1.3. Сильные и слабые стороны модели финансового аутсорсинга

Все используемые в хозяйственной деятельности организации модели финансового аутсорсинга имеют сильные и слабые стороны, которые необходимо знать и учитывать при стратегическом планировании и управлении компанией. Вопросы преимуществ, недостатков и рисков аутсорсинга в целом и финансового аутсорсинга, в частности, представлены в научной литературе достаточно полно.

Чаще всего в числе преимуществ аутсорсинга исследователи обозначают экономию, возможность сконцентрироваться на развитии бизнеса, использовать высокий уровень профессионализма сотрудников и финансовую ответственность аутсорсера. Перечисленные преимущества отмечены в работах Аникина Б. А. и Рудой И. Л. [8], Большаковой М. В.[13], Васильева А. С. [21], Гафуровой Г. Н. [23], Голиковой О. В. и Наумовой О. Н. [24], Густей Е. М. [29], Даниловой Т. Н. и Ошуровой П. А. [30], Демяхиной Е. В. [35], Караниной Е. В. и Беляевой А. Ю. [63] Лактионовой О. Е.[89], Логиновой Т. В. [101], Михайлова Д. М. [107], Никулиной О. В. и Мурадян С. Г. [115], Полубояровой Н. В. [130], Просвириной И. И. [132], Рудой И. Л. [137,138], Сайфиевой С. Н. и Быкадорова А. А. [142], и других российских ученых.

Значительно меньшее количество ученых среди преимуществ отмечают стандартизацию (Густей Е. М. [29], Рудая И. Л. [137,138]), оптимизацию (Гафурова Г. Н. [23], Густей Е. М. [29], Михайлов Д. М. [107], Рудая И. Л. [137,138]), объективность и независимость (Михайлов Д. М. [107]), адаптивность (Густей Е. М. [29], Зубанов А. Л. [51], Просвирина И. И. [132], Рудая И. Л. [137,138]), преемственность (Каранина Е. В. и Беляева А. Ю. [63], Никулина О. В. и Мурадян С. Г. [115], Султангужиева А. Ж. [154]), непрерывность (Никулина О. В. и Мурадян С. Г. [115]), использование инноваций (Аникин Б. А. и Рудая И. Л. [8], Густей Е. М. [29], Зубанов А. Л. [51], Лактионова О. Е.[89], Просвирина И. И. [132], Рудая И. Л. [137,138]) прозрачность (Зубанов А. Л. [51], Рудая И. Л. [137,138]), использование опыта узкоспециализированных специалистов (Адаменко А. А. [3], Густей Е. М. [29], Сайфиева С. Н. и Быкадоров А. А. [142]), соблюдение конфиденциальности (Голикова О. В. и Наумова О. Н. [24]), увеличение прибыльности и капитализации (Михайлов Д. М. [107], Рудая И. Л. [137,138]), снижение объема инвестиций в непрофильные процессы (Аникин Б. А. и Рудая И. Л. [8], Густей Е. М. [29],Зубанов А. Л. [51], Сайфиева С. Н. и Быкадоров А. А. [142]), снижение зависимости от наемного менеджмента (Просвирина И. И. [132]), оперативность реагирования и возможность зачета НДС.

Ряд авторов, например, Демяхина Е. В. [35] акцентирует внимание на том, что «грамотное составление договора на оказание услуг по ведению бухгалтерского учета гарантирует заказчику полную ответственность аутсорсера в размере возможных штрафных санкций со стороны контролирующих органов», а Гафурова Г. Н. [23] пишет, что «аутсорсер берет на себя всю полноту ответственности за отчетность компании (ответственность компании-аутсорсера застрахована)». Это не совсем так.

Аутсорсер будет нести ответственность только в случае виновных действий собственных сотрудников. Если ущерб был причинен по вине сотрудников и контрагентов заказчика либо незаконных действий контролирующих органов, то получить возмещение с аутсорсера не удастся. Помимо этого, аутсорсер страхует свою ответственность на фиксированную сумму, которая, в случае нанесения ущерба двум и более заказчикам, будет распределена между ними, и страхового покрытия может на всех не хватить. Также ни один опытный аутсорсер не возьмет на себя неограниченную ответственность. Наиболее вероятно, что ответственность аутсорсера ограничится либо страховой суммой, либо в договоре будет предусмотрен иной порядок возмещения ущерба.

Прежде чем приступить к рассмотрению недостатков и рисков финансового аутсорсинга, необходимо определить различие между недостатком, ограничением и риском, поскольку в ряде случаев происходит подмена данных понятий. Авторы предлагают использовать следующие определения:

• ограничение – фактор или элемент, определяющий предел результатов деятельности системы;

• недостаток – это изъян, несовершенство, неправильность в чем-либо;

• риск – это вероятность того, что компания понесет потери (убытки), если намеченное мероприятие не состоится, а также если были совершены ошибки при принятии управленческих решений.

Применительно к финансовому аутсорсингу, ограничения – это данность модели.

Недостатки финансового аутсорсинга можно определить как проблемы, которые изначально присущи финансовому аутсорсингу на текущем этапе развития, но которые можно либо устранить, либо минимизировать их негативное влияние на бизнес заказчика.

Риски финансового аутсорсинга – последствия, с которыми может столкнуться заказчик в случае несоответствия его целей возможностям моделей финансового аутсорсинга, недостаточного устранения недостатков и игнорирования ограничений.

Следует отметить, что в изученных научных трудах термин «ограничения финансового аутсорсинга» отсутствует, исследователи перечисляют только недостатки и риски.

К ограничениям относятся: неполнота финансовой ответственности аутсорсера, ограничение функций и ответственности исполнителя условиями договора, снижение возможностей для контроля за учетным процессом, необходимость проведения ревизий, уголовная ответственность заказчика и зависимость от аутсорсинговой компании. Эти факторы в качестве недостатков модели аутсорсинга перечисляют Адаменко А. А. [3], Аникин Б. А. и Рудая И. Л. [8], Васильев А. С. [21], Гафурова Г. Н. [23], Дворцевая В. И. [34], Каранина Е. В. и Беляева А. Ю. [63], Кисилевич Т. И. [67], Кувшинов М. С. и соавторы [83], Никулина О. В. и Мурадян С. Г. [115], Полубоярова Н. В. [130], Рудая И. Л. [137,138], Стюард Клементс и Майкл Доннеллан при участии Седрика Рида [70].

Авторы книги дополнительно выделяют еще 3 ограничения: зависимость качества услуг от действий сотрудников заказчика и контрагентов заказчика, отсутствие организационной вовлеченности сотрудников исполнителя в деятельность заказчика как следствие независимости, относительная неточность расчета стоимости услуг и сложность точного расчета экономии от использования аутсорсинга.

Данилова Т. Н. и Ошурова П. А. [30], Дворцевая В. И. [34], Демяхина Е. В. [35], Гафурова Г. Н. [23], Каранина Е. В. и Беляева А. Ю. [63] Кувшинов М. С. и соавторы [83], Сайфиева С. Н. и Быкадоров А. А. [141], Стюард Клементс и Майкл Доннеллан при участии Седрика Рида [70], Рудая И. Л. [137,138] недостатками аутсорсинга считают зависимость оперативности реагирования от стоимости услуг, слабое законодательное регулирование аутсорсинговой деятельности, трансакционные издержки, связанные с выбором аутсорсера и его взаимодействием с заказчиком при решении проблем, переходом к ведению учета собственными силами или к другому поставщику услуг, сложность измерения эффективности и качества.

Авторы книги дополнительно выделяют еще 3 недостатка: снижение адаптивности при использовании модели ценообразования по фиксированной стоимости, сложный процесс выбора поставщика услуг и требования к квалификации контактных лиц заказчика.

Наиболее подробно вопросы преимуществ и недостатков аутсорсинга освещены в работе Рудой И. Л.[137], которая предлагает все преимущества и недостатки разделить на финансовые, стратегические и преимущества/недостатки в качестве обслуживания. На взгляд авторов, такое деление недостаточно прозрачно и конструктивно, поскольку и финансовые, и преимущества/недостатки в качестве обслуживания могут являться одновременно и стратегическими.

Вопросы рисков финансового аутсорсинга затрагивают Адаменко А. А. [3], Аникин А. Б. и Рудая И. Л. [8], Большакова М. В. [13], Васильев А. С. [21], Гафурова Г. Н. [23], Голикова О. В. и Наумова О. Н. [24], Густей Е. М. [29], Данилова Т. Н. и Ошурова П. А. [30], Дворцевая В. И. [34], Демяхина Е. В. [35], Дж. Брайан Хейвуд [169], Епифанова Е. С. [43], Каранина Е. В. и Беляева А. Ю. [63], Кисилевич Т. И. [67],Косинова Н. Н. и Раткевич С. М. [72],Кувшинов М. С. и соавторы [83], Лактионова О. Е. [89,96], Логинова Т. В. [101], Никулина О. В. и Мурадян С. Г. [115], Полубоярова Н. В. [130], Рудая И. Л. [137, 138], Сайфиева С. Н. и Быкадоров А. А. [142], Стюард Клементс и Майкл Доннеллан при участии Седрика Рида [70],Султангужиева А. Ж.[154], Фирсова Н. Н. [165], Шишлова С. Е. [179], Широкова А. В. [177]. Среди рисков аутсорсинга, и финансового аутсорсинга, в частности, выше перечисленные авторы выделяют: несовершенство законодательной базы в области финансового аутсорсинга, отсутствие общепризнанных методик, банкротство аутсорсера, смена владельца, утеря важных документов, нарушение конфиденциальности, навязывание избыточных услуг и завышение стоимости, неадекватные или завышенные ожидания заказчиков, выбор невыгодной модели оказания услуг, низкое качество процессов и коммуникаций, потеря контроля над ресурсами и функциями, сопротивление персонала, снижение результативности труда сотрудников заказчика, аутсорсер не всегда досконально разбирается в специфике деятельности компании.

Чаще всего исследователи в качестве риска отмечают нарушение конфиденциальности и потерю контроля над ресурсами и функциями, а также указывают на то, что аутсорсер не всегда досконально разбирается в специфике деятельности заказчика.

В дополнение к выше перечисленным рискам, авторы выделяют:

Риски внешней среды заказчика:

• смена руководства;

Риски внутренней среды исполнителя (внешние для заказчика):

• прием на услуги без предварительной экспертизы качества учета предыдущих периодов:

• неверная оценка объема оказываемых услуг;

• несоблюдение условий договора;

• халатное отношение к обязанностям сотрудниками исполнителя;

• технические сбои оборудования исполнителя;

• перестраховка при уплате налогов и сборов;

• неадекватное управление аутсорсинговой компанией.

Риски внутренней среды заказчика:

• неверная постановка целей;

• неверный выбор аутсорсинговой компании;

• недостаточная проработка условий договора;

• навязывание невыгодных условий контакта аутсорсинговым компаниям;

• некорректная передача процессов;

• слишком быстрый рост бизнеса заказчика;

• некорректное отношение к сотрудникам исполнителя;

• неадекватное управление отношениями с исполнителем на всех этапах взаимодействия.

Дополняя труды предшественников, авторы предлагают собственную интерпретацию преимуществ, недостатков, ограничений и рисков финансового аутсорсинга.

Преимущества. Использование преимуществ финансового аутсорсинга позволяет организациям повысить управляемость и качество выполнения переданных на аутсорсинг процессов, снизить стоимость содержания финансовой службы и риски штрафных санкций, сконцентрироваться на осуществлении основных видов деятельности, развитии компании, повысить общую конкурентоспособность.

К преимуществам относятся:

Стандартизация. Крупные опытные аутсорсинговые компании, владеют методологией, позволяющей стандартизировать сложные процессы финансового аутсорсинга, что, в свою очередь, позволяет избегать дублирования функций и поддерживать оптимальный количественный и качественный состав проектной команды в долгосрочной перспективе. Это особенно актуально для организаций с разветвленной филиальной структурой, а также для инвестиционных фондов, приобретающих новые бизнесы.

Оптимизация. Оптимизация процесса – это выбор лучшего варианта из множества возможных. Оптимизация выполнения учетных функций начинается еще в процессе формирования стоимости услуг, когда будущий исполнитель в лице аутсорсинговой компании оценивает необходимый количественный и качественный состав проектной команды, используя специальную методику. Спустя определенное время, которое зависит от размера и сложности переданных на аутсорсинг финансовых функций, исполнитель, детально ознакомившись с деятельностью заказчика, оценивает возможность дополнительной оптимизации. Это можно сделать за счет дополнительной автоматизации учетных процессов, сокращения времени задержек и количества ошибок в документах, предоставляемых поставщиками и сотрудниками заказчика, устранении дублирующих функций на стороне заказчика, внедрения лучших практик финансового аутсорсинга. В компании, оказывающей услуги финансового аутсорсинга, мониторинг возможностей для оптимизации происходит на регулярной основе, что позволяет заказчикам быть уверенными в оптимальности работы выделенной проектной команды.

Объективность и независимость. Сотрудники, работающие на проекте заказчика, не подчиняются последнему, поэтому у них значительно меньше причин для субъективного отношения к выполняемой работе, чем у штатных сотрудников. Данное обстоятельство позволяет сотрудникам проектной команды отражать информацию максимально объективно.

Доступ к дополнительным ресурсам, включая редкие. Время от времени в хозяйственной деятельности каждой компании возникают нестандартные ситуации и вопросы, решение которых требует наличия узкоспециализированных знаний, которыми сотрудники заказчика, как правило, не обладают. В этом случае сотрудничество с аутсорсером дает доступ к такого рода ресурсам, что позволяет заказчику оперативно решать нестандартные ситуации и узкоспециализированные вопросы без найма дополнительного персонала.

Пример 1:

Руководством компании, бухгалтерский и налоговый учет которой находился на аутсорсинге и занимающейся оптово-розничной торговлей продуктами питания, было решено запустить производство собственной линии продуктов. Компания обратилась к аутсорсеру за разъяснением схемы бухгалтерского учета и налогообложения строительства завода собственными силами и последующего производства продуктов питания, поскольку подобным опытом не обладала. Помимо этого, потребовались юридические консультации по вопросу требований, предъявляемых российским законодательством к производству продуктов. Аутсорсер оперативно оказал консультацию силами своих специалистов.

Пример 2:

Компания заключила крупный контракт, вследствие чего за последующие 3 месяца объем первичных документов вырос на 40 %. Аутсорсер оперативно добавил в проектную группу необходимое количество специалистов и задержек в обработке документов не произошло.

Адаптивность. Если заказчик использует почасовую модель формирования стоимости услуг аутсорсера, то он получает преимущество в виде высокой адаптивности расходов при колебании размеров собственной выручки, поскольку переводит постоянные затраты на поддержание финансовой службы в переменные, которые будут зависеть от объема документов, снижающегося при снижении выручки. Данная модель особенно выгодна стартапам и небольшим западным представительствам, которым дорого нанимать бухгалтера на полный рабочий день ввиду отсутствия полной загрузки.

Непрерывность. Аутсорсинговая компания обеспечивает непрерывность оказания услуг финансового аутсорсинга независимо от увольнений, болезней и отпусков ее сотрудников. Это снимает проблему подбора кадров и распределения нагрузки на штатных сотрудников заказчика во время отсутствия одного из специалистов.