Торговцы недвижимостью говорят, что три важнейших фактора, которые следует учитывать, — это расположение, расположение и еще раз расположение. Три важнейших фактора, которые определяют успех совещания, — это подготовка, подготовка и еще раз подготовка. Поэтому, чтобы быть уверенным, что совещание достигнет поставленной цели, разработайте повестку дня — пусть даже неофициальную, в виде нескольких пометок в блокноте. Это значительно увеличит ваши шансы на достижение цели, поскольку на совещание будут вынесены именно те вопросы, которые вы желаете.
Могу дать еще несколько полезных советов.
Начинайте вовремя. Кажется банальностью, но вспомните, сколько совещаний, на которых вы присутствовали, не удовлетворяли этому требованию. Светские разговоры должны заканчиваться в кулуарах до начала совещания и возобновляться лишь после его окончания. Обсуждение за столом переговоров вчерашнего футбольного матча не поспособствует созданию продуктивной обстановки, в которой будут быстро рождаться единственно верные решения. Столь же отрицательное воздействие на итоги совещания оказывают опоздавшие, которые прокрадываются в зал в первые десять-пятнадцать минут.
Будьте решительны. Вы определили круг рассматриваемых проблем. Последние два вопроса, которые нужно задавать при рассмотрении каждого пункта повестки дня: что необходимо предпринять и кто за это возьмется? Если вы не дадите на них четких ответов, то незачем было и проводить совещание.
Будьте тверды. Не позволяйте окружающим тратить время впустую или пытаться свести друг с другом счеты. Просто скажите: «Извини, Пит, но нам пора переходить к следующему вопросу». Не бойтесь показаться грубым деспотом, и вообще, как говорится, не берите в голову. Проведя краткое и результативное совещание, вы заслужите куда больше благодарности и авторитета, чем устроив говорильню и провалив мероприятие. От этого вам точно лучше не будет.
Чтобы избежать неудачных совещаний, не забывайте, что, перефразировав шекспировского Юлия Цезаря, можно сказать: «Беда, мой милый Брут, не в совещаниях, а в нас самих».