Цитаты из книги «Номенклатура дел организации. Практическое пособие для секретарей, делопроизводителей, специалистов службы ДОУ, руководителей организаций и учреждений»

Для небольших организаций, не являющихся источником комплектования и не имеющих в своей структуре архив как подразделение, достаточно 2-х экземпляров. Правилами 2015 г. не установлена форма для выписок (в них содержится форма для номенклатуры структурного подразделения). Поэтому на практике выпиской является либо часть сводной номенклатуры с информацией по конкретному структурному подразделению, либо копия всей номенклатуры (в небольших организациях). Номенклатура дел структурных подразделений прикрепляется на внутренних

4) Изготовление копий, выписок из номенклатуры дел и передача их в структурные подразделения. После согласования и утверждения сводной номенклатуры структурные подразделения организации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Не смотря на то, что ранее уже были составлены номенклатуры дел подразделений или списки дел, так как сведения в них могли претерпеть дополнения и/или корректировки (наименования дел, сроки хранения и др.). Документ печатается в 3-х – 4-х экземплярах: – первый, (утвержденный экземпляр) хранится в службе ДОУ организации постоянно; – второй – используется в организации в качестве рабочего. Специалист, ответственный за номенклатуру дел, вносит в него соответствующие изменения и дополнения в течение года, чтобы на его основании составить номенклатуру на следующий год; – третий хранится в архиве организации; – четвертый направляется в соответствующее архивное учреждение (обязателен для организаций – источников комплектования Архивного фонда РФ).

Согласно «Основным Правилам работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее Правила 2002 г.), сводная номенклатура дел должна оформляться на общем бланке организации. Однако в Правилах 2015 г. это не прописано. К тому же, Правила 2002 г. – документ методический, носит рекомендательный характер (не отменён). На этом основании можно сделать вывод, что номенклатуру не обязательно оформлять на общем бланке организации. Главное – чтобы оформление было соблюдено в соответствии с унифицированной формой, которая определена Правилами 2015 г. (Приложение №25 Правил).

7) Составление сводной номенклатуры дел организации. После того, как все структурные подразделения сдали свои номенклатуры (либо списки, перечни названий дел, которые запланированы в новом году), на их основании формируется сводная. Разделы в сводной номенклатуре располагаются в порядке, предусмотренном штатным расписанием организации.

Такой порядок предусматривают Правила 2015 г., однако, на практике часто все иначе. В структурных подразделениях может не оказаться квалифицированных специалистов, которые смогут самостоятельно составить номенклатуру дел своего подразделения, либо, попросту у них нет на это времени. В таких случаях секретарю или другому сотруднику, ответственному за сводную номенклатуру дел организации, придется самостоятельно собирать информацию от структурных подразделений о делах, заводимых у них. Можно запросить у них списки названий дел вместо номенклатуры подразделения, сделав

Заседание ЭК оформляется протоколом. В номенклатуру СП вносится номер и дата протокола ЭК. В конце года заполняется графа 3 (проставляется количество дел, томов, частей по каждому наименованию). Затем составляется итоговая запись к номенклатуре дел СП (форма итоговой записи приведена в приложении №25 Правил 2015). Подсчитывается количество заведенных в данном году дел по группам – с постоянным сроком хранения, временных (свыше 10 лет), временных (до 10 лет включительно). Затем итоговые сведения о заведенных в данном году делах передаются в службу ДОУ, о чем делается отметка.1 экземпляр номенклатуры СП хранится в соответствующем структурном подразделении, 2-й – в службе ДОУ, 3-й – в архиве организации.

6) Составление номенклатур дел структурных подразделений организации и передача их в отдел делопроизводства. Номенклатура дел каждого структурного подразделения (далее СП) оформляется по установленной форме (приложение №26 Правил). Документ составляет сотрудник, ответственный за делопроизводство в СП, затем номенклатура согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения (при наличии) и подписывается начальником этого подразделения, после чего передается в отдел делопроизводства для включения в сводную номенклатуру организации.

а также ссылки на эти перечни, номенклатуры и законы (их сокращенные названия). При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, этот срок устанавливает экспертная комиссия (ЭК) организации. ВАЖНО! В дело нельзя помещать дела с разными сроками хранения. Иначе потом их придется расформировывать при подготовке на хранение. Запрещается уменьшать сроки хранения, указанные в перечнях. Определение сроков хранения документов необходимо проводить под методическим руководством архива организации (при наличии). Также можно обратиться за консультацией в государственный или муниципальный архив.

В графе №4 «Срок хранения и № статей по перечню» указывается срок хранения дела, номера статей по типовому, ведомственному перечню или по типовой или примерной номенклатуре дел, по нормативно-правовым актам

составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения. Так, Федеральным законом от 02.03.2016 №43-ФЗ внесены изменения в статью 22.1 закона 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», согласно которым документы по личному составу, созданные после 2003 года, вместо 75 лет теперь хранятся 50 лет. Исключение составляют документы, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой. Для этих документов срок хранения не изменился и составляет 75 лет. Еще одно важное изменение в этом же году – отмена ГОСТ 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Теперь вместо него применяется ГОСТ Р 7.0.97 – 2016, утвержденный приказом Росстата 08.12.2016 №2004-ст «Система стандартов по информатизации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Новый ГОСТ вступил в силу с 01.07.2018. Он предписывает новые правила оформления документов, в т. ч. электронных.