Цитаты из книг автора «Питер Брегман»

Глава 28 18-минутный план организации дня

Глава 27 Удивительные находки тех, кто ищет

Когда звучит сигнал, глубоко вдохните и используйте минутную паузу, чтобы спросить себя: тот ли вы сейчас, кем хотите быть.

Планируя наперед, выбирая, что делать и чего не делать, и используя ежедневник стратегически, мы создаем хорошие и важные стратегии организации дня. Но их недостаточно. Нужен ритуал, который поможет сохранять равновесие и концентрацию в течение дня и напоминать нам, кто мы на самом деле и кем хотим быть. Для меня это звуковой сигнал. Каждое утро я настраиваю часы так, чтобы каждый час звучал звонок. Для этого подойдут и телефон, и компьютер, и таймер. Когда я его слышу, я на минуту прерываюсь и спрашиваю себя, был ли прошедший час продуктивным. А потом принимаю осознанное решение, как проведу следующий час. Это помогает сосредоточиться на деле.

Нам слишком много нужно сделать и не хватает на это времени. Отсюда две проблемы: Мы упускаем важное. Не отвечаем на электронные письма. Не перезваниваем. Невнимательно слушаем собеседников. Все это оскорбляет и разочаровывает. Мы вечно неудовлетворены. Считаем себя неэффективными. Неспособными. И тем самым разочаровываем себя. В обоих случаях мы срываемся. Ничто так не расстраивает, как собственное несоответствие добрым намерениям. Возникает ощущение несправедливости.

оглянуться на сделанное — за день, год или секунду, — нужно изменить сценарий. Перестать двигаться по инерции, отвлекаться на рутину и реагировать инстинктивно. Надо управлять собственной жизнью.

Пора применить правило трех дней. Оно гарантирует, что пункты в списке никогда не остаются там дольше чем на три дня — а значит, не досаждают вам. Вот что я делаю: распланировав день, я рассматриваю оставшееся в списке. Если эти пункты добавлены за последние два дня, я оставляю их и смотрю, не поместятся ли они в расписание на завтра. А со всем, что пробыло в списке больше трех дней, я произвожу одно из четырех действий: Делаю немедленно. Меня часто поражает, сколько задач, пробывших в списке много дней, в итоге получилось выполнить за несколько минут. Часто они выливаются в тридцатисекундное сообщение на автоответчике или письмо по электронной почте, на которое я трачу две минуты. Такие дела я выполняю немедленно. Планирую. Если я не выполняю задачу немедленно, то ищу подходящее время. Пусть даже через полгода. Если мне важно внести дело в список, значит, надо назначить для него определенное время в определенный день. Его всегда можно перенести, когда я буду пересматривать страницу за это число. Но если дело важно сделать, необходимо его запланировать. Конечно, что-то мне вообще не хочется планировать. Например, встречу, которая кажется мне интересной, но недостаточно приоритетна. Или дело, которое я планирую, но потом каждый раз отбрасываю в пользу более важных. В таких случаях приходится признать, что, хотя мне нравится считать это дело важным, мои действия этому противоречат. И тогда я его «отпускаю». Отпускаю. Это более приятное слово, чем «удаляю». Я просто признаю, что не буду заниматься тем, что не хочу делать прямо сейчас или планировать на конкретную дату и время. Я принимаю, что, хотя я хотел бы сделать­ эти дела своими приоритетами, они просто недостаточно важны. Однако иногда вычеркнуть пункт из списка сложно. Я просто не хочу признавать, что не буду это делать. Как, например, в случае с упомянутой встречей. И я не хочу забывать о делах, которые могут быть полезны. И я помещаю эти пункты в список «Когда-нибудь / может быть». Заношу в список «Когда-нибудь / может быть». Эту идею я взял у Дэвида Аллена, автора бестселлера «Как привести дела в порядок»[18], и отправляю туда дела на «заклание». Я редко выполняю задачи из этого списка (если вообще выполняю). Проверяю его примерно раз в месяц, периодически стираю пункты, которые больше не важны, а потом откладываю его на следующий месяц. Теоретически я мог бы вообще стереть этот список, но мне спится немного лучше, если я знаю, что могу вносить в него дела, когда я чувствую вину или мне не хватает решительности, чтобы сразу о них забыть. И кто знает? Может быть, когда-нибудь я сделаю что-то из этого списка­.

в виду время до проверки электронной почты. Так вы, скорее всего, выполните все, что нужно, и будете хорошо себя чувствовать вечером.

Проблема в том, что мы используем обычные списки дел как инструмент для организации дня. Но он не подходит для этих целей. Список дел хорош как способ объединить все дела. Он дает возможность увидеть целостную картину. Именно поэтому так важно распределить пункты по категориям, имеющим для нас в этом году большое значение. Это позволяет сосредоточиться на содержании и гарантирует, что мы думаем о главном — о том, что поможет нам продвинуться к желаемым результатам. Ежедневники с указанием часов — лучший инструмент для организации дня. В каждом дне есть строго определенное количество часов. И когда мы попытаемся впихнуть нереальное количество задач в ограниченное место, это сразу станет понятно. Как только у вас появится список дел, разделенных на категории, возьмите ежедневник и поместите их в определенные промежутки времени: самые сложные и важные — в начало дня.

В конце дня у меня никогда нет чувства, что я все сделал. И, возможно, мои планы на день нереалистичны. Конечно, она права. Для многих из нас список дел на день становится списком поводов себя винить. Реестром всего, что мы хотим, планируем и считаем нужным сделать, но никогда не делаем. Скорее, это «список дел, до которых у меня никогда не дойдут руки». И чем он длиннее, тем меньше вероятность, что мы до него доберемся, и тем больше стресса в нашей жизни­. Случай из детства Элинор показывает, как можно избавиться от этого кошмара. Главное — итоговый вопрос, ответ на который ее удовлетворил: «А когда завтра?» Я называю это силой «где и когда».