Ничего сложного: первым делом руководитель отдела определяет, кто из его сотрудников будет ответственным за решение. И для подготовки своего варианта этот сотрудник должен проконсультироваться со многими, включая и руководителя, и коллег ниже по должности, и тех, кому уже приходилось делать похожий