Цитаты из книг автора «Олег Давтян»

или окончании какой-то работы, просьбу о необходимости предоставления дополнительного финансирования, трудовых ресурсов или материалов и т. д. В форме докладных записок сообщается о нарушении трудовой дисциплины. Докладные записки не имеют общепринятого стандарта, каждая организация и учреждение имеют свои правила написания подобных документов, которые обязательны для всех сотрудников. Используя образцы, в том числе и скачанные из Интернета, не забывайте исправлять допущенные источником ошибки. Так, например, на образце, приведенном ниже, инициалы адресата поставлены после его фамилии, отсутствуют запятые в последнем предложении, текст не отформатирован.

Служебные и докладные записки Служебные и докладные записки относятся к внутренним документам организации и составляются так же, как и другие виды деловой переписки с использованием стандартных конструкций и речевых оборотов. Такие документы, как правило, адресуются руководству, но могут направляться одним должностным лицом к другому, в них кратко формулируется одна из проблем, делаются выводы и предложения. Они могут содержать информацию о начале

Отказ от участия в мероприятии, особенно если приглашение поступило из государственных структур или же дипломатических и консульских представительств, требует особого такта. Наиболее вежливой формой ответа считается письмо. Письменный ответ составляется в третьем лице с указанием должности приглашаемого, имени его супруги и не подписывается. Например:

Приглашения официальным лицам обязательно направляются с курьером, остальным гостям их можно отправить по почте или, в особых случаях, о которых пойдет речь ниже, по факсу или электронной почте. При этом в отношении высокопоставленных лиц считается обязательным первоначальное устное предложение, и только после его принятия – письменное.

Данное письмо пишется на фирменном бланке, адресуется руководителю предприятия и подписывается отправителем. Если же одна из сторон никак не реагирует на письмо-напоминание, то вторичное письмо может быть отправлено уже в виде предупреждения в более жесткой форме. Тем не менее, не следует «перегибать

Сопроводительное письмо составляется при отправке по почте документов или материальных ценностей. Как правило, оно содержит разъяснения к приложенному документу, например, количество листов, пакетов, иллюстраций и т. п. Сопроводительные письма составляются по общей схеме делового письма и состоят из вступления, которое может включать заголовок письма, обращения к получателю и заключительной части, содержащей опись приложения и подпись отправителя. Печать на сопроводительном письме не ставится. Сопроводительные письма принято начинать примерно с таких слов: – направляю информацию, – возвращаем справочные материалы, – возвращаем подписанный с нашей стороны договор, – посылаем справочную литературу. Циркулярные письма К циркулярным письмам относятся документы, направляемые одним автором группе адресатов. В отличие от распоряжений, циркуляры обычно носят общий, в том числе и инструкционный характер.

Их можно назвать информационными письмами. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения. Обычно его автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений. Текст письма размещается на бланке организации и обычно начинается с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации: «Сообщаем Вам, что…», «Доводим до Вашего сведения, что…», «Считаем необходимым поставить Вас в известность о…». Обязательными реквизитами письма-сообщения являются: наименование организации, справочные данные об организации, заголовок к тексту. К сожалению, в данном образце (илл. на стр. 33)

Если пишется рекомендательное письмо в адрес работодателя, то оно должно содержать краткую характеристику профессиональных навыков, достижений рекомендуемого. Правильно составленный документ позволяет наиболее полно оценить достоинства кандидата на вакантную должность, а также узнать мнение о нем со стороны сослуживцев. Данное письмо вполне может быть использовано и как приложение к резюме. Письма, содержащие просьбы Это, пожалуй, самый распространенный вид письма и в то же время один из наиболее трудных для составителя, поскольку от того, насколько убедительно, грамотно и понятно будет изложена просьба, зависит ожидаемый отправителем положительный результат. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Письма, содержащие отказ Стремление сохранить деловую репутацию и позитивный имидж диктует нам определенные правила написания подобных писем. В них важно не только не обидеть адресата, но и остаться с ним если не в дружеских, то хотя бы в лояльных отношениях. Желательно подойти к отказу постепенно. Например, в теме письма надо обозначить нечто нейтральное, например, «О сотрудничестве». Затем написать о том, что вы очень благодарны за предложение, что вы очень внимательно с ним ознакомились, и только потом воспользоваться фразой: «к сожалению, в данный момент мы вынуждены отказаться от вашего весьма интересного предложения» и далее в меру подробно мотивировать причины отказа. Делать это надо в максимально вежливом тоне, используя аргументы, которые были бы понятными и убедительными. Более того, в ответном письме желательно было бы написать о том, что в перспективе вы могли бы вернуться к рассмотрению данной инициативы

Данное письмо пишется на фирменном бланке, адресуется руководителю предприятия и подписывается отправителем. Если же одна из сторон никак не реагирует на письмо-напоминание, то вторичное письмо может быть отправлено уже в виде предупреждения в более жесткой форме. Тем не менее, не следует «перегибать