Номенклатура дел организации. Практическое пособие для секретарей, делопроизводителей, специалистов службы ДОУ, руководителей организаций и учреждений

Для небольших организаций, не являющихся источником комплектования и не имеющих в своей структуре архив как подразделение, достаточно 2-х экземпляров. Правилами 2015 г. не установлена форма для выписок (в них содержится форма для номенклатуры структурного подразделения). Поэтому на практике выпиской является либо часть сводной номенклатуры с информацией по конкретному структурному подразделению, либо копия всей номенклатуры (в небольших организациях). Номенклатура дел структурных подразделений прикрепляется на внутренних

4) Изготовление копий, выписок из номенклатуры дел и передача их в структурные подразделения. После согласования и утверждения сводной номенклатуры структурные подразделения организации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Не смотря на то, что ранее уже были составлены номенклатуры дел подразделений или списки дел, так как сведения в них могли претерпеть дополнения и/или корректировки (наименования дел, сроки хранения и др.). Документ печатается в 3-х – 4-х экземплярах: – первый, (утвержденный экземпляр) хранится в службе ДОУ организации постоянно; – второй – используется в организации в качестве рабочего. Специалист, ответственный за номенклатуру дел, вносит в него соответствующие изменения и дополнения в течение года, чтобы на его основании составить номенклатуру на следующий год; – третий хранится в архиве организации; – четвертый направляется в соответствующее архивное учреждение (обязателен для организаций – источников комплектования Архивного фонда РФ).

Согласно «Основным Правилам работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее Правила 2002 г.), сводная номенклатура дел должна оформляться на общем бланке организации. Однако в Правилах 2015 г. это не прописано. К тому же, Правила 2002 г. – документ методический, носит рекомендательный характер (не отменён). На этом основании можно сделать вывод, что номенклатуру не обязательно оформлять на общем бланке организации. Главное – чтобы оформление было соблюдено в соответствии с унифицированной формой, которая определена Правилами 2015 г. (Приложение №25 Правил).