всеми остальными как хочет, отложив свою основную системную работу на конвейере.

Кроме прямых поручений от начальников родного учреждения первому попавшему под руку, задания или настоятельные просьбы могут приходить сбоку (от министерств, Полиции, Аппарата президента, губернатора, Думы и т.д.). Упрощённая схема выглядит так:

Когда поручение дано по почте (сбоку) – исполнение его осуществляется по более вычурным схемам. Откуда б задача не прилетела и какой бы она срочной не была, обратный ход возможен только через всю официальную цепочку согласующих, а иногда еще через юридическую службу и канцелярию. Ответ идёт от имени органа власти, а не доброго человека, поэтому все режимы подстраховки – «вкл.».

Задача (пусть это будет «просьбой» подготовить справку о сельском хозяйстве по случаю визита министра) направляется для отработки по кротчайшему пути: исполнителю и в копии кому-либо из промежуточных начальников. Обратный ход уже подготовленной информации выглядит так: исполнитель → начальник «a» (stop machine); исполнитель → начальник «2» (stop machine); исполнитель → «II зам» (stop machine); исполнитель → руководитель.

На каждом этапе прохождения документа по цепочке его поджидает остановка, даже если замечания к нему отсутствуют. Ни один из промежуточных «согласующих» не перешлёт сообщение об исполнении дальше наверх, чтобы не войти в роль соавтора и не разделить с ним ответственность. Исполнитель (мелкий конторщик) бегает со своим «творением» сам.

Дойдя с горем пополам до главного начальника, отшлифованная многими версия бумаженции под его рукой обычно претерпевает последнюю поправку – без этого не бывает – и весь маршрут от конца до начала инициируется заново, с разъяснениями каждому из согласующих причин повторной работы (возврата).

Если среднее руководство «толковое», а работа поставлена «правильно», то каждая задача лежит на совести только специалиста и выполняется под его юридическую ответственность. Серединка – это цензура, которая всячески ни при чём.

В известных мне органах власти работа поставлена именно так.

Прилетающая сбоку работа заполняет основную часть дня! Специалист, получивший такую задачу, редко может справиться с порученным делом в одиночку, потому что тема не ограничивается его познаниями и полномочиями. Каждый вопрос состоит из множества нюансов, которые требуют участия многих коллег бог весть откуда. Чтобы не расписываться в бессилии и не ночевать на работе, приходится каждый раз «вылезать из-под коряги» – как это принято сейчас называть – и дружить как можно шире. Если неофициально чем-то озадачили, нужно продолжать затеянное дальше: по знакомству, по дружбе, без бумажки – порешаем, поговорим, разузнаем…

Может показаться, что это хорошо: сотрудничество, созидание и командный дух, но на самом деле это вовсе не так. Работа, которая выполняется «сбоку», она невидима для руководства, деятельность остаётся скрытой и на добровольных началах. Если тебе помогают, то и ты будь добр выручай в случае надобности. Сегодня Я срочно выполнил задачу шефа подключив «чужие руки» и без дополнительной бюрократии, а завтра меня также напрямую попросит мой сегодняшний добродетель. Партнерские отношения, печки-лавочки и всё такое…

Начальник не знает всего процесса, не видит реальную загруженность коллектива и всех обязательств своих подчиненных; он открывает программу электронного документооборота, автоматически вычисляет: у кого меньше всех официальных задач на ближайшее время, откидывает в уме льготников и со спокойной совестью поручает-поручает-поручает. Интересоваться по-человечески о занятости у самих работников – бессмысленно: каждый из нас расскажет такое, что душа заболит. Поэтому – только в приказном порядке, без церемоний.

В действительности, выбранный «незагруженный» работник, может оказаться фактически перегруженным на 3 дня вперед. Вероятно, он уже обслуживает прихоти других начальников и ещё помогает тушить пожары коллегам из смежного управления. Там, где нет учёта, начинается хаос. Взаимовыручка и простой подход только звучат красиво, а на деле они перетекают в мороку морочную с постоянными нежданчиками.

Кроме исполнительской сложности – на которую всем прицельно плюнуть – методика управления, основанная на индивидуальных поручениях, не вписывается в систему обязательного официального учёта деловых процессов. «Неучтёнка» хоть и разрастается как сорняки в огороде, но фиксируется только то, что было официально. Когда дело доходит до обоснования занятости сотрудника или распределения премий, учитывается только та часть работы, которая прошла через программу. Всё что выполнено в рабочем порядке остаётся за кадром и никому не интересно. Не зачтётся в отчёте лирика о том, что специалист ¾ времени бестолково плясал под дудку своего шефа и помогал товарищам разобраться с непролазной дремучестью. Дай показатели своей выработки, и не волнует.

Чтобы выжить в такой обстановке и не зашиться, люди хитрят кто как горазд. Речь идёт не об оптимизации своей работы, а об уклонении от неё. Хитрость здесь развита до неприличия. Изобретатель Джобс говорил, что работать нужно не 12 часов, а ГОЛОВОЙ. К сожаленью для госслужбы это не верно. У нас, мандаринов, отсутствуют реальные показатели производительности труда, а те, которые есть, не отражают реальности, поэтому работать эффективно здесь крайне невыгодно. Задачи поступают по мере их выполнения, и вáлятся они тому, кто их выполняет. Принцип: «сделай дело – гуляй смело» заменяется на: «сделал дело – не спеши отчитываться, иначе дадут другое дело». Отработал сегодня хорошо – завтра накидают поболее, а у нас оклад и почасовая! Даже если возник соблазн выслужится (бывает!) из-за возникшего честолюбия, лучше пересилить себя и уклонится – только так будет легче. Голова должна работать все 12 часов, но думать она должна никак не о повышении производительности труда. Как-то так получается.

Помню, однажды, меня родная мать спросила: «В чем заключается ваша работа?». Это оказался нелёгкий вопрос. Сложен он тем, что спрашивающий далёк от любой бюрократии и офисных баталий. Мы не выпускаем подшипники, не защищаем родину, не ловим преступников и не лечим людей; даже управлением или командованием это назвать нельзя. Как объяснить простым языком свой род занятий? Плоды труда большинства госслужащих не пощупать, не увидеть и не всегда запросто осмыслить, да и есть ли они вообще… Тогда Я, помню, с заминкой ответил, что являюсь администратором процесса (!) и расшифровал: пишу различные письма, готовлю справки, отчёты, заполняю таблицы и отвечаю на звонки. Её этот ответ устроил. Если бы она спросила меня, в статусе повыше, то ответить было б куда сложнее.

По мнению моего отца, мы тут все усиленно «ничево не делаем». Вот он-то знает, ага.

Пишу письмо

Как только вы принимаетесь делать какую-то работу, находится другая, которую надо сделать ещё раньше.

/Закон Мерфи/

Есть такая штука, как фотография рабочего дня. Это способ фиксации трудового процесса – если кто не знает – он используется для нормирования работы тех, чью бурную деятельность трудно измерить линейкой или посчитать. Наша бестолковщина иногда требует такого исследования: надо ж её хоть как-то фиксировать, хотя бы для себя, хотя б для соответствующих выводов.

Хочу описать, как происходит написание чего-либо в нашем ведомстве. Переписка есть важная составляющая работы административного персонала – пишет он много, по всякому поводу и без повода.

Подготовка официальных текстов, интервью и всяких там докладов, требует определённого вдохновения, сосредоточенности и некой концентрации сознания. Чтобы ничего не упустить и не нарушить стиль, «писатель» должен уметь входить в чуждый ему образ. С достижением этого самого транса всегда проблема: водовороты событий и сумбурность не позволяют залипать в одном месте на долго. Приходится переключать своё мышление по щелчку. Свободная минута – ты в роли директора, свободные 10 минут – целый губернатор. Главное не забывать щёлкать тумблер, не сбивать настройки образов, и не забыть про себя.

Итак, 9:00 – начало дня. Предстоит срочная подготовка письма, с которым тянуть уже нéкуда: если ещё чуть-чуть – постигнет беда. Открываю чистую заготовку (бланк), настраиваюсь как актёр на психологию того, от чьего имени печатаю – рождается первая фраза: «Во исполнение Вашего поручения, данного…». У нас любят, чтобы в начале была ссылка на указания руководства в качестве движущей силы. Такое вступление не для канцелярского удобства, как можно предположить, оно льстит и подчёркивает готовность подчиниться.

Не успеваю допечатать до первого знака препинания, как в помещение забегает какой-то гражданин в клетчатой рубашке и начинает сходу задавать свои вопросы «по существу»:

– А вот кто из вас (окидывает заваленный бумагой кабинет взглядом) писал когда-то о таком-то (подбирает слова)? Не подскажете, куда мы запрашивались и что нам ответили… И чем закончилась эпопея? Скиньте мне всё, что есть, а я сам посмотрю (и замучаю вопросами, хочется добавить).

Сеанс прерван.

Глаза вопрошающе приклеиваются ко мне и делать отречённый вид уже бессмысленно.

Эти Кишащие Сущности не дадут собраться с мыслями. Так и знал, что напрыгнут. Мироздание сопротивляется плавности хода, ему больше нравится моя нервозность и дрожащий глаз. Хотя положение не очень-то располагает к ведению отвлеченных бесед и к оказанию «первой помощи», но приходится пререключиться.

Параллельно в заведении начинается обряд рукопожатий и взаимных приветствий, без которого у нас никуда. Лоботрясы, которым нéчем заняться, с 9:00 до 11:00 задёргают своими «здрасьте», рукопожатиями и «какделами». Традиция обязывает их ходить по кабинетам, фальшиво улыбаться и задавать дежурные вопросы. Давно уже понял, что если хочешь написать нечто по-настоящему осмысленное, приходи к 7:00 или на выходном. Это аксиома для заведений нашего типа. Качественно поработать можно только во внеурочные часы. От коротенького периода «до начала дня» больше пользы, чем от всего будня.

По моим наблюдениям для дел годится лишь сильно раннее утро: «вечеровки» не так эффективны, и это не только от усталости. После работы из-за неуспеваемости остаются многие, и эти «многие», зная о твоём присутствии, будут отвлекать. Те же, кто уходит вовремя, из собственной радости окончания трудового дня, обязательно заходят на прощальную церемонию по обмену парой слов, – не роботы же, чай, а люди. Обязательно заглянут в монитор и чё-нибудь спросят. Действительно, и чем же Я таким увлекательным занят?

Если решил посидеть с продлёнкой, надо быть готовым к многократным объяснениям перед дружелюбными коллегам о причине своей задержки, и переключаться на режим «до свидания». Вечером начинает тупить компьютер т.к. автоматически включаются установки-обновления программ; приходит уборщица и просит поднять ноги. Даже дорога домой, если чутка задержаться, будет томительнее из-за накопившейся к этому времени пробки.

В общем, чтобы, закончить пятиминутное дельце в конце дня, потребуется не меньше часа жизни.

Моя рассудительность в этом вопросе не спасла меня: письмо важное, а печатаю Я его в самую неудобную пору. Тот самый случай, когда мысли разошлись с делом.

Прерываюсь на нашего незваного гостя: напрягаю память, ищу, выясняю. Сосед по столу изображает то же самое. Вопросом занималось несколько человек и давно: требуется целый консилиум, чтобы восстановить ход событий. Напрягаем напряжение, коллективно собираем по крупицам то, что небрежно отложилось на бумаге, компьютерах и в наших дырявых головах.

Разобрались. Даже самому не верится.

Печатаю второе слово своего письма – звонит телефон:

– Юрий Васильевич?

– Нет. Он вышел – наберите позже, или оставьте свой номер телефона.

– Ой, я по такому вопросу: может Вы подскажете…

Неприятный момент; нутро подсказывает, что лучше соскочить и не вникать.

– Попробую, – отвечаю Я опрометчиво.

Дальше эпопея на 15 минут с выяснением чего же хочет человек. Уже Юрий Васильевич пришёл и по-новому ушёл, а Я всё путаюсь в постромках. Обожаю людей, не умеющих сформулировать вопрос.

Вопрос действительно не мой и не Юрия Васильевича. Нужно его переадресовать компетентному сотруднику и, желательно, сделать так, чтобы он не затерялся.

Что Я хотел-то до этого? Чем занимался? А, да, писáл!

Кому? Их вон тут три письма открыто. А зачем столько? Тааак. А, вон что. По первому Я жду уточнения цифр, чтобы вставить в документ и отправить, второе Я открыл, чтобы написать, а третье – для какой-то информации. Зачем эта информация? Кому? А, вчера же звонила тётя, просила посмотреть. Надо срочно ей скинуть данные. Ээ-хехе, она же не поймёт там в них ничего; пояснять надо будет что к чему и почему.

Скидываю, пытаюсь сконцентрироваться над своей задачей. Удаётся целый абзац, – опять звонок (противный такой, надоел).

На проводе ещё одна коллега, которая всегда всех просит о помощи.

– Что это ты прислал, Иван? – начинает она. – Поясни, пожалуйста. Тут ничего не понятно.

Как и предполагал, голову включать никто не любит, проще позвонить. А если я не возьму трубку, прибегут прямо сюда, и будут стоять над душой. Эти ребятки своё дело знают…