Цитаты из книги «Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя»

Форма внутренней описи документов дела [2] Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения. В этом случае секретарь может вынуть из дела документы, а на их место заложить лист-заместитель. Если требуется выдача дела целиком, заполняется карта-заместитель, которая помещается на место выданного дела. На практике наряду с картой и листом-заместителями во многих организациях используется журнал регистрации выдачи документов и дел во временное пользование сотрудникам. Он имеет произвольную форму и должен содержать следующие разделы: кому, куда, что выдано, когда, и, что самое главное, – расписку в получении, а также отметку о возвращении (расписка, дата возврата).

Форма итоговой записи к номенклатуре дел [2] Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа. Дела формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранит секретарь. Оперативное хранение документов – хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения. Дела размещают в запирающихся шкафах, сейфах. На полках дела располагаются вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел, а на корешке дела указывается номер по номенклатуре дел. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре дел. Сначала находят нужный номер по номенклатуре дел, а затем по номеру дела нужную папку с документами на полке. Дела, содержащие особо ценные документы или сформированные по видам, сложные по содержанию, а также с документами ограниченного доступа, должны иметь внутреннюю опись, которая постоянно дополняется, так как в нее вписывается каждый подшиваемый документ. Внутренняя опись – документ, включаемый в дело, для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания. Она помещается в начале дела и содержит: 1. №№ по порядку 2. Индекс документа; 3. Дату документа; 4. Заголовок документа; 5. Номера листов дела; 6. Примечание.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Виды номенклатуры дел: 1. Типовые; 2. Примерные; 3. Индивидуальные. Типовая номенклатура дел – это нормативный документ, который составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию. Примерная номенклатура дел – носит рекомендательный характер и устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые она распространяется. Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которую должна иметь каждая организация. Требования к номенклатуре дел: 1. Она должна охватить все документы организации. Если в течение года появляются дела, не предусмотренные номенклатурой дел, они дописываются в соответствующий раздел под резервным номером; 2. В одном деле не должны быть документы постоянного и временного срока хранения, так как у них разная обработка, соответственно и разная судьба; 3. Заголовок каждого дела должен четко отражать содержание хранящихся в деле документов. Номенклатура дел позволяет классифицировать документы, группировать их в дела. Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. 1-ый экземпляр номенклатуры дел хранится в сейфе, 2-ой экземпляр – у секретаря руководителя или в службе ДОУ, 3-ий экземпляр – в архиве. Один экземпляр секретарь распечатывает и отдает структурным подразделениям (разделы номенклатуры дел, относящиеся непосредственно к каждому структурному подр азделению). Номенклатура дел способствует решению следующих важных вопросов в работе с документами: – регистрации; – систематизации документов; – учету; – экспертизе ценности: а) отбору на хранение; б) отбору на уничтожение.

6.3. Формирование и хранение дел в делопроизводстве; номенклатура дел Основные понятия: требования к проведению формирования дел, правила формирования документов; номенклатура дел, ее назначение, требования к ее составлению, ее удостоверению; перечни документов с указанием сроков их хранения, текущее хранение, обеспечение сохранности. Формирование дела – это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела. Требования при проведении формирования дел: 1. Документы постоянного и временного срока хранения необходимо группировать в отдельные дела; 2. В дело включается только по одному экземпляру каждого документа; 3. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТов, нормативных актов и т. д.; 4. Группировать в дело документы только одного календарного года; исключение составляют переходящие, судебные, личные дела, а также документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые формируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров – в пределах театрального сезона, а также дела фильмов, рукописей, истории болезней и т. д.; 5. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. При формировании дел категорически запрещается группировать в дела: 1. Черновые и дублетные экземпляры документов; 2. Документы, подлежащие возврату; 3. Неисполненные документы. Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы по содержанию они последовательно освещали вопрос, при этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, а исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов или корреспондентов. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или создания, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. Организационные документы (положения, инструкции, правила), утвержденные в качестве самостоятельных, группируют в самостоятельные дела. Организационные документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с распорядительными документами. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу группировать в самостоятельные дела: прием на работу отдельно от перевода, а его отдельно от увольнения. Поручения вышестоящих органов управления и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации. Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям. Предложения, заявления и жалобы граждан группируются отдельно. Переписка группируется, как правило, за период календарного года, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При формировании дел наиболее распространенными принципами систематизации документов являются: номинальный, хронологический, алфавитный, корреспондентский и предметновопросный, географический.

Итоговым документом для документооборота является справка о его объеме. СПРАВКА

Главной характеристикой документооборота является его объем. Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период времени. Объем документооборота может быть полным или выборочным. Полный объем – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за календарный год. Выборочный объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за квартал, полугодие, месяц, декаду и т. д., а также количество документов, поступивших и созданных за определенный период конкретным структурным подразделением или группой подразделений.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Документооборот любой организации состоит из 3-х документопотоков: входящих, исходящих и внутренних документов.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Кто звонит (Ф.И.О., отдел): Кому звонят (Ф.И.О., № телефона): Дата:_______________________ Время:__________________________