Поэтому один из самых классических способов называется «Такие обстоятельства». Допустим, одна из ваших клиент-компаний просит дополнительных скидок. Правильный ответ-отказ будет выглядеть примерно следующим образом:
«Уважаемый – И.О.Ф.! (полностью)
1. Мы рассмотрели ваше письмо с просьбой о предоставлении дополнительных скидок.
2. Предоставление дополнительных скидок возможно, когда все предварительные условия выполняются в. такой-то срок. Выполнение условий по вашей компании происходит с задержкой в три и более месяца, что, к сожалению, не позволяет предоставить вам дополнительные скидки.
3. Прощание, дата, подпись, координаты».
То есть дело не в вас или клиенте, а в графике условий дополнительных скидок! Все остальное мотивируется – «в соответствии с положением устава компании», а лучше – министерства отрасли.