Цитаты из книги «Статистики»

Статистики по проверочным спискам В некоторых случаях продукт сложно измерить количественно в естественных единицах: деньгах, тоннах, количестве клиентов и т. п. Например, есть системный администратор, который отвечает за то, чтобы вся компьютерная техника и программное обеспечение работали без сбоев. Его продукт – бесперебойная работа множества разных устройств и программ: компьютеров, серверов, сетевого оборудования, электронной почты и т. д. Чтобы его статистика отражала весь продукт, все составляющие его продукта должны быть измерены каким-то единым способом. При этом, например, ноутбук может считаться «работающим без сбоев», если он простаивал не более часа в неделю. Часа в неделю вполне достаточно для обслуживания или оперативного устранения каких-то незначительных сбоев. А сервер компании не может быть остановлен в рабочее время более чем на 30 минут в неделю, чтобы это считалось приемлемым. При этом бесперебойная работа сервера во много раз важнее для производства продукта, чем работоспособность одного из ноутбуков сотрудников. Измерить такой продукт просто в деньгах или в штуках невозможно. Другой пример деятельности, продукт которой сложно напрямую измерить в естественных единицах, – связи с общественностью. Продуктом связей с общественностью является привлекательный профессиональный имидж компании в глазах публики. Сложность измерения заключается в том, что прямой способ измерения слишком сложен и дорог. Ведь для прямого измерения необходимо регулярно проводить массовые опросы разных типов публики, чтобы выяснить мнение об имидже компании. Большие корпорации так и поступают, но для небольшой компании подобный подход к измерению продукта слишком дорог и сложен, это невозможно измерять еженедельно. Можно сказать, что в таком случае прямое измерение продукта обойдется дороже, чем сама работа по связям с общественностью. Поэтому необходим более простой и практичный способ измерения, не требующий слишком много рабочего времени и дающий приемлемую точность. Когда мы сталкиваемся с невозможностью измерить продукт напрямую, можно использовать систему баллов – в статистику добавляется определенное количество баллов за каждый подпродукт, который является составляющей общего ЦКП. Баллы добавляются, если произведенный подпродукт соответствует установленным критериям качества. Например, для начальника отдела по связям с общественностью: • 10 баллов за каждую публикацию, способствующую формированию имиджа компании, на отраслевых порталах в Интернете;

обязанность 3-го отдела. Подобно первичным документам в бухгалтерии (накладные, счета, акты и т. п.), в управленческом учете, частью которого являются статистики, также необходимо иметь точные «первичные документы». В примере со статистикой по участникам вебинара это должны быть записи в базе клиентов с регистрацией каждого участника. Описание такой статистики должно включать следующие данные: фактические участники вебинаров (это можно проверить по данным программы для проведения вебинаров), участие которых было зарегистрировано в базе клиентов (можно проверить по записям в базе) и которые являются руководителями или владельцами компаний (можно проверить также в базе клиентов). Ведь продуктом недобросовестного сотрудника являлось не просто «много участников вебинара», а «руководители или владельцы компаний на вебинаре». При формулировании статистики вы должны помнить ее главное предназначение – показывать фактически произведенный продукт, а не желание производить или потраченные усилия. Статистика не сможет раскрыть вам причины падения или роста. Она является лишь показателем, который свидетельствует о количественных изменениях результатов деятельности. И конечно, статистика должна быть сформулирована так, чтобы ее можно было проверить.

предпринять какие-то действия. Если сложно сформулировать статистику для какой-то области деятельности, необходимо прежде всего разобраться с продуктом и целью деятельности. После того как вы поймете продукт, сформулировать статистику не составит труда. Возьмем, к примеру, заведующего складом. Его работа заключается в обеспечении сохранности материальных ценностей на складе. Именно для этого существует склад. Причем завскладом – лицо материально ответственное. Если какие-то товары будут утрачены, он лично обязан компенсировать потери. А если это произошло по не зависящим от него обстоятельствам – порча, авария, кража со взломом и т. п., – этот факт должен быть подтвержден официальной комиссией и отражен в акте списания. Таким образом, продукт завскладом – ценность сохраненных на складе товаров. Статистика завскладом – общая ценность сохраненных на складе товаров в соответствии с данными складского учета, подтвержденными первичными документами (накладными на получение и выдачу и актами списания) и результатами проверок. Если складской учет в порядке, еженедельно подсчитывать эту статистику легко и просто, и она будет хорошо отражать произведенный продукт. Тут может возникнуть вопрос: «А что, если вдруг обнаружится, что по данным учета товар на складе есть, а фактически его нет?» Такая ситуация означает, что статистика ложная, – есть проблемы с учетом, так что требуется привести его в порядок. Но то же самое может происходить и со статистикой любого другого работника. Однажды мы обнаружили, что в одном из наших филиалов сотрудник, отвечавший за привлечение потенциальных клиентов на вебинары, чтобы «поднять статистику», регистрировал на вебинары своих друзей – студентов. Делал он это в течение нескольких недель, прежде чем был разоблачен. Сотрудник был уволен, статистика – пересчитана, и руководителю филиала наконец-то стало понятно, почему при постоянном росте количества участников вебинаров доход компании не увеличивался. Ложные статистики сводят с ума руководителей, поскольку недостоверные данные не дают возможности принимать правильные решения. Ведь в рассматриваемом случае вместо того, чтобы увеличить число потенциальных клиентов на вебинарах, руководитель пытался выжимать результаты из отдела продаж – усилия нескольких сотрудников компании были потрачены впустую. Статистика должна быть сформулирована так, чтобы ее можно было проверить. И все статистики действительно необходимо регулярно проверять – это

встроенную систему проверки. Они не позволяют оформить отгрузку товара, если он перед этим был неправильно оприходован, или учесть доход, если в учетной системе нет контрагента, к которому доход относится. Трудоемкость учета разных хозяйственных операций и подготовки отчетов можно также учесть, если за разные действия по учету в статистику добавлять разное количество баллов. Например, за учет входящей оплаты – одно количество баллов, за оприходование товара – другое, а за подготовку и сдачу отчета – третье. Такая статистика будет хорошо показывать, сколько продукта произвел бухгалтер. Распространенные возражения, с которыми сталкиваются руководители при внедрении такой статистики: «От меня это не зависит, я не могу на это повлиять – мне вовремя не подали первичные документы!» или «От меня не зависит количество операций, я всего лишь их учитываю!». Первое возражение может звучать только в том случае, если бухгалтер не наладил саму систему учета в компании. Он просто не осознает, что часть его работы – добиться, чтобы все первичные документы оформлялись своевременно и правильно. Такое возражение возникает у него только потому, что он не осознает в полной мере свой продукт. Решить эту проблему можно только одним способом – прояснить его продукт и функции. Второе возражение обусловлено тем, что сотрудник не понимает, что статистика измеряет не стремление или готовность производить продукт, а количество продукта. К этому возражению прибегают особенно активно, если руководители пытаются привязать заработную плату сотрудника к его статистикам. Ведь нередко продажи и объем производства продукта падают, потому что какое-то из подразделений компании не выполняет свою работу. Организация – это набор взаимосвязанных функций, и это падение неизбежно скажется на статистиках других подразделений, в том числе на статистике бухгалтера. Действительно, бухгалтер не сможет повысить свою статистику – ему нечего учитывать. Решить эту проблему можно, только добившись роста статистики в подразделении, которое стало виновником падения. Но даже в этом случае статистика бухгалтера будет абсолютно справедливой – она будет показывать падение продукта, так как у бухгалтера фактически снизился объем производства. Тем не менее мы не рекомендуем привязывать заработную плату сотрудников к статистикам, по крайней мере в течение полугода с момента внедрения статистик. Сотрудникам и руководителям необходимо время, чтобы научиться полноценно использовать статистики. Статистика не сможет дать сотруднику или его руководителям данные о том, почему произошло падение или рост, ее предназначение – отражать изменения в объеме произведенного продукта. Статистика – показатель, который сообщает, что в причинах изменений необходимо разобраться и

Формулировка статистики Статистика – выраженные в числах данные об уровне производства подразделения или организации в целом по сравнению с предшествующим моментом времени. Если уровень производства увеличивается, статистика растет. Если он уменьшается, статистика падает. Для любой деятельности, которая приводит к производству определенного ЦКП, может быть сформулирована статистика. Сложность в формулировании статистики возникает только тогда, когда не определены продукт и идеальная картина деятельности. Поэтому практически невозможно создать систему статистик в компании, если нет организующей схемы и если области ответственности и продукты перепутаны. Оргсхема дает возможность точно определить продукты и идеальные картины деятельности, отделить один от другого продукты в потоке производства. Например, довольно часто у руководителей возникают сложности с формулированием статистики для бухгалтера, который ведет учет и подает отчеты руководству и в государственные органы. Причина этого – отсутствие понимания продукта бухгалтера. Чтобы с этим разобраться, необходимо понять, зачем вообще нужен учет как функция организации. Суть учета очень проста – руководителям компании необходимо иметь точные данные о том, что происходит с денежными и материальными активами компании. Для принятия решений необходимо иметь точное представление о том, сколько у компании денег, имущества, товаров, сколько она должна контрагентам и сколько должны ей. Для этого все хозяйственные операции должны быть отражены в документах, и, если это так, в любой момент можно получить необходимые отчеты. Продуктом бухгалтерского учета является точно отраженная в учетной системе деятельность, связанная с активами и обязательствами. Существуют точные стандарты, описывающие, как различные хозяйственные операции должны быть отражены в учете: оплаты, получение и выдача материальных ценностей, выплаты заработной платы и т. п. Можно сказать, что, если все операции с деньгами, обязательствами и ценностями оперативно и точно отражаются в учете, продукт бухгалтера производится и несложно его посчитать количественно. Статистикой бухгалтера в таком случае является количество хозяйственных операций, правильно и оперативно отраженных в учете. Сейчас, как правило, для ведения бухгалтерского учета используются специальные программы. Поэтому несложно посчитать, какое количество операций еженедельно было отражено в учете. Несложно проверить, правильно ли они отражены, – есть первичные документы, и, кроме того, программы учета, как правило, имеют

Александр Высоцкий Статистики «Владельцы бизнеса – это наиболее ценные люди для нашего общества, так как от них зависит качество жизни большинства людей». Александр Высоцкий * * * Компания Visotsky Consulting с 2008 г. занимается консалтингом для малого и среднего бизнеса. Сейчас в 4 странах СНГ работает 6 филиалов компании, которые ведут одновременно около 100 консалтинговых проектов. На январь 2020 года Школу Владельцев Бизнеса (ШВБ) завершили более 650 владельцев компаний. У каждого из них есть значимые достижения в области управления компанией, а многие сообщили о росте дохода в 1,5–2 раза. Владельцы, завершившие Школу Владельцев Бизнеса, неоднократно становились победителями региональных и международных конкурсов на лучший продукт и лучшую организацию, таких как «Человек года 2021», «Лидер экономики» и др.

ИЦО дает возможность отследить отдельные падения производства и принять меры для избежания серьезных кризисов в деятельности компании. Если вы и ваши руководители научитесь своевременно выявлять и устранять незначительные спады, у вас никогда не будет больших проблем.

Например, если снижается статистика 4-го отдела, это рано или поздно приведет к падению дохода, а затем упадут статистики Финансового и Технического отделений. Можно быстро предпринять необходимые действия и поднять статистику, чтобы ее спад не сказался на остальных.

После завершения отчетной недели ИЦО должен быть полностью оформлен – до того как руководители отделений соберутся на еженедельный совет. Правильно оформленные графики статистик ИЦО должны: Содержать название отдела и статистики. Иметь одинаковый масштаб горизонтальной оси времени. Начинаться с одной даты.

Графики на ИЦО размещаются в три линии, чтобы можно было легко визуально оценить положение дел. Их не группируют по отделениям, а размещают в соответствии с последовательностью отделов оргсхемы. Главная цель использования ИЦО – обеспечить руководителей всех уровней информацией о положении дел в компании.