Цитата из книги «Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя»

Форма итоговой записи к номенклатуре дел [2] Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа. Дела формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранит секретарь. Оперативное хранение документов – хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения. Дела размещают в запирающихся шкафах, сейфах. На полках дела располагаются вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел, а на корешке дела указывается номер по номенклатуре дел. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре дел. Сначала находят нужный номер по номенклатуре дел, а затем по номеру дела нужную папку с документами на полке. Дела, содержащие особо ценные документы или сформированные по видам, сложные по содержанию, а также с документами ограниченного доступа, должны иметь внутреннюю опись, которая постоянно дополняется, так как в нее вписывается каждый подшиваемый документ. Внутренняя опись – документ, включаемый в дело, для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания. Она помещается в начале дела и содержит: 1. №№ по порядку 2. Индекс документа; 3. Дату документа; 4. Заголовок документа; 5. Номера листов дела; 6. Примечание.