© Додонов Н. А., 2015

© ООО Издательство «Питер», 2015

* * *

Для кого эта книга

Эта книга для тех,

• кто ничего не успевает и задыхается от работы;

• кому не помогли другие книги и методики по тайм-менеджменту и самоорганизации;

• кто устал от жестких планов и скучных списков дел;

• кому надоели «правило 80/20», «слоны по частям» и «лягушки на завтрак»;

• кто думает, что не умеет расставлять приоритеты;

• кто считает себя творческой личностью, не подвластной никаким системам;

• кто отчаялся найти свободное время и решил, что ему уже ничто не поможет;

• кто не разобрался с GTD Дэвида Аллена или считает ее скучной и сложной.

От автора

АНТИтайм-менеджмент – это система управления информацией, которая включает в себя GTD – всемирно известную методику высокой продуктивности, метод интеллект-карт, принципы дизайнерского мышления в планировании, логические инструменты ТОС Голдратта.

Рассказать обо всех элементах в одной книге невозможно, поэтому текст, который вы видите перед собой, посвящен авторскому варианту GTD – той части, которая наиболее технологична. Это авторские изложение и переработка технологии, а также подробное исследование причин, по которым мы ощущаем нехватку времени.

Цель книги – помочь тем, кто задыхается от работы и кучи дел, сделать жизнь занятых людей легче и лучше. Она будет полезна тем, кто с GTD еще не встречался, и тем, кто уже с ней сталкивался, поскольку проясняет многие вопросы, которые остаются после знакомства с системой Дэвида Аллена.

Книга состоит из двух частей. В первой вас ждет немного фактов о том, как возникла и в чем заключается проблема низкой продуктивности. На них строятся выводы, из которых рождается вторая часть – методическое пособие. В нем вы найдете ряд упражнений, выполнение которых гарантирует внедрение GTD (в моей интерпретации) на базовом уровне, что сильно облегчит вам жизнь, если вы завалены работой.

«Факты, изложенные ниже, не всегда новы. Однако выводы, возможно, представляют определенный интерес».

Ч. Дарвин

Предисловие партнера издания

Иван Громов, обычный питерский предприниматель, этим утром доволен собой. Он встал раньше обычного и даже нашел время повисеть на турнике. А самое главное – успел проскочить пробку на выезде из своего района.

И вот он едет, радостный, в своей машине. Начинается его обычный рабочий день.

Сначала ему звонит сотрудник:

«Пришли пожарные, чего-то там на складе не так с нормами безопасности» – «О'кей, пусть оставят свои документы, я приеду, посмотрю».

«Кстати… Склад весной надо будет оптимизировать. Есть идея: вдоль левой стены импортных стеллажей навесить, я в журнале такие видел… не забыть бы».

Жена звонит: «Дорогой, в субботу мама приедет, встреть ее на вокзале, поезд в 7:30».

«Да, это святое, надо прямо сейчас записать», – Громов тянется к блокнотику на лобовом стекле, записывает.

По радио «Бизнес-FM» объявляют анонс летней бизнес-выставки. «О, черт, в прошлом году я ее пропустил! Надо сейчас же записать» – он опять тянется к блокнотику…

Но тут раздается звонок. Громов в трубку бодро: «А, Иван Семеныч! Как же, конечно, есть! Для вас всегда есть. Условия те же, ну вы знаете!»

«…И чего этот Иван Семеныч всегда звонит мне раньше, чем наш менеджер ему? Значит, наши не знают графика потребностей клиентов? Надо вообще с этим порядок навести… Щас запишу…»

Записывает на этот же листок.

На лобовое стекло летит грязная взвесь. Громов автоматически включает дворники и тут же вспоминает, что жидкости в бачке омывателя нет уже неделю. Попутный автомагазин был как раз пару кварталов назад.

«Вот, черт… надо записать, а то я вообще об этом никогда не вспомню».

К моменту приезда в офис у Громова на трех листочках уже с десяток торопливых записей.

А главное – в душе поселилось устойчивое ощущение: что-то из того, что надо было зафиксировать, он не записал. На лице Громова появляется выражение легкой озабоченности.

В лифте он вспоминает, что сегодня кровь из носу надо связаться с поставщиками из Минска. Встреча была полгода назад – и вот пришло время. Он даже записал это где-то в ежедневнике, и там вроде есть нужный телефонный номер… Но где? Хотя… ничего страшного, у него точно есть минская визитка. Только где? В кожаной визитнице в офисе? Или в домашнем столе? Или в командировочной папке?

С этими размышлениями он заходит в свой рабочий кабинет, раздевается, садится в кресло и кладет на стол три исписанных в машине листочка.

Помещает их рядом с ворохом таких же листочков, накопленных за последние несколько недель. Наиболее актуальные записи «структурированы», то есть почирканы цветными маркерами и подложены под тяжелую пепельницу.

Громов на минуту задумывается: с чего начать? Разложить свежие листочки куда надо? Или сначала найти минскую визитку? Или открыть Outlook, чтобы записать все, что важно сделать сегодня?

Секретарь выводит его из раздумья, зайдя со свежей почтой и документами на подпись.

Полчаса уходит на выяснение каких-то нестыковок в последних договорах.

Громов записывает в ежедневник, что именно в связи с этим нужно предпринять.

Потом – почта.

А в ней:

• журнал «полистать на потом»;

• предложения по продвижению;

• кое-что интересное по подбору персонала;

• изменения в налоговом законодательстве

и т. д.

Громов честно завершает сортировку почты.

Устало окидывает взглядом заваленный стол.

И заходит в свой электронный ящик…

Громов – тертый калач и давно научился быстро распознавать и удалять явный спам. А рассылки, на которые когда-то подписался (или никогда не подписывался), он, почти не глядя, сразу перетаскивает в папку «Рассылки».

Несмотря на это Громов почти сразу застревает.

Куда деть вот это предложение про кондиционирование помещений от арендодателя? «Ну нету у меня папки „Оптимизация офиса“! Пусть повисит пока…»

А куда деть письмо из налоговой, которое он переправил позавчера бухгалтеру? Громов не мог себе позволить убрать это опасное письмо в сторону – надо держать вопрос на контроле…

А вот несколько отчетов от сотрудников. «Пусть повисят, как разберусь со срочными делами – гляну…»

Чем дальше идет по списку полученных писем Громов, тем больше падает духом. «Господи, этот почтовый тетрис никогда не рассасывается!»

Он чувствует внутри себя какое-то отчаянное напряжение.

Через какое-то время экран монитора начинает плыть у него перед глазами, и Громову чудится, что из него вылетают цифры, буквы и картинки… Они кружатся, кружатся… захватывают бумажки со стола – и документы, и конверты, и журналы.

И вихрем летают по комнате… Потом в комнату вдруг засасывает секретаршу, и бухгалтера, и менеджеров.

И кружит вообще все: и тещу, и машину, и склад, и далекий город Минск.

Громов в отчаянии обхватывает голову руками, боясь, что она сейчас взорвется, и зависает…

Друзья, я намеренно описал эту ситуацию так, закончив ее чуть ли не по-булгаковски.

Чтобы живее напомнить вам ощущения, которые вы – ну, наверняка! – испытывали.

Кто-то, думаю, узнал в моем рассказе себя «один в один».

А продвинутые управленцы, возможно, посмеялись над организационными проблемами нашего героя: дескать, детский сад какой-то, какой же руководитель может так вести себя и свои дела…

Но вряд ли кто-то поспорит со мной в том, что большинство из нас испытывают колоссальный стресс из-за постоянно возрастающего потока дел и информации.

И речь идет не только об информации как таковой, типа входящей почты, прессы, рекламы и т. д.

В голове постоянно пульсируют вопросы:

– Как зафиксировать и куда положить свежие идеи?

– Как структурировать цели и планы?

– Как структурировать текущие проекты, имеющие кучу деталей и задач?

– Как не забыть о текущих бытовых заботах?

– На каких носителях фиксировать информацию?

Голова современного активного человека доверху набита разного рода текучкой. И несмотря на то что у каждого есть ежедневник – бумажный или электронный, – сам факт его наличия обычно не спасает от ощущения постоянного завала.

Лично для меня, как для человека сугубо гуманитарного, это всегда было огромной проблемой. И в какие-то моменты от очередного «девятого вала» я просто вырубался. И зависал, как наш герой.

Поэтому все время я был в отчаянных поисках «надежных костылей» в виде каких-то систем, методик и программ, которые помогли бы мне в личной самоорганизации.

В частности, именно поэтому в списке программ нашего тренинг-центра были или есть и тайм-менеджмент Глеба Архангельского, и интеллект-карты (майнд-менеджмент) Сергея Бехтерева, и «Личная эффективность» Левитаса и т. д.

Однако до последнего времени мой воз был там же…

С мертвой точки все сдвинулось благодаря моему знакомству с мировым бестселлером Дэвида Аллена под названием «Как привести дела в порядок».

Основные идеи, изложенные в нем, пришлись мне по душе. Но многих деталей я так и не понял, и это меня расстроило.

Мне очень не хватало компетентного специалиста, который смог бы объяснить нюансы и помочь внедрить систему в мою жизнь.

Ну не выписывать же самого Аллена из-за океана…

И вдруг – ура!

Оказалось, что питерский специалист Николай Додонов, о котором я и раньше знал, что он занимается личной эффективностью, работает именно по системе Дэвида Аллена!

Я обратился к нему за помощью.

В итоге он «прожил» у меня дома два полных дня и обучил этой системе (параллельно установив соответствующий прикладной софт).

И – наконец-то! – впервые за много лет, посвященных экспериментам по самоорганизации, я почувствовал, что реально взял под контроль весь свой бардак.

Для меня это был настоящий прорыв!

Система совершенна. Никаких принципиальных непоняток у меня не осталось.

Теперь вопрос о технологии самоорганизации, управления задачами и информацией закрыт для меня полностью.

Ничего более искать и пробовать не надо!

Облегчение неимоверное.

Николай Додонов – не просто консультант.

Он реальный предприниматель и имеет свой бизнес (поэтому общение с ним идет на одном языке).

Мало того, он еще и профессиональный музыкант (что мне, например, тоже близко) и, соответственно, человек интеллигентный. То есть умеет мягко и терпеливо работать со своими клиентами.

Поэтому неудивительно, что у нашего тренинг-центра с Николаем Додоновым естественным образом завязались и партнерские отношения.

В общем, если вы завалены…

• текучкой, незавершенными делами,

• письмами, звонками,

• нереализованными планами,

• прочими делами

и в голове постоянно пульсирует страх от того, что вы что-то можете забыть,

вы чувствуете, что уже не контролируете потоки этой информации,

и все это настолько заело,

что хочется чуть ли не застрелиться,

рекомендую освоить методику управления делами и информацией Николая Додонова.

Любым удобным для вас образом – через его вебинары, тренинги или личные консультации.

А начать резоннее всего с прочтения этой книги.

Книги авторской, самодостаточной, в которой система Дэвида Аллена является только частью комплексного подхода Николая Додонова к решению обозначенной проблемы.

Приятного вам чтения!

Руслан Шайхинуров, владелец и руководитель тренинг-центра «Свой Бизнес»