Не могут удовлетворить все потребности, связанные с регламентацией документооборота в конкретной организации, и такие документы, как «Руководство пользователя», «Руководство администратора», составляемые разработчиками ПО для конкретной СЭД. Указанные руководства можно рассматривать как справочное пособие, путеводитель по системе. Существующие функциональные возможности программного продукта на практике могут применяться с некоторыми вариациями. Требования к внесению информации в те или иные поля регистрационных форм (например, как должен отображаться состав документа, какие дополнительные реквизиты могут использоваться для конкретных видов документов), а также обязанности работников по выполнению конкретных функций и операций в СЭД (к примеру, вносить резолюции, связывать документы, вносить визу согласования и т. п.) и другие процедуры требуют своего закрепления в инструкции по делопроизводству или в разрабатываемых на ее основе локальных нормативных актах организации.