Цитаты из книг автора «Александр Фридман»

Приучайте сотрудников отвечать в теле письма конкретно под вопросом и выделять свой ответ цветом.

• Одно письмо = один вопрос. Лучше, если в одном письме не поднимаются вопросы, не объединенные одной темой. Особенно это важно, если предполагается переписка за пределами формата «вопрос – ответ = завершили».

тему. Письмо с единственным обозначением темы буквами «re» приравнивается к плевку в лицо.

• Обеспечивайте информативность и корректность темы письма. Она должна кратко и точно описывать его содержание. Это позволяет правильно расставлять приоритеты при выборе

Если же подчиненный хочет подключить руководителя к обсуждению темы, он должен направить письмо с историей обсуждения и внятно сформулировать, чего он хочет от руководителя и почему его подключает. Это вместо практики вроде: «Александр, помогите, пожалуйста, решить вопрос». И вы теперь – если хотите понять, в чем дело – вычитываете всю переписку.

Я рекомендую ограничить перечень лиц, имеющих право на коллективную рассылку. Ставить руководителя в копию письма можно только по его просьбе.

• Ограничивайте вирусные рассылки. Во многих компаниях значительную часть почты в ящике руководителя составляют письма, направленные на несколько адресов.

Лучше выберите оптимальную периодичность проверки (один раз в день или более) и запланируйте эту работу в своем расписании.

• Не проверяйте почту между делом. Это может вовлечь вас в режим многозадачности со всеми положенными последствиями. Кроме того, работа с почтой – серьезнейшая нагрузка для мозга. Если вы выбрали режим «между делом», то вам нужно в сжатые (!) сроки вчитаться в письмо, обдумать и написать ответ. Потом переключиться на другое письмо, и все сначала. Поэтому вы утомляете мозг и делаете его малопригодным для той работы, которую совершаете параллельно.

• Исключайте пересылку «формальных отмазок». Ситуация: вы направляете сотруднику вопрос. В положенный срок приходит ответ: «Я пока ничего не знаю». Такой ответ давать нельзя. Правильный ответ звучит так: «Я пока ничего не знаю. Говорил с господином Сидоровым, он обещал подумать. Я буду звонить ему завтра с 14:00 и до конца дня пришлю вам описание статуса ситуации». Если не ввести такое правило, то описанную информацию вы будете получать в четырех письмах или, плюнув на все, звонить по телефону.