Цитаты из книг автора «Марина Бобылева»

Требования к электронным документам и их метаданным в сравнении с бумажными документами являются более жесткими, так как в процессе информационного взаимодействия передача и обработка информации может не состояться, либо информация не будет доступной для восприятия человеком. Тот же результат будет, если не обеспечена совместимость программно-технических средств.

Успешное функционирование любой организации или предприятия (как в благоприятных условиях, так и в нестабильной или даже кризисной ситуации) во многом зависит от того, насколько эффективно организована система управления, частью которой являются информационное обеспечение и работа с документами.

Документы на бумажном носителе и электронные документы как предмет и результат управленческого труда 1.1. Современные информационные технологии и их влияние на сферу управления В настоящее время в информационной сфере происходят радикальные изменения, которые не могут не сказаться на различных аспектах управленческой деятельности, включая все формы управленческой коммуникации и документооборот. Эти изменения, связанные с применением все более совершенных информационно-коммуникационных технологий, носят глобальный характер и рассматриваются как проявления современной информационной революции. В качестве предшествующих информационных революций можно выделить: первая – изобретение письменности (то есть создание самой возможности документирования); вторая – изобретение книгопечатания, давшее возможности тиражирования письменной информации; апогеем этой революции, начавшейся еще в эпоху Возрождения, стало появление печатных средств массовой информации; третья – началась во второй половине XIX века и продолжилась в XX веке, когда были изобретены и стали распространяться новые средства передачи информации: телефон, радио, телеграф, а также печатающие машинки и средства копирования документов; четвертая – началась в середине XX века с изобретением и началом применения компьютерной техники; особо бурное развитие получила после начала массового промышленного производства персональных компьютеров, вследствие чего сфера их применения в настоящее время стала почти всеобъемлющей [138, 162].

Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (ред. от 17.10.2017).

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (с изм.).

Федеральный закон Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Таким образом, в настоящее время идет интенсивное развитие законодательной и нормативной базы электронного документооборота в нашей стране, последовательная реализация мер, предусмотренных государственной политикой в этой области. При этом четко прослеживается взаимосвязь основных направлений регламентации использования электронных документов при взаимодействии физических и юридических лиц с органами государственной власти и органами местного самоуправления, а также применения и развития межведомственного электронного документооборота, единой системы межведомственного электронного взаимодействия и единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), а также формирования экосистемы цифровой экономики.

оптимизацию процессов работы; –– если сотрудники не хотят работать по-новому – использовать систему мотивации персонала, стимулов и при необходимости санкций, разъяснять преимущества и перспективы новой технологии. Отдельно следует выделить ситуации, когда сотрудники говорят о том, что с электронными документами им работать неудобно. Здесь могут действовать как ранее сформировавшиеся стереотипы, так и реальные обстоятельства. Частично они могут быть связаны с необходимостью дальнейшей оптимизации бизнес-процессов, т. е. должны произойти не просто замена бумаги электронным носителем, а совершенствование процессов работы на основе новых информационных технологий

Важно подчеркнуть, что время на адаптацию к нововведениям в сфере автоматизации документооборота и внедрение технологий электронного документооборота стремительно сжимается. Отсюда вытекают задачи: –– если сотрудники не умеют пользоваться СЭД, необходимо организовать обязательный процесс обучения, предусмотреть это умение и знание основ технологии применяемой системы электронного документооборота в качестве квалификационного требования для занятия определенных должностей; –– если сотрудники еще не привыкли к автоматизированной технологии – контролировать, оказывать методическую помощь, проводить

Регламентация документооборота в рамках организации (или системы организаций) в условиях применения современных информационных технологий должна отличаться иерархичностью, наличием нескольких уровней регулирования и детализацией требований применительно к конкретным процессам и процедурам работы.