Безусловно, заготовки могут быть. Предположим, что-то в вашем письме клиенту не понятно. Выясните что и скажите: «Я готов встретиться с вами и все объяснить. Мы исходили именно из ваших данных, а не из каких-то усредненных».
Задавайте вопросы: «Что в нашем предложении вам больше понравилось? Что вы хотели бы изменить или добавить? Вам интересно посмотреть