Цитаты из книг автора «Евгений Севастьянов»

умирает… инициатива, второй – правда. Сотрудники боятся искать более эффективные способы решения задач и говорить правду, потому что их лишают «права на ошибку». Ошибся? Получи наказание!

Системный подход к управлению Системное управление – не самоцель, а инструмент для выполнения более качественной (без ошибок) и эффективной (минимизация затрат) работы. Поэтому регламенты в первую очередь должны описывать, как действовать на проблемных участках, помогать исправлению ситуации здесь и сейчас.

Чтобы регламенты были злободневными, конкретными и в помощь сотрудникам, предлагаю простейший, но не самый приятный способ – «посмотрите в глаза» проблемам! В камень, как от взгляда Медузы Горгоны, не превратитесь, хотя самолюбие и самооценка могут «поскрежетать» внутри (гораздо комфортнее занять позицию «у меня и так все нормально!»). Первый шаг – зафиксируйте список возникающих проблем в повторяющейся работе (процессе), для которой планируете создавать регламент. Каждая проблема станет подразделом будущего регламента! В нем вы опишете, что необходимо для ее предотвращения и как действовать, если она все-таки «выстрелила».Например, для процесса «заказ и доставка продукции от поставщиков» проблемы могут быть такими:• Заказ не сделан вовремя (значит, нужно описать, как заранее планировать необходимость материалов).• У поставщика не оказалось нужного товара (как реагировать и заранее найти нескольких поставщиков).• Часть привезенного товара оказалась бракованной или несоответствующего качества (какую форму накладной заполнить, как оформить возврат и замену).• Товар перепутан с другим товаром (по какой форме составить акт, как оформить возврат и замену).• Машина с товаром приехала в обеденный перерыв.• Машина не приехала вовремя (сломалась по дороге и т. п.).• Все сотрудники склада заняты во время приезда машины.• Товар на складе размещается где попало, из-за этого портится и своевременно его не найти. Этот список можно продолжать до бесконечности, но увлекаться не стоит. Ваша задача – начать с самых злободневных проблем. Отсортируйте выявленные проблемы «по степени критичности» и составьте краткую инструкцию для двух-трех наиболее «кровоточащих».

Анна Владимировна, руководитель компании по разработке программного обеспечения, приняла решение, что в ее компании так продолжаться не будет! И начала формулировать требования к работе сотрудников, добиваться их выполнения на практике. Одновременно она прекратила «раздавать незаслуженные блага».

Этого мне оказалось достаточно, чтобы сделать вывод: «раздача благ» без встречных требований не мотивирует на трудовые подвиги, а приводит к деградации.

Системный подход к управлению Во-первых, улучшения для сотрудников (давайте вспомним, что любое улучшение – это дополнительные траты или риски) должны сопровождаться ростом требований (к качеству, эффективности, проактивности и т. п.).Озвучивайте требования заранее, чтобы не породить ожидание «халявы», оговаривайте и фиксируйте условия отмены улучшений. Уверен, такой подход и прыти убавит, и притязаний на «сверхнеобходимые» блага. Во-вторых, наказывайте за некачественную работу и несоблюдение стандартов. Своевременно давайте подчиненным обратную связь и требуйте от них исправления в действии. Если на правила и распоряжения руководителя можно «плевать с высокой колокольни», у сотрудников формируется ложное мнение: «Мы делаем свою работу хорошо, поэтому все, что нам дается, честно заслужили и… еще больше».

Тренировка управленческой мышцы (подсказка руководителям – примерьте историю на свое подразделение и на себя лично)1. Есть ли среди ваших подчиненных «зажравшиеся» (много требуют, мало делают)?2. Какие ваши действия/бездействие привели к такому поведению сотрудников?3. Какие действия вы можете предпринять, чтобы постепенно скорректировать их поведение? 4. Как вы сами относитесь в реальности (не на словах) к «благам» от компании?

Вседозволенность порождает экспоненциальный рост требований к компании и падение требований к себе любимому. Именно об этом предупреждает народная поговорка: Чтобы почувствовать ценность, надо заплатить цену! Безнаказанность порождает вседозволенность. Блага, выданные «за просто так», не ценятся, а лишь расхолаживают. И когда вы это поймете, перекроете кран «халявы» и, в свою очередь, потребуете встречных шагов по росту качества работы и инициативы – вас назовут «жадной свиньей». ☺

Системный подход к управлению Чтобы принять более точное и качественное управленческое решение, руководителю необходимо отделять «факты» от «мнений о фактах». В нашем случае факты – это список выполненных задач, их результат и потраченное на выполнение время. Рекомендую использовать сервисы формализации задач (например, «Битрикс24», Trello, Planfix и т. п.). Если все задачи сконцентрированы в одном месте и по ним сотрудник указывает затраченное рабочее время и результат, сразу видно, чем он занимается, и нет необходимости тратить время на ежедневные опросы.

Один не включил существенные условия в договор с клиентом и теперь по два часа в день тратит на «жесткие переговоры» о внесении изменений через допсоглашения. Второй «распустил» подчиненных и вынужден по часу уговаривать их решить одну-единственную задачу.Третий сидит и оформляет возврат поставщику нового сервера, потому что не составил ТЗ на его покупку.Четвертый заказывает дополнительную машину в службе логистики для отправки груза, так как «не подумал», что его можно объединить с предыдущим.Молодцы не те, кто много работает, а те, кто делает то, что нужно! В разбираемом случае руководителю, конечно, следует не нанимать новых сотрудников, а организовать работу существующих:1. Те, кто совершает одни и те же ошибки (не способен или не желает делать «как надо» и учиться), заслуживают «пинка под зад».2. Тех, кто не умеет планировать и оценивать риски, необходимо научить этому и принудить к повседневному использованию, не принимая нытья об «ущемлении права на творчество».Тренировка управленческой мышцы 1. Попросите одного из подчиненных два-три дня составлять список выполненных в течение дня задач. Или возьмите и прямо сейчас узнайте в устной беседе, что он сделал за вчера и сегодня.2. Проанализируйте результат на наличие неэффективного труда и «тушения самостоятельно спровоцированных пожаров». 3. Как вы можете реорганизовать работу сотрудников (обучить, пересмотреть алгоритм выполнения задач и т. д.), чтобы минимизировать количество бесполезной работы?