Цитата из книги «Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя»

Форма внутренней описи документов дела [2] Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения. В этом случае секретарь может вынуть из дела документы, а на их место заложить лист-заместитель. Если требуется выдача дела целиком, заполняется карта-заместитель, которая помещается на место выданного дела. На практике наряду с картой и листом-заместителями во многих организациях используется журнал регистрации выдачи документов и дел во временное пользование сотрудникам. Он имеет произвольную форму и должен содержать следующие разделы: кому, куда, что выдано, когда, и, что самое главное, – расписку в получении, а также отметку о возвращении (расписка, дата возврата).